Secretária Executiva

Empresa Confidencial; São Paulo; On-site; BRL 48,000 - 72,000; Full time

Job summary

A Empresaconfidencial busca um(a) assistente executivo(a) para gerenciar a agenda do CEO, coordenar compromissos e conflitos de horários, além de acompanhar demandas diárias. Você ficará responsável por finanças básicas, conciliações, relatórios, controle de pagamentos, documentação e organização de viagens, passagens e estadias, mantendo processos ágeis.

O papel requer alta organização, discrição e excelente comunicação, atuando com diversas áreas para manter a operação do CEO fluida, com foco

Responsibilities

• Agenda: Organizar e acompanhar a agenda do CEO, reuniões, compromissos e conflitos de horários.
• Financeiro: Realizar conciliações bancárias, acompanhar saldos e enviar relatórios.
• Demandas: Gerenciar e-mails, pagamentos, fornecedores e solicitações do dia a dia.
• Planejamento: Elaborar planilhas de provisão de recursos e acompanhar despesas previstas.
• Pendências: Realizar follow-ups e acompanhar demandas até a conclusão.
• Viagens: Organizar passagens, hotéis, transportes, roteiros, reservas e vouchers.
• Controles: Acompanhar pagamentos, reembolsos, empréstimos, assinaturas e renovações.
• Documentação: Organizar documentos, pastas digitais, Imposto de Renda, passaportes, vistos e solicitações em órgãos públicos.
• Compras e Eventos: Realizar compras, contratar serviços e organizar coffee breaks, ingresses e demais necessidades do executivo.

Job description

Diárias

• Agenda: Organizar e acompanhar a agenda do CEO, reuniões, compromissos e conflitos de horários.
• Financeiro: Realizar conciliações bancárias, acompanhar saldos e enviar relatórios.
• Demandas: Gerenciar e-mails, pagamentos, fornecedores e solicitações do dia a dia.

Semanais

• Planejamento: Elaborar planilhas de provisão de recursos e acompanhar despesas previstas.
• Pendências: Realizar follow-ups e acompanhar demandas até a conclusão.
• Viagens: Organizar passagens, hotéis, transportes, roteiros, reservas e vouchers.

Mensais/Periódicas

• Controles: Acompanhar pagamentos, reembolsos, empréstimos, assinaturas e renovações.
• Documentação: Organizar documentos, pastas digitais, Imposto de Renda, passaportes, vistos e solicitações em órgãos públicos.
• Compras e Eventos: Realizar compras, contratar serviços e organizar coffee breaks, ingresses e demais necessidades do executivo.