Secretária Assistente

Grupo Zaffari; Região Geográfica Intermediária de Porto Alegre; On-site; BRL 28,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

PPR Anual

Assistência médica Unimed

Assistência Odontológica

Refeitório no local

Vale transporte

Day Off

Job summary

A Grupo Zaffari procura uma Secretária Assistente para gerir processos internos e a comunicação entre diretrizes, gerências e clientes. A vaga envolve organização de agendas, emissão de passagens, reserva de hotéis e coordenação de viagens nacionais e internacionais.

É exigido ensino superior em Secretaria/ Administração, domínio do Microsoft 365 e familiaridade com gestão de tarefas. Experiência com SAP será valorizada; oferecemos benefícios e Day Off.

Qualifications

• Ensino superior completo em Secretaria, Administração ou áreas afins.
• Domínio avançado de pacotes de escritório (Microsoft 365) e familiaridade com ferramentas de gestão de tarefas.
• Capacidade de trabalhar sob pressão, resiliência e extrema discrição com dados estratégicos da empresa.

Responsibilities

• Controlar compromissos de executivos e gestores, alinhando prioridades de reuniões com equipes internas e parceiros externos.
• Cotar e emitir passagens aéreas, reservar hotéis, solicitar transportes e preparar roteiros detalhados de viagens nacionais e internacionais.
• Reservar salas, preparar infraestrutura de videoconferências (Teams, Zoom), redigir atas formais e providenciar coffee breaks.
• Controlar relatórios de despesas de viagens, conferir notas fiscais, solicitar reembolsos e lançar ordens de pagamento no sistema ERP (SAP).
• Monitorar o estoque de materiais de escritório, solicitar serviços de manutenção para a área administrativa e receber prestadores de serviço.
• Filtrar e direcionar e-mails, ligações e correspondências importantes, garantindo o fluxo ágil da comunicação corporativa.

Skills

Microsoft 365

Gestão de tarefas

Comunicação

Education

Ensino superior completo em Secretaria/ Administração

Tools

SAP

Job description

Estamos procurando uma Secretária Assistente para gestão de processos internos e comunicação com diferentes níveis hierárquicos (Diretorias, gerências e clientes).

Responsabilidades e atribuições

• Controlar compromissos de executivos e gestores, alinhando prioridades de reuniões com equipes internas e parceiros externos.
• Cotar e emitir passagens aéreas, reservar hotéis, solicitar transportes e preparar roteiros detalhados de viagens nacionais e internacionais.
• Reservar salas, preparar infraestrutura de videoconferências (Teams, Zoom), redigir atas formais e providenciar coffee breaks.
• Controlar relatórios de despesas de viagens, conferir notas fiscais, solicitar reembolsos e lançar ordens de pagamento no sistema ERP (SAP).
• Monitorar o estoque de materiais de escritório, solicitar serviços de manutenção para a área administrativa e receber prestadores de serviço.
• Filtrar e direcionar e-mails, ligações e correspondências importantes, garantindo o fluxo ágil da comunicação corporativa.

Requisitos e qualificações

• Ensino superior completo em Secretaria, Administração ou áreas afins.
• Domínio avançado de pacotes de escritório (Microsoft 365) e familiaridade com ferramentas de gestão de tarefas.
• Capacidade de trabalhar sob pressão, resiliência e extrema discrição com dados estratégicos da empresa.

Informações adicionais

• PPR Anual
• Assistência médica Unimed
• Assistência Odontológica
• Refeitório no local
• Vale transporte conforme CLT
• Folga do dia do comerciário - Day Off