Recepcionista Executiva - Sinop

Ceres Investimentos; Sinop; On-site; BRL 40,000 - 65,000; Full time

Job summary

A Ceres Investimentos busca uma Secretária Executiva/Recepcionista Executiva para assegurar atendimento executivo de alto padrão a clientes, investidores, parceiros e à alta liderança.

Você ficará responsável pela organização de agendas, reuniões, apoio a eventos e a rotina de Facilities, mantendo discrição, cordialidade e apresentação profissional alinhadas aos padrões da empresa em Sinop.

Qualifications

• Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Hotelaria, Relações Públicas ou áreas correlatas.
• Experiência prévia em atendimento executivo ou recepção de alto padrão.
• Capacidade de atuar com confidencialidade e discrição.
• Conhecimentos de etiqueta corporativa e protocolo executivo.
• Conhecimentos de ferramentas de videoconferência e MS Office.

Responsibilities

• Realizar atendimento presencial, telefônico e por videoconferência com cordialidade e profissionalismo.
• Recepcionar e direcionar clientes, investidores, parceiros e visitantes.
• Prestar suporte à Diretoria e às lideranças conforme necessidade.
• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões, organizando horários.
• Organizar reuniões presenciais e virtuais, com reserva de salas e equipamentos.
• Apoiar organização de eventos corporativos e visitas institucionais.
• Controlar correspondências, documentos e materiais recebidos.
• Manter sigilo sobre informações estratégicas e da alta liderança.
• Apoiar rotinas administrativas do escritório e áreas de Facilities/Suprimentos.
• Garantir padrões de recepção e apresentação do escritório.

Skills

Comunicação eficaz

Proatividade

Organização

Relacionamento interpessoal

Gestão de agendas

Education

Administração

Secretariado Executivo

Relações Públicas

Hotelaria

Tools

Pacote Microsoft Office

Videoconferência

Redação empresarial

Job description

Objetivo do Cargo

Assegurar um atendimento executivo de excelência, proporcionando uma experiência profissional e acolhedora a clientes, investidores, parceiros, fornecedores e demais públicos da empresa.

Atuar na organização das rotinas executivas e administrativas, contribuindo para a eficiência do escritório, organização de agendas e reuniões, realização de eventos e apoio às demandas de Facilities e Suprimentos, sempre com discrição, agilidade e elevado padrão de atendimento.

Principais Responsabilidades

• Realizar atendimento presencial, telefônico e por videoconferência, garantindo cordialidade, agilidade e postura profissional.
• Recepcionar e direcionar clientes, investidores, parceiros, fornecedores, executivos e demais visitantes.
• Prestar suporte à Diretoria, Presidência, Conselho e demais lideranças, conforme necessidade.
• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões, apoiando na organização e compatibilização de horários.
• Organizar reuniões presenciais e virtuais, incluindo reserva e preparação de salas, equipamentos, materiais e apoio aos participantes.
• Apoiar a organização de eventos corporativos, reuniões executivas, visitas institucionais e encontros com clientes e parceiros.
• Realizar o controle e direcionamento de correspondências, documentos e demais materiais recebidos.
• Manter sigilo e confidencialidade sobre documentos, informações estratégicas e assuntos relacionados à empresa e à alta liderança.
• Apoiar demandas administrativas relacionadas à rotina do escritório.
• Apoiar as áreas de Facilities e Suprimentos nas necessidades operacionais da unidade.
• Acompanhar a organização e apresentação dos ambientes de recepção, salas de reunião e espaços de atendimento.
• Identificar necessidades da unidade e direcioná-las às áreas responsáveis, acompanhando as demandas quando necessário.
• Garantir o cumprimento dos padrões e procedimentos internos relacionados à recepção e funcionamento do escritório.
• Contribuir para que a experiência dos visitantes esteja alinhada ao posicionamento e à imagem institucional da empresa.

Formação

Ensino superior completo ou em andamento em:

• Administração;
• Secretariado Executivo;
• Hotelaria;
• Relações Públicas;
• ou áreas correlatas.

Experiência

• Mínimo de 2 a 3 anos de experiência como Secretária Executiva, Recepcionista Executiva, Assistente Executiva ou em funções similares.
• Vivência com atendimento e suporte à alta liderança, incluindo Diretoria, Presidência ou Conselho.
• Experiência em empresas de médio ou grande porte e/ou ambientes corporativos de alto padrão.
• Experiência com gestão de agendas, organização de reuniões, recepção executiva e eventos corporativos.
• Vivência com atendimento a clientes, investidores, parceiros, fornecedores e executivos será considerada diferencial.

Conhecimentos Técnicos

• Pacote Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint e Outlook.
• Gestão de agendas e organização de reuniões.
• Etiqueta corporativa e protocolo executivo.
• Comunicação e redação empresarial.
• Organização de eventos corporativos.
• Rotinas administrativas.
• Noções de Facilities e Suprimentos.
• Utilização de ferramentas de videoconferência e comunicação corporativa.

Competências Comportamentais

• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Postura executiva, cordialidade e discrição.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Agilidade e capacidade de priorização.
• Inteligência emocional e equilíbrio diante de situações de pressão.
• Proatividade e senso de responsabilidade.
• Capacidade de lidar com informações confidenciais e sensíveis.
• Facilidade de relacionamento interpessoal.
• Capacidade de antecipar necessidades e solucionar demandas.
• Flexibilidade para lidar com diferentes públicos e situações.
• Forte orientação para atendimento e experiência do cliente.

Perfil e Imagem Profissional

Por atuar diretamente na recepção de clientes, investidores, parceiros, fornecedores e alta liderança, espera-se uma apresentação profissional compatível com o ambiente executivo e com os padrões institucionais da empresa.

A profissional deverá manter:

• Apresentação pessoal organizada e adequada ao ambiente corporativo.
• Vestimenta alinhada ao padrão social ou social business adotado pela empresa.
• Cuidados pessoais compatíveis com um ambiente executivo.
• Postura acolhedora, cordial, segura e profissional.
• Comunicação clara, educada e adequada aos diferentes públicos.
• Discrição e bom senso no comportamento e na apresentação pessoal.
• Conduta compatível com a imagem e os valores institucionais da empresa.

Diferenciais

• Experiência em instituições financeiras, mercado de investimentos, agronegócio ou empresas com atendimento a público executivo.
• Experiência com atendimento a investidores, empresários e alta liderança.
• Experiência na organização de eventos e reuniões executivas.
• Vivência com rotinas de Facilities, gestão de fornecedores e suprimentos