Secretaria Executiva Jr

D. MARTINI SERVICOS LTDA - ME; São Paulo; On-site; BRL 60,000 - 100,000; Full time

Job summary

A D. Martini Serviços LTDA - ME procura um(a) secretary executivo(a) para atuar junto às Vice-Presidências e à Diretoria, apoiando agendas, reuniões e a documentação institucional.

O(a) profissional organizará viagens, preparará materiais, responderá a demandas internas e externas, redigirá e revisará emails, ofícios e memorandos, mantendo comunicação eficaz com as equipes.

Qualifications

• Ensino superior completo em Secretariado, Letras ou áreas correlatas.
• Experiência mínima de 2 anos em assessoria executiva ou secretariado.
• Boa redação e comunicação escrita; inglês desejável.

Responsibilities

• Gerenciar agendas e organização de reuniões.
• Atender demandas, redigir documentos e atas.
• Organizar viagens, passagens e hospedagem.
• Apoiar a Diretoria e Vice-Presidências.
• Apoiar processos eleitorais quando necessário.

Skills

Organização

Comunicação escrita

Pacote Office

Education

Secretariado

Letras

Tools

Pacote Office

Job description

Executar atividades de apoio e suporte administrativo às Vice-Presidências e à Diretoria, incluindo gestão de agendas, organização de reuniões, atendimento de demandas, elaboração de documentos e acompanhamento de providências administrativas, assegurando o suporte necessário às atividades institucionais.

Principais Atividades:

• Organizar agendas de compromissos e fornecer as informações necessárias aos participantes;
• Atender ligações telefônicas, realizar a triagem e direcionar os assuntos;
• Redigir e-mails, cartas, ofícios, memorandos e outros documentos, submetendo-os à aprovação quando necessário;
• Organizar e acompanhar reuniões, incluindo elaboração de pautas, preparação de materiais e suporte aos participantes;
• Elaborar atas e acompanhar os encaminhamentos e as deliberações;
• Organizar viagens e participação de Vice-Presidentes e/ou Diretores em eventos nacionais e internacionais, providenciando passagens, hospedagem, inscrições, roteiros e demais necessidades;
• Agendar audiências e organizar documentos e materiais de apoio;
• Organizar e manter atualizados arquivos e correspondências;
• Atuar em parceria com as demais secretárias na organização de reuniões, eventos e demandas institucionais;
• Apoiar as atividades relacionadas aos processos eleitorais, quando necessário;
• Prestar suporte aos departamentos que necessitem de contato ou articulação com as Vice-Presidências e a Diretoria;
• Executar atividades correlatas, conforme orientação do gestor.

Formação e Experiência:

• Ensino superior completo em Secretariado, Letras ou áreas correlatas;
• Experiência mínima de 2 anos em assessoria executiva, secretariado ou atividades administrativas similares;
• Conhecimento do Pacote Office;
• Inglês desejável;
• Boa capacidade de redação e comunicação escrita.