Secretario Pleno

Hospital Dom Helder Camara

Cabo de Santo Agostinho

On-site

BRL 28,000 - 45,000

Full time

7 days ago

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Benefits offered by this job

Vale Transporte

Refeição no Local

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Plano Odontológico

Desconto em clubes, faculdades e kurs

Job summary

Hospital Dom Helder Camara busca Secretário Pleno para apoiar a Diretoria, organizar documentos, gerenciar compromissos e facilitar a comunicação interna. A posição envolve atendimento a usuários, suporte logístico a reuniões e manutenção de arquivos de forma eficiente.

Requisito: ensino superior em Secretariado ou Administração, regime CLT, carga-horária 200h/mês, atuação no ambiente hospitalar e benefícios abrangentes.

Qualifications

Superior em Secretariado, Administração ou áreas correlatas exigido.
Experiência em rotinas administrativas e apoio à Diretoria.
Conhecimento avançado em Microsoft Office e redação técnica.

Responsibilities

Recepcionar, organizar agendas e compromissos da diretoria.
Organizar documentos, correspondências e processos internos.
Atender clientes internos e externos com cortesia e eficiência.
Apoiar reuniões, atas e atas de reuniões, bem como providenciar logística de viagens.
Manter arquivos e rotinas administrativas atualizados.

Skills

Microsoft Office

Redação Organizacional

Secretariado/Assessoria

Normas Organizacionais

Softwares Corporativos

Atendimento ao Cliente

Redação

Arquivo

Education

Superior em Secretariado/Admin

Job description

DESCRIÇÃO SUMÁRIA DO CARGO

Oferecer suporte a Diretoria da unidade na execução de tarefas de planejamento e organização relativas a todos os serviços de sua responsabilidade, tais como: organização de documentos, recepção, registro de compromissos e informações, organização de reuniões e entrevistas, redação e digitação de correspondências, a fim de agilizar o fluxo de trabalhos administrativos de sua área de atuação e o cumprimento dos compromissos assumidos. Trabalha normalmente em atividades de maior complexidade.

PRINCIPAIS RESPONSÁÁRIOS

Recepcionar pessoas, acomodando-as e tratando-as com cortesia, identificando assuntos e pessoas de contato, prestando informações, anotando recados, visando à resolução dos problemas ou encaminhamento para o setor responsável;
Receber ligações telefônicas e identifica pessoas e assuntos, anota recados, transfere ligações, presta informações e agiliza ou encaminha providências de solução;
Solicitar serviços auxiliares de copa, providenciando atendimento para servir os profissionais na sala de espera ou em reuniões;
Organizar agenda de compromissos, identificando nomes de pessoas, selecionando assuntos e contatos, verificando possibilidades de atendimento, de reuniões e de viagens;
Acompanhar a programação de trabalho da chefia imediata, lembrando compromissos, providenciando compra de passagens, efetuando reservas de hotéis;
Providenciar instrumentos de apoio ao superior imediato, como: cópias de documentos, emissão de fax, materiais de escritório e informações diversas;
Realizar a programação dos eventos, agendando salas de reuniões e de treinamento, controlando datas e horários de uso, providenciando insumos de apoio e a infraestrutura necessária;
Apoiar nas reuniões, providenciando convites e elaborando as pautas e as atas de reunião;
Receber, analisa e encaminha processos de acordo com as demandas internas e externas;
Receber e protocola documentos e correspondências conforme sistema específico, providenciando reprodução e circulação, quando necessário;
Redigir, emitir e controlar comunicação interna, processos e correspondências oficiais, dentro de padrões técnicos, a fim de alinhar, com quem de interesse for, as informações pertinentes;
Organizar o banco de documentos e certidões, de forma que os arquivos estejam acessíveis e organizados sempre que precisarem ser consultados;
Organizar e manter atualizados os arquivos e documentos da unidade, redigindo e digitalizando pareceres, minutas, documentos e comunicados diversos.
Zelar e cuidar dos materiais e equipamentos de trabalho, armazenando-os, limpando-os, conservando-os e acompanhando a quantidade disponível para os próximos turnos, envolvendo a liderança direta para requisição ou manutenção dos materiais e equipamentos.
Atender, com excelência, os clientes internos e externos.
Apoiar o aprimoramento das rotinas de trabalho, através de sugestões de melhoria de atividades ou aponta possíveis erros, fragilidades ou desperdícios, mas rotinas do setor.
Identificar e reportar, quando do exercício de suas atribuições, situações que possa prejudicar a satisfação do cliente/hospede, informando seu líder direto ou responsável pelo setor para que sejam tomadas as devidas providencias;
Executar outras tarefas correlatas ao cargo ou função, a critério do seu superior imediato;