Adjoint/adjointe de direction

Foyer St-Antoine De Longueuil; Longueuil; Sur place; CAD 55 000 - 75 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Foyer St-Antoine De Longueuil recherche un adjoint à la direction pour soutenir la direction générale dans les activités administratives et opérationnelles de l’organisme. Vous gérez les communications, les dossiers et les documents, et vous assurez l’organisation des archives physiques et électroniques.

Vous coordonnez les réservations, les visites et les événements, suivez les finances (facturation, dépôts, paiements), et supervisez les contrats.

Qualifications

• DEC ou BAC en administration, bureautique, gestion ou comptabilité.
• 3 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif et administration.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365.
• Excellent français écrit et parlé.

Responsabilités

• Gérer les communications et les demandes administratives.
• Assurer la gestion des dossiers, des contrats et des documents administratifs.
• Organiser et mettre à jour les archives physiques et électroniques, y compris les documents confidentiels et les contrats.
• Offrir un soutien administratif et opérationnel à la direction;
• Coordonner et gérer les réservations, les tournages, les visites et les événements;
• Superviser les contrats de locataires, en assurant leur préparation, leur suivi et leur renouvellement;
• Effectuer le suivi des opérations financières, notamment la facturation, les dépôts, les paiements et les remboursements, y compris le traitement des demandes de remboursement des employés;
• Effectuer l’entrée des factures fournisseurs et clients dans Sage et préparer les paiements via AccèsD;
• Assurer le suivi et effectuer les relances concernant les paiements en retard;
• Préparer les feuilles de temps et gérer les paies via EmployeurD;
• Gérer les dossiers du personnel, incluant les congés, absences et mises à jour des informations;

Connaissances

Disponibilité

Initiative

Entregent

Autonomie

Capacité d’adaptation

Honnêteté

Respect

Discrétion

Confidentialité

Capacité de discernement

Travail d’équipe

Bon sens d’organisation

Rigueur

Gestion du stress

Formation

DEC Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion

Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration des affaires

Outils

Microsoft 365

Sage

AccèsD

Description du poste

DESCRIPTION DE TÂCHES ET QUALIFICATIONS – ADJOINT À LA DIRECTION

Titre du poste : Adjoint à la direction

Supérieur immédiat : Directeur général

L’adjoint à la direction soutient la direction générale en assurant la coordination des activités administratives et opérationnelles de l’organisme.

DESCRIPTION DE TÂCHES

• Gérer les communications et les demandes administratives;
• Assurer la gestion des dossiers, des contrats et des documents administratifs;
• Organiser et mettre à jour les archives physiques et électroniques, y compris les documents confidentiels et les contrats;
• Offrir un soutien administratif et opérationnel à la direction;
• Coordonner et gérer les réservations, les tournages, les visites et les événements;
• Superviser les contrats de locataires, en assurant leur préparation, leur suivi et leur renouvellement;
• Effectuer le suivi des opérations financières, notamment la facturation, les dépôts, les paiements et les remboursements, y compris le traitement des demandes de remboursement des employés;
• Effectuer l’entrée des factures fournisseurs et clients dans Sage et préparer les paiements via AccèsD;
• Assurer le suivi et effectuer les relances concernant les paiements en retard;
• Préparer les feuilles de temps et gérer les paies via EmployeurD;
• Gérer les dossiers du personnel, incluant les congés, absences et mises à jour des informations;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

• Diplôme d’études collégiales ou formation universitaire en administration, bureautique, gestion ou comptabilité.

Expérience

• 3 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif et administration;
• Expérience en gestion administrative, suivi financier, facturation, paiements, paie et gestion de dossiers;
• Connaissance technique : maîtrise avancée de la suite Microsoft 365;
• Excellent français;

Qualités et aptitudes

• Disponibilité; Initiative; Entregent; Autonomie; Capacité d’adaptation; Honnêteté; Respect; Discrétion; Confidentialité; Capacité de discernement; Habileté en travail d’équipe; Bon sens d’organisation; Rigueur; Gestion du stress.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration des affaires

Expérience3 à 5 ansTravailleuses et travailleurs expérimentésCette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés.

Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)