Secretária Executiva de Diretoria

Empresaconfidencial; Goiás; Presencial; BRL 100 000 - 145 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Empresaconfidencial procura Secretária Executiva da Reitoria para apoiar o Reitor na organização da rotina executiva, gestão de agenda, fluxo de informações e acompanhamento de demandas estratégicas.

Perfil exige discrição, ética, confidencialidade e maturidade para lidar com diferentes públicos e níveis hierárquicos, com foco em antecipação de prioridades.

Qualificações

• Ensino Superior completo ou em andamento em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial, RH, Relações Públicas ou áreas correlatas.
• Experiência em Secretariado Executivo, Assistência Executiva ou cargos similares com interface a alta liderança.
• Domínio do Pacote Office e ferramentas de organização de agendas, reuniões e documentos.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Conhecimento de cerimonial e protocolo é diferencial.

Responsabilidades

• Gerenciar a agenda profissional do Reitor, conciliando compromissos, reuniões e viagens.
• Apoiar a organização da agenda pessoal quando interfira com compromissos institucionais.
• Antecipar demandas, prazos e informações necessárias para compromissos da Reitoria.
• Receber, organizar, filtrar e direcionar demandas destinadas ao Reitor.
• Preparar informações, documentos e materiais para reuniões e decisões.
• Organizar reuniões, atas e follow-up de encaminhamentos.
• Atuar como ponte entre Reitoria, gestores, parceiros e autoridades.
• Gerenciar e-mails, correspondências e documentos, priorizando assuntos.

Conhecimentos

Organização

Comunicação assertiva

Discrição/confidencialidade

Gestão de agendas

Gestão de prioridades

Formação académica

Ensino Superior completo em Secretariado Executivo/ Administração/ Gestão Empresarial/ RH/ Relações Públicas

Ferramentas

Pacote Office

Descrição da oferta de emprego

Instituição de Ensino Superior busca Secretária Executiva da Reitoria para atuar diretamente no suporte ao Reitor, sendo responsável pela organização da rotina executiva, gestão de agenda, fluxo de informações e acompanhamento de demandas estratégicas.

Buscamos uma profissional com excelente capacidade de organização e antecipação, comunicação assertiva, postura executiva e maturidade para transitar entre diferentes públicos e níveis hierárquicos. Por atuar diretamente com informações institucionais, estratégicas e pessoais, discrição, ética e confidencialidade são requisitos indispensáveis para a posição.

Principais responsabilidades:

• Gerenciar a agenda profissional do Reitor, conciliando compromissos, prioridades, reuniões, eventos e viagens;
• Apoiar, quando necessário, a organização da agenda pessoal quando houver interface com compromissos institucionais;
• Antecipar demandas, prazos e informações necessárias aos compromissos da Reitoria;
• Receber, organizar, filtrar e direcionar demandas destinadas ao Reitor;
• Preparar informações, documentos, apresentações e materiais para reuniões e tomadas de decisão;
• Organizar reuniões estratégicas, conselhos e encontros institucionais, realizando registros e follow-up dos encaminhamentos;
• Atuar como ponto de contato entre Reitoria, gestores, coordenadores, parceiros, autoridades e demais stakeholders;
• Apoiar o gerenciamento de e-mails, correspondências e documentos, identificando assuntos prioritários;
• Organizar viagens, passagens, hospedagens, traslados, roteiros e prestações de contas;
• Apoiar eventos e compromissos de representação institucional;
• Acompanhar demandas encaminhadas às diferentes áreas, garantindo controle de responsáveis, prazos e retornos;
• Zelar pelo sigilo absoluto de informações estratégicas, profissionais e pessoais acessadas no exercício da função.

• Ensino Superior completo ou em andamento em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial, Recursos Humanos, Relações Públicas ou áreas correlatas;
• Experiência em posições de Secretariado Executivo, Assistência Executiva, Assessoria de Diretoria/Presidência ou funções similares;
• Experiência no suporte direto a executivos e alta liderança será um importante diferencial;
• Domínio do Pacote Office e ferramentas de organização de agendas, reuniões e documentos;
• Excelente comunicação verbal e escrita;
• Conhecimento de cerimonial e protocolo será considerado diferencial.

Perfil que buscamos:

Profissional organizada, proativa e com elevada capacidade de antecipação e gestão de prioridades. É fundamental apresentar discrição, ética, confiabilidade e prudência, além de inteligência emocional, diplomacia, atenção aos detalhes e habilidade para lidar com situações sensíveis, mudanças de agenda e demandas sob pressão.

Buscamos alguém capaz de construir uma relação sólida de confiança com a alta liderança, sabendo identificar o que é prioritário, preservar informações confidenciais e representar a Reitoria com profissionalismo diante dos diferentes públicos.