Secretária Assistente

Oportunidades Grupo Zaffari; Porto Alegre; On-site; BRL 28,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

PPR Anual

Assistência médica Unimed

Assistência Odontológica

Refeitório no local

Vale transporte conforme CLT

Day Off

Job summary

Oportunidades Grupo Zaffari procura uma Secretária Assistente para gerir agendas executivas, controlar viagens, referências de comunicação com diretorias e clientes, e manter a organização administrativa.

A posição requer ensino superior em Secretariado/Administração, domínio do Microsoft 365 e discrição com dados confidenciais. Oferecemos ambiente estável, horário regular, e benefícios indicados.

Qualifications

• Ensino superior completo em Secretaria, Administração ou áreas afins.
• Domínio avançado de pacotes de escritório (Microsoft 365) e familiaridade com ferramentas de gestão de tarefas.
• Capacidade de trabalhar sob pressão, discrição com dados estratégicos da empresa e resiliência.

Responsibilities

• Controlar compromissos de executivos e gestores e alinhar prioridades de reuniões.
• Cotar e emitir passagens, reservar hotéis, e preparar roteiros de viagens nacionais e internacionais.
• Reservar salas, preparar videoconferências e redigir atas formais.
• Controlar despesas de viagens, conferir notas fiscais e solicitar reembolsos no ERP (SAP).
• Monitorar estoque de materiais de escritório e solicitar serviços de manutenção.
• Filtrar e direcionar e-mails, ligações e correspondências importantes mantendo o fluxo de comunicação.

Skills

Trabalho sob pressão

Discrição profissional

Resiliência

Education

Superior completo em Secretaria/Administração

Tools

Microsoft 365

Job description

Job description

Estamos buscando uma Secretária Assistentepara g estão de processos internos e comunicação com diferentes níveis hierárquicos (Diretorias, gerências e clientes).

Main responsibilities

• Controlar compromissos de executivos e gestores, alinhando prioridades de reuniões com equipes internas e parceiros externos.
• Cotar e emitir passagens aéreas, reservar hotéis, solicitar transportes e preparar roteiros detalhados de viagens nacionais e internacionais.
• Reservar salas, preparar infraestrutura de videoconferências (Teams, Zoom), redigir atas formais e providenciar coffee breaks.
• Controlar relatórios de despesas de viagens, conferir notas fiscais, solicitar reembolsos e lançar ordens de pagamento no system ERP (SAP).
• Monitorar o estoque de materiais de escritório, solicitar serviços de manutenção para a área administrativa e receber prestadores de serviço.
• Filtrar e direcionar e-mails, ligações e correspondências importantes, garantindo o fluxo ágil da comunicação corporativa.

Requirements and skills

• Ensino superior completo em Secretaria, Administração ou áreas afins.
• Domínio avançado de pacotes de escritório (Microsoft 365) e familiaridade com ferramentas de gestão de tarefas.
• Capacidade de trabalhar sob pressão, resiliência e extrema discrição com dados estratégicos da empresa.

Additional information

• PPR Anual
• Assistência médica Unimed
• Assistência Odontológica
• Refeitório no local
• Vale transporte conforme CLT
• Folga do dia do comerciário - Day Off