Secretária Executiva Bilíngue (SRTE ativo)

GIF International; São Paulo; On-site; BRL 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Vale refeição CAJU Benefícios

Vale alimentação CAJU Benefícios

Job summary

A GIF International está em busca de uma Secretária para dar suporte ao CEO e Diretores, gerenciando agendas, compromissos e viagens, com foco em confidencialidade e eficiência. A função prevê coordenação de reuniões, controle de despesas e suporte em inglês, com atuação em 40 horas semanais.

As atividades envolvem planejamento de viagens nacionais e internacionais, organização de documentos e interface com clientes e fornecedores, garantindo padrões de qualidade e ética profissional.

Qualifications

• Experiência mínima de 5 anos em Secretariado Executivo ou assessoria à alta liderança.
• Experiência em gestão de agendas, viagens nacionais e internacionais e organização de reuniões.
• Vivência na administração de demandas executivas, pessoais e financeiras.
• Conhecimento em controle de despesas, reembolsos, cartões corporativos e pagamentos.
• Conhecimento em rotinas de folha de pagamento e administração de empregados domésticos.

Responsibilities

• Gerenciar agendas, reuniões e compromissos, organizando prioridades e conciliando horários.
• Planejar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens e reservas.
• Organizar reuniões e eventos, providenciando recursos, materiais e infraestrutura necessários.
• Controlar despesas, cartões corporativos, reembolsos e prestações de contas.
• Organizar documentos e informações, garantindo confidencialidade e facilidade de acesso.
• Atuar na interface com clientes, fornecedores, parceiros e demais stakeholders, inclusive em inglês.
• Preparar documentos, pautas e informações para reuniões e compromissos executivos.

Skills

Gestão de agendas

Organização de reuniões

Comunicação profissional

Interação com stakeholders

Tools

Pacote Office

Google Workspace

Outlook

Teams

Job description

Estamos em busca de uma Secretária para dar suporte ao CEO e Diretores: gerenciar a agenda e compromissos do CEO, coordenar viagens, controlar despesas e reembolsos, administrar reembolsos de plano de saúde, dar suporte pessoal e profissional ao CEO, entre outras responsabilidades.

Conheça nossa história:

A nossa história começa em 1994, na Argentina, quando a GIF se estabeleceu como fornecedora estratégica para empresas. Na mesma época, houve uma expansão comercial significativa, que foi acompanhada por um aumento de casos de fraudes. Foi nesse momento que a assumimos a responsabilidade de garantir a segurança das empresas e entramos em ação.

Ao longo desses 30 anos, a GIF tem trabalhado incansavelmente na prevenção, detecção e combate às fraudes corporativas. Uma história marcada por confiança, dedicação, colaboração, transparência e respeito.

O que você fará no dia a dia:

• Gerenciar agendas, reuniões e compromissos, organizando prioridades e conciliando horários.
• Planejar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens e reservas.
• Organizar reuniões e eventos, providenciando recursos, materiais e infraestrutura necessários.
• Controlar despesas, cartões corporativos, reembolsos e prestações de contas.
• Organizar documentos e informações, garantindo confidencialidade e facilidade de acesso.
• Atuar na interface com clientes, fornecedores, parceiros e demais stakeholders, inclusive em inglês.
• Preparar documentos, pautas e informações para reuniões e compromissos executivos.

É importante que você tenha:

• Experiência mínima de 5 anos em Secretariado Executivo ou assessoria à alta liderança.
• Experiência em gestão de agendas, viagens nacionais e internacionais e organização de reuniões.
• Vivência na administração de demandas executivas, pessoais e financeiras.
• Conhecimento em controle de despesas, reembolsos, cartões corporativos e pagamentos.
• Conhecimento em rotinas de folha de pagamento e administração de empregados domésticos.
• Domínio do Pacote Office ou Google Workspace.
• Experiência com Outlook e Teams (ou similar).
• Modelo: 40 horas semanais
• Horário de trabalho: 08h00 às 17h00
• Vale refeição (Cartão CAJU Benefícios);
• Vale alimentação (Cartão CAJU Benefícios);