Recepcionista Executiva - Sinop

Ceres Investimentos; Sinop; On-site; BRL 28,000 - 50,000; Full time

Job summary

A Ceres Investimentos, localizada em Sinop, busca uma Recepcionista Executiva para atuar na recepção, telefone e videoconferência, assegurando cordialidade e profissionalismo. Você irá recepcionar visitantes, investidores e lideranças, além de apoiar a Diretoria e equipes executivas.

Entre as responsabilidades estão gerenciar agendas, organize reuniões e eventos corporativos, manter sigilo de informações e apoiar áreas de Facilities e Suprimentos.

Qualifications

• Experiência de 2 a 3 anos em recepção executiva ou assistente administrativa.
• Experiência com atendimento à alta administração e gestão de agendas.
• Conhecimento de inglês é diferencial.

Responsibilities

• Realizar atendimento presencial, telefônico e videoconferência com cordialidade e postura profissional.
• Recepcionar, identificar e direcionar visitantes e executivos.
• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da alta direção.
• Organizar reuniões presenciais e virtuais, incluindo reservas de salas e equipamentos.
• Apoiar organização de eventos corporativos e visitas institucionais.
• Manter sigilo sobre informações estratégicas.
• Apoiar áreas de Facilities e Suprimentos.
• Cuidados com correspondência e comunicações internas.

Skills

Comunicação eficaz

Discrição

Organização

Proatividade

Gestão de agendas

Atendimento ao cliente

Education

Superior em Administração/Secretariado (completo ou em andamento)

Experiência em atendimento à Alta Administração

Tools

Microsoft Office

Videoconferência

Protocolo executivo

Job description

• Realizar atendimento presencial, telefônico e por videoconferência, garantindo cordialidade, agilidade e postura profissional;
• Recepcionar, identificar e direcionar clientes, investidores, parceiros, fornecedores, executivos e demais visitantes;
• Prestar suporte à Diretoria, Presidência, Conselho e demais lideranças, conforme as necessidades da rotina executiva;
• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões, apoiando a organização e compatibilização de horários;
• Organizar reuniões presenciais e virtuais, incluindo reserva e preparação de salas, equipamentos, materiais e suporte aos participantes;
• Apoiar a organização de eventos corporativos, reuniões executivas, visitas institucionais e encontros com clientes e parceiros;
• Receber, controlar e direcionar correspondências, documentos e demais materiais destinados à empresa;
• Manter absoluto sigilo e confidencialidade sobre documentos, informações estratégicas e assuntos relacionados à empresa e à Alta Administração;
• Apoiar as demandas administrativas relacionadas à rotina do escritório;
• Apoiar as áreas de Facilities e Suprimentos nas necessidades operacionais da unidade;
• Acompanhar a organização e apresentação dos ambientes de recepção, salas de reunião e espaços de atendimento;
• Identificar necessidades da unidade, direcionando-as às áreas responsáveis e acompanhando sua resolução quando necessário;
• Garantir o cumprimento dos padrões e procedimentos internos relacionados à recepção e ao funcionamento do escritório;
• Contribuir para que a experiência de clientes e visitantes esteja alinhada ao posicionamento e à imagem institucional da Ceres.

Principais responsabilidades:

• Realizar atendimento presencial, telefônico e por videoconferência, garantindo cordialidade, agilidade e postura profissional;
• Recepcionar, identificar e direcionar clientes, investidores, parceiros, fornecedores, executivos e demais visitantes;
• Prestar suporte à Diretoria, Presidência, Conselho e demais lideranças, conforme as necessidades da rotina executiva;
• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões, apoiando a organização e compatibilização de horários;
• Organizar reuniões presenciais e virtuais, incluindo reserva e preparação de salas, equipamentos, materiais e suporte aos participantes;
• Apoiar a organização de eventos corporativos, reuniões executivas, visitas institucionais e encontros com clientes e parceiros;
• Receber, controlar e direcionar correspondências, documentos e demais materiais destinados à empresa;
• Manter absoluto sigilo e confidencialidade sobre documentos, informações estratégicas e assuntos relacionados à empresa e à Alta Administração;
• Apoiar as demandas administrativas relacionadas à rotina do escritório;
• Apoiar as áreas de Facilities e Suprimentos nas necessidades operacionais da unidade;
• Acompanhar a organização e apresentação dos ambientes de recepção, salas de reunião e espaços de atendimento;
• Identificar necessidades da unidade, direcionando-as às áreas responsáveis e acompanhando sua resolução quando necessário;
• Garantir o cumprimento dos padrões e procedimentos internos relacionados à recepção e ao funcionamento do escritório;
• Contribuir para que a experiência de clientes e visitantes esteja alinhada ao posicionamento e à imagem institucional da Ceres.

Requisitos:

• Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Hotelaria, Relações Públicas ou áreas correlatas;
• Experiência de 2 a 3 anos como Recepcionista Executiva, Secretária Executiva, Assistente Executiva ou em posições similares;
• Vivência com atendimento e suporte à Alta Administração, incluindo Diretoria, Presidência ou Conselho;
• Experiência com gestão de agendas, organização de reuniões, recepção executiva e eventos corporativos;
• Vivência em empresas de médio ou grande porte e/ou ambientes corporativos de perfil executivo.

Conhecimentos técnicos

• Pacote Microsoft Office, especialmente Word, Excel, PowerPoint e Outlook;
• Gestão de agendas e organização de reuniões;
• Etiqueta corporativa e protocolo executivo;
• Comunicação e redação empresarial;
• Organização de eventos corporativos;
• Rotinas administrativas;
• Noções de Facilities e gestão de fornecedores;
• Ferramentas de videoconferência e comunicação corporativa.

Competências comportamentais

• Excelente comunicação verbal e escrita;
• Postura profissional, cordialidade e discrição;
• Organização e atenção aos detalhes;
• Agilidade e capacidade de priorização;
• Inteligência emocional e equilíbrio em situações de pressão;
• Proatividade e senso de responsabilidade;
• Capacidade de lidar com informações confidenciais e sensíveis;
• Bom relacionamento interpessoal;
• Capacidade de antecipar necessidades e solucionar demandas;
• Flexibilidade para lidar com diferentes públicos e situações;
• Forte orientação para atendimento e experiência do cliente.

Perfil profissional

Por atuar diretamente na recepção e no relacionamento com clientes, investidores, parceiros, fornecedores e Alta Administração, buscamos uma profissional com postura executiva, comunicação adequada e apresentação compatível com um ambiente corporativo.

Esperamos uma profissional que demonstre:

• Apresentação pessoal organizada e alinhada ao ambiente corporativo;
• Postura acolhedora, cordial, segura e profissional;
• Comunicação clara, educada e adequada aos diferentes públicos;
• Discrição, bom senso e confidencialidade;
• Conduta alinhada aos valores e à imagem institucional da Ceres;
• Atenção aos detalhes e preocupação genuína com a experiência de quem chega à empresa.

Diferenciais:

• Experiência em instituições financeiras, mercado de investimentos, agronegócio ou empresas com atendimento a público executivo;
• Experiência com atendimento a investidores, empresários e Alta Administração;
• Conhecimento de inglês;
• Experiência na organização de eventos e reuniões executivas;
• Vivência com Facilities e gestão de fornecedores.