Secretária Executiva

Stavias Stanoski Terraplenagem Pavimentação Obras Ltda.; Rio Claro; On-site; BRL 33,480 - 50,220; Full time

Job summary

Uma empresa de terraplanagem e pavimentação em Rio Claro busca uma Secretária Executiva para oferecer suporte administrativo ao Diretor Geral. O candidato ideal deve possuir habilidades em comunicação, organização, e experiência prévia na função. Responsabilidades incluem gerenciar a agenda, organizar reuniões, e lidar com correspondências. A vaga exige formação superior e fluência em Português, além de conhecimentos intermediários em Inglês. Se você é proativo e comprometido, se aplique agora!

Qualifications

• Fluência nativa em Português, intermediário em Inglês.
• Sólida experiência anterior como Secretária Executiva.

Responsibilities

• Gerenciar a agenda de compromissos do Diretor Geral.
• Agendar e organizar reuniões, preparar pautas e materiais.
• Realizar e filtrar ligações, gerenciar correspondência.

Skills

Comunicação interpessoal

Organização

Proatividade

Gestão de tempo

Education

Superior completo em Secretariado Executivo ou áreas correlatas

Tools

Pacote Office

Teams

Zoom

Job description

Local de trabalho: Rio Claro/SP - Assistência

Se você é uma pessoa proativa, organizada e comprometida, temos uma oportunidade para você! Buscamos uma Secretária Executiva para fazer parte da nossa equipe.

As responsabilidades incluem oferecer suporte administrativo e executivo ao Diretor Geral, com postura proativa, organização e discrição. A posição exige excelentes habilidades de comunicação, capacidade de lidar com múltiplas demandas em um ambiente dinâmico e atuação focada no bom funcionamento da agenda e das operações da diretoria.

Principais Responsabilidades

Com base nas necessidades da empresa e nas melhores práticas de mercado, as principais responsabilidades do cargo incluem:

Gestão de Agenda

• Gerenciar e organizar a agenda de compromissos do Diretor Geral.

Organização de Reuniões

• Agendar e organizar reuniões, preparando a pauta e os materiais de apoio.
• Reservar salas e providenciar os recursos necessários (equipamentos, coffee breaks).
• Elaborar atas e registrar os principais pontos e decisões.
• Acompanhar follow-up de agendas.

Comunicação e Correspondência

• Atuar como ponto de contato principal para a diretoria.
• Realizar e filtrar ligações telefônicas e gerenciar a correspondência física e eletrônica.
• Preparar comunicados e documentos formais.
• Oferecer suporte Administrativo.
• Elaborar relatórios, apresentações e planilhas para apoiar as atividades da diretoria.
• Realizar a conferência e o controle de faturas e despesas de viagem e prestação de contas conforme política da empresa.
• Manter o cadastro de clientes e fornecedores estratégicos atualizado.

Gestão de Documentos

• Organizar e arquivar documentos confidenciais e estratégicos (físicos e digitais).
• Garantir a segurança da informação e o fácil acesso quando necessário.

Qualificações e Competências

• Superior completo, preferencialmente em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação Social ou áreas correlatas.
• Sólida experiência anterior como Secretária Executiva, prestando suporte a executivos.

Idiomas

• Português: Fluência nativa (verbal e escrita).
• Inglês: Nível intermediário, para comunicação oral e escrita.

Habilidades Técnicas

• Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Domínio de ferramentas de comunicação digital (Teams, Zoom, etc.).

Competências Comportamentais

• Excelentes habilidades de comunicação interpessoal, com clareza e profissionalismo.
• Capacidade de trabalhar sob pressão e gerenciar múltiplas prioridades com agilidade.
• Elevado senso de organização, responsabilidade e proatividade.
• Ética, discrição e total comprometimento com o sigilo das informações.

Se você se identifica com a vaga e quer fazer parte de uma equipe motivada e em constante evolução, se aplique agora mesmo!

Etapas do processo seletivo

• Inscrição e avaliação inicial;
• Bate-papo com RH;
• Bate-papo com gestão;
• Proposta / Contratação.

Nosso processo seletivo está aberto para mulheres, pessoas negras, indígenas, pessoas LGBTQIAP+, pessoas com +40 anos e pessoas com deficiência (PCDs).