Assistente de Secretariado Executivo

confidential; Maringá; On-site; BRL 36,000 - 60,000; Full time

Job summary

Confidencial está buscando profissional para atuar como Secretariado Executivo, apoiando a organização de agendas, reuniões e viagens, bem como a confecção de atas e documentos.

O perfil exige boa comunicação, discrição e capacidade de gerenciar várias demandas com organização e proatividade, em ambiente corporativo dinâmico no Paraná.

Qualifications

• Ensino superior completo ou cursando em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
• Boa comunicação oral e escrita.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Facilidade para lidar com agendas, prazos e múltiplas demandas.
• Postura profissional e discrição no tratamento de informações.

Responsibilities

• Apoiar no controle e organização das agendas dos executivos e lideranças.
• Agendar, confirmar e acompanhar reuniões, compromissos e eventos.
• Apoiar na organização de reuniões, preparando salas, materiais, documentos e demais recursos necessários.
• Elaborar e organizar pautas, atas, listas de presença e registros de reuniões.
• Realizar atendimento telefônico, por e-mail e outros canais de comunicação, direcionando as demandas conforme necessário.
• Recepcionar e acompanhar visitantes, clientes, parceiros e demais públicos.
• Organizar documentos físicos e digitais, mantendo arquivos e informações atualizados.
• Auxiliar na elaboração, formatação e revisão de documentos, apresentações, relatórios e correspondências.
• Apoiar na organização de viagens, incluindo reservas, passagens, hospedagens, deslocamentos e demais providências.
• Realizar controles administrativos relacionados à rotina do executivo e da área.
• Apoiar o acompanhamento de prazos, compromissos e pendências.
• Auxiliar na organização de eventos, encontros, reuniões e compromissos institucionais.
• Realizar contato com fornecedores, parceiros e prestadores de serviços para demandas relacionadas à rotina administrativa.
• Apoiar o recebimento, organização e encaminhamento de documentos e correspondências.
• Controlar materiais e recursos necessários para as atividades do Secretariado.
• Prestar suporte às demandas administrativas da liderança, mantendo postura profissional, discrição e confidencialidade.
• Executar outras atividades administrativas compatíveis com a função.

Skills

Boa comunicação

Organização

Atenção aos detalhes

Discrição

Gestão de agendas

Priorização de tarefas

Education

Superior em Secretariado Executivo/ Administração ou área correlata

Job description

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

• Apoiar no controle e organização das agendas dos executivos e lideranças;
• Agendar, confirmar e acompanhar reuniões, compromissos e eventos;
• Apoiar na organização de reuniões, preparando salas, materiais, documentos e demais recursos necessários;
• Elaborar e organizar pautas, atas, listas de presença e registros de reuniões;
• Realizar atendimento telefônico, por e-mail e outros canais de comunicação, direcionando as demandas conforme necessário;
• Recepcionar e acompanhar visitantes, clientes, parceiros e demais públicos;
• Organizar documentos físicos e digitais, mantendo arquivos e informações atualizados;
• Auxiliar na elaboração, formatação e revisão de documentos, apresentações, relatórios e correspondências;
• Apoiar na organização de viagens, incluindo reservas, passagens, hospedagens, deslocamentos e demais providências;
• Realizar controles administrativos relacionados à rotina do executivo e da área;
• Apoiar o acompanhamento de prazos, compromissos e pendências;
• Auxiliar na organização de eventos, encontros, reuniões e compromissos institucionais;
• Realizar contato com fornecedores, parceiros e prestadores de serviços para demandas relacionadas à rotina administrativa;
• Apoiar o recebimento, organização e encaminhamento de documentos e correspondências;
• Controlar materiais e recursos necessários para as atividades do Secretariado;
• Prestar suporte às demandas administrativas da liderança, mantendo postura profissional, discrição e confidencialidade;
• Executar outras atividades administrativas compatíveis com a função.

REQUISITOS

• Ensino superior completo ou cursando em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas;
• Boa comunicação oral e escrita;
• Organização e atenção aos detalhes;
• Facilidade para lidar com agendas, prazos e múltiplas demandas;
• Postura profissional e discrição no tratamento de informações.

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

• Organização;
• Proatividade;
• Boa comunicação;
• Discrição e confidencialidade;
• Responsabilidade;
• Cordialidade;
• Flexibilidade;
• Bom relacionamento interpessoal;
• Capacidade de priorização;
• Atenção aos detalhes;
• Agilidade na execução das atividades.

DIFERENCIAIS

• Experiência anterior em Secretariado Executivo ou suporte a executivos e lideranças;
• Conhecimento em ferramentas de gestão de agenda e reuniões;
• Experiência com organização de viagens e eventos corporativos;