Secretária Executiva

Empresa com nome confidencial; Barueri; On-site; BRL 45,000 - 89,000; Full time

Job summary

A Empresa com nome confidencial busca um(a) assistente executivo(a) para apoiar o CEO, organizando agenda, reuniões e compromissos, além de gerenciar mensagens e demandas diárias. Você ficará responsável por conciliar finanças simples, acompanhar pagamentos, organizar viagens, realizar follow-ups, manter pastas digitais e apoiar a preparação de relatórios—tudo com confidencialidade e discrição.

Procura-se perfil proativo, organizado e capaz de lidar com informações sensíveis, com comunicação

Qualifications

• Experiência em gestão de agenda de executivo e organização de compromissos.
• Capacidade de lidar com informações confidenciais com discrição.
• Boa comunicação escrita e verbal em ambiente corporativo.

Responsibilities

• Organizar e acompanhar a agenda do CEO e agendas de compromissos.
• Realizar conciliações bancárias simples, acompanhar saldos e relatórios.
• Gerenciar e-mails, pagamentos, fornecedores e demandas diárias.
• Planejar recursos, follow-ups e concluir pendências semanalmente.
• Organizar viagens, passagens, hotéis, transportes e vouchers.
• Manter documentos e pastas digitais, impostos e vistos em conformidade.

Skills

Gestão de Agenda do CEO

Conciliação financeira

Comunicação profissional

Organização e confidencialidade

Tools

Pacote Office

Job description

Diárias

• Agenda: Organizar e acompanhar a agenda do CEO, reuniões, compromissos e conflitos de horários.
• Financeiro: Realizar conciliações bancárias, acompanhar saldos e enviar relatórios.
• Demandas: Gerenciar e-mails, pagamentos, fornecedores e solicitações do dia a dia.

Semanais

• Planejamento: Elaborar planilhas de provisão de recursos e acompanhar despesas previstas.
• Pendências: Realizar follow-ups e acompanhar demandas até a conclusão.
• Viagens: Organizar passagens, hotéis, transportes, roteiros, reservas e vouchers.

Mensais/Periódicas

• Controles: Acompanhar pagamentos, reembolsos, empréstimos, assinaturas e renovações.
• Documentação: Organizar documentos, pastas digitais, Imposto de Renda, passaportes, vistos e solicitações em órgãos públicos.
• Compras e Eventos: Realizar compras, contratar serviços e organizar coffee breaks, ingresses e demais necessidades do executivo.