Secretaria Administrativa/Assistente Executiva

21.760.693 LILIAN IRACI SEDREZ; Curitiba; On-site; BRL 28,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Vale transporte/auxílio combustível no

Vale alimentação

Job summary

LILIAN IRACI SEDREZ está buscando uma Secretária Administrativa/Assistente Executiva para apoiar diretamente a sócia da empresa e organizar rotinas administrativas e operacionais.

A vaga é presencial em Portão/Santa Quitéria, Curitiba, com contratação CLT ou PJ conforme experiência. Salário de R$ 2.500,00 a R$ 2.800,00, horário comercial de segunda a sexta, e uso de ferramentas de produtividade e IA para otimizar atividades.

Qualifications

• Excelente organização e capacidade de lidar com diferentes demandas ao mesmo tempo.
• Boa comunicação verbal e escrita.
• Discrição e cuidado com informações confidenciais.
• Proatividade e agilidade na resolução de problemas.
• Perfil responsável, prestativo e resolutivo.

Responsibilities

• Organizar e controlar a agenda da sócia, incluindo compromissos, reuniões, consultas e demais atividades;
• Apoiar nos agendamentos relacionados ao negócio, realizando confirmações, alterações e acompanhamentos;
• Realizar atendimento e suporte a clientes por WhatsApp, telefone, e-mail e demais canais de comunicação;
• Responder dúvidas, direcionar solicitações e acompanhar pendências de clientes;
• Apoiar no controle de contas a pagar e contas a receber;
• Organizar comprovantes, pagamentos, cobranças, vencimentos e controles financeiros administrativos;
• Auxiliar na organização, elaboração e acompanhamento de contratos e documentos administrativos;
• Apoiar no controle de assinaturas, prazos, documentos e demais informações contratuais;
• Realizar compras de materiais, insumos e itens necessários para o funcionamento da empresa;
• Fazer cotações e manter contato com fornecedores;
• Organizar e acompanhar serviços de apoio, como diarista, manutenção e demais prestadores de serviço;
• Manter documentos, cadastros, arquivos e controles administrativos organizados e atualizados;
• Apoiar a sócia em demandas administrativas e operacionais do dia a dia;
• Acompanhar tarefas, prazos e compromissos, ajudando a evitar esquecimentos e pendências;
• Utilizar ferramentas digitais, recursos de produtividade e Inteligência Artificial para otimizar atividades administrativas;
• Contribuir para a organização geral da rotina e funcionamento da empresa.

Skills

Organização

Comunicação

Discrição

Proatividade

Gestão de tempo

Tools

Excel

Word

Google Workspace

E‑mail

Job description

SECRETÁRIA ADMINISTRATIVA | ASSISTENTE EXECUTIVA

Local: Portão/Santa Quitéria, Curitiba

Modelo: Presencial.

Contratação: CLT ou PJ, a combinar

Salário: R$ 2.500,00 a R$ 2.800,00, conforme experiência

Horário: segunda a sexta, horário comercial.

Estamos buscando uma profissional organizada, responsável, discreta, proativa e com boa comunicação para apoiar diretamente a sócia da empresa e contribuir com a organização das rotinas administrativas e operacionais do negócio.

Essa profissional terá uma posição de confiança, acompanhando de perto a rotina da sócia e apoiando demandas que exigem organização, responsabilidade, discrição e acompanhamento constante.

Principais responsabilidades

• Organizar e controlar a agenda da sócia, incluindo compromissos, reuniões, consultas e demais atividades;
• Apoiar nos agendamentos relacionados ao negócio, realizando confirmações, alterações e acompanhamentos;
• Realizar atendimento e suporte a clientes por WhatsApp, telefone, e-mail e demais canais de comunicação;
• Responder dúvidas, direcionar solicitações e acompanhar pendências de clientes;
• Apoiar no controle de contas a pagar e contas a receber;
• Organizar comprovantes, pagamentos, cobranças, vencimentos e controles financeiros administrativos;
• Auxiliar na organização, elaboração e acompanhamento de contratos e documentos administrativos;
• Apoiar no controle de assinaturas, prazos, documentos e demais informações contratuais;
• Realizar compras de materiais, insumos e itens necessários para o funcionamento da empresa;
• Fazer cotações e manter contato com fornecedores;
• Organizar e acompanhar serviços de apoio, como diarista, manutenção e demais prestadores de serviço;
• Manter documentos, cadastros, arquivos e controles administrativos organizados e atualizados;
• Apoiar a sócia em demandas administrativas e operacionais do dia a dia;
• Acompanhar tarefas, prazos e compromissos, ajudando a evitar esquecimentos e pendências;
• Utilizar ferramentas digitais, recursos de produtividade e Inteligência Artificial para otimizar atividades administrativas;
• Contribuir para a organização geral da rotina e funcionamento da empresa.

Perfil que buscamos

Buscamos uma pessoa de confiança, organizada, responsável e com iniciativa, que consiga perceber o que precisa ser feito e acompanhar as demandas sem depender de cobranças constantes.

É importante ter:

• Excelente organização e capacidade de lidar com diferentes demandas ao mesmo tempo;
• Boa comunicação verbal e escrita;
• Discrição e cuidado com informações confidenciais;
• Proatividade e agilidade na resolução de problemas;
• Perfil responsável, prestativo e resolutivo;
• Facilidade para lidar com clientes, fornecedores e prestadores de serviço;
• Atenção aos detalhes e cumprimento de prazos;
• Capacidade de acompanhar pendências e realizar cobranças de forma organizada;
• Excel em nível intermediário;
• Conhecimento intermediário em pacotes e ferramentas de produtividade, como Word, Excel, Google Workspace, e-mail, agendas e documentos compartilhados;
• Familiaridade com ferramentas de Inteligência Artificial aplicadas à produtividade, como apoio na organização de informações, elaboração de textos, documentos, controles e rotinas administrativas;
• Boa desenvoltura com tecnologia e facilidade para aprender novos sistemas.

Será um diferencial

• Experiência anterior como Secretária, Assistente Administrativa, Assistente Executiva ou função semelhante;
• Experiência com controles financeiros administrativos;
• Experiência com organização e acompanhamento de contratos;
• Vivência com atendimento ao cliente;
• Experiência apoiando diretamente gestores, sócios ou diretoria;
• Conhecimento em sistemas de gestão e ferramentas digitais.

Remuneração e Beneficios

• Salário: R$ 2.500,00 a R$ 2.800,00, conforme experiência
• Vale Transporte ou Auxilio Combustível no cartão Flash
• Vale Alimentação

Sobre o perfil da função

Essa é uma posição para alguém que goste de organizar, antecipar necessidades e fazer as coisas acontecerem.

Mais do que executar tarefas, buscamos uma profissional que seja uma verdadeira pessoa de confiança da sócia, acompanhando de perto a rotina, identificando pendências, lembrando compromissos, organizando informações e trazendo mais fluidez para o dia a dia da empresa.

A posição exige maturidade, discrição, responsabilidade e disposição para atuar em diferentes demandas administrativas conforme a necessidade do negócio.