PESSOA SECRETARIA EXECUTIVA

Vagas Corporativas, Administrativas e de Atendimento; São Paulo; Presencial; BRL 61 000 - 84 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Esta posição de Secretariado Executivo oferece suporte direto à Direção e equipes, com foco na organização de agendas, preparação de reuniões e controle de documentos. O papel envolve interação com diversas áreas e atividades administrativas, incluindo viagem corporativa.

O regime de trabalho é presencial, com jornada de segunda a sexta-feira, conforme escala 5x2. Requisitos incluem Pacote Office/Google Workspace, inglês intermediário e desejo de melhoria contínua de processos.

Qualificações

• Experiência em Secretariado Executivo.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Capacidade de organizar agendas e reuniões.

Responsabilidades

• Contribuir na organização dos compromissos da Direção e Conselho, através do efetivo controle da agenda e disponibilização de horários.
• Controlar agendas e compromissos dos membros dos Conselhos, bem como agendamento das salas de reuniões.
• Apoiar a direção em viagens,Solicitando reservas de passagens, hotéis, aluguel de carro e outras providências.
• Controlar o fluxo de pagamentos da direção, conferindo notas fiscais e lançando no sistema.
• Elaborar atas de reuniões e relatórios para os Conselhos e Assembleias.
• Preparar salas para reuniões, verificando recursos e apoio operacional durante as reuniões.
• Organizar e manter o arquivo de documentos, classificando e guardando para consulta.
• Orientar equipe de apoio da direção (copeira, motorista, segurança) em atividades solicitadas.

Conhecimentos

Secretariado Executivo

Comunicação

Gestão de tempo

Formação académica

Superior completo em Secretariado

Ferramentas

Pacote Office

Google Workspace

Descrição da oferta de emprego

Job description

Todos os dias, nos dedicamos a garantir a melhor experiência e resultado em saúde aos nossos pacientes, com um time de mais de 3.000 colaboradores que acredita no cuidado pleno às pessoas e atua com qualidade, precisão e comprometimento.

Estamos comprometidos em proporcionar igualdade de oportunidade a todos, fortalecendo nossa jornada de diversidade, equidade e inclusão. Por isso, independentemente da raça, gênero, orientação sexual, idade ou qualquer outra característica, todas as pessoas candidatas estão convidadas a participar de nossos processos seletivos.

Main responsibilities

Principais Desafios e Responsabilidades:

• Contribuir na organização dos compromissos da Direção e Conselho, tais como reuniões, apresentações e eventos, através do efetivo controle da agenda, consultando e disponibilizando horários, especificando informações e dados pertinentes e realizando as necessárias anotações em agenda, para lembrar e facilitar o cumprimento das obrigações assumidas;
• Controlar agendas e compromissos dos membros dos Conselhos, bem como os agendamentos das salas de reuniões, viabilizando a estrutura adequada para a realização;
• Contribuir com o adequàdo suporte à Direção, seus apoios e as respectivas equipes em viagens diversas, através da solicitação de reservas de passagens aéreas, hotéis, locação de automóvel, e outras providências correlatas a viagem, buscando através de cotações, as melhores opções/condições, padrões de qualidade, segurança e preço;
• Controlar o fluxo de pagamentos diversos da direção quando solicitada, através do preenchimento do relatório pré-estabelecido pela instituição, assim como receber e conferir notas fiscais em aquisições envolvendo viagens, bem como efetuar seus lançamentos em sistema específico para a devida aprovação e envio a área de controle financeiro;
• Elaborar as atas de reuniões e relatórios de Conselho e Assembleias de acordo com os assuntos abordados, para encaminhamento e avaliação final dos Conselheiros;
• Preparar salas para a realização de reuniões da Direção, mediante da reserva antecipada da mesma, verificando as necessidades e efetivando as devidas solicitações, verificando arrumção da sala, seus equipamentos e materiais de apoio, bem como prestar suporte operacional no decorrer da reunião, caso necessário;
• Organizar e manter o arquivo de documentos referente a área, procedendo a classificação, etiquetagem e guarda dos mesmos, para conservá-los e facilitar a consulta;
• Orientar outros profissionais da área de apoio a direção (copeira, motorista, segurança, outros), em atividades e necessidades apresentadas.

Requirements and skills

Imprescindíveis:

• Superior completo em Secretariado;
• Conhecimento em Pacote Office e/ou Google Workspace;
• Experiência na área de Secretariado Executivo;

Diferenciais:

• Cursando Pós Graduação ou Especialização;
• Inglês Intermediário (conversação, escrita e leitura);
• Perfil proativo, com foco em melhoria contínua de processos e excelente comunicação para interface com outras áreas.

Additional information

Horário de trabalho:

• Horário: : Segunda á quinta 8hs as 18hs e sexta 8hs as 17hs
• Escala: 5x2
• Modelo: Presencial