Assistente Gestão de Documentos

RMG RECURSOS HUMANOS LTDA; São Paulo; Presencial; BRL 25 000 - 30 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A RMG RECURSOS HUMANOS LTDA busca Assistente de Gestão de Documentos para atuação temporária na cobertura de licença-maternidade, em São Paulo. O profissional apoiará a organização, controle, digitalização e gestão de documentos físicos e digitais, assegurando acessibilidade para as áreas da instituição.

Necessário ensino médio completo, experiência com gestão documental (SharePoint/Alfresco/M-Files) e conhecimento em Power Automate; familiaridade com ISO e compliance, boa comunicação e trabalho

Qualificações

• Ensino médio completo.
• Experiência com softwares de gestão documental (SharePoint, Alfresco, M-Files).
• Conhecimento em automação de processos com Power Automate.
• Familiaridade com normas ISO e requisitos de compliance.
• Capacidade de comunicação clara e trabalho em equipe.

Responsabilidades

• Apoiar a coordenação na implementação de políticas de gestão documental.
• Organizar, controlar e guardar documentos físicos e digitais.
• Digitalizar documentos e garantir qualidade dos arquivos.
• Controlar movimentação de documentos entre setores.
• Atender solicitações internas para consulta e empréstimo de documentos.
• Classificar e indexar documentos conforme padrões internos.
• Monitorar prazos de retenção e descarte.
• Auxiliar auditorias documentais e disponibilizar arquivos.
• Conferir e atualizar registros para conformidade.
• Acompanhar manutenção dos sistemas de gestão documental.
• Contribuir com a prestação de contas mensal com áreas Fiscal e DP.
• Dar suporte aos auxiliares e equipes administrativas.

Conhecimentos

Gestão documental

Trabalho em equipe

Comunicação

Automação de processos

Formação académica

Ensino médio completo

Ferramentas

SharePoint

Alfresco

M-Files

Power Automate

Descrição da oferta de emprego

Estamos em busca de um(a) Assistente de Gestão de Documentos para atuar temporariamente na cobertura de uma licença-maternidade. Esse profissional será responsável por apoiar as atividades relacionadas à organização, controle, digitalização e gestão de documentos físicos e digitais, contribuindo para que as informações estejam sempre organizadas, atualizadas e facilmente acessíveis às diferentes áreas da instituição.

Principais responsabilidades

• Apoiar a coordenação na implementação de políticas e práticas de gestão documental, seguindo as normas e procedimentos internos
• Realizar a organização, controle e guarda de documentos físicos e digitais
• Digitalizar documentos, garantindo a qualidade e adequação dos arquivos gerados
• Controlar a movimentação de documentos entre os setores, assegurando o registro e a rastreabilidade
• Atender às solicitações internas para consulta e empréstimo de documentos
• Realizar a classificação e indexação dos documentos de acordo com os padrões internos
• Monitorar os prazos de retenção e descarte de documentos
• Apoiar auditorias documentais, organizando e disponibilizando os arquivos solicitados
• Conferir e atualizar registros documentais, garantindo a conformidade das informações
• Acompanhar a manutenção e atualização dos sistemas de gestão documental
• Contribuir com a prestação de contas mensal, realizando a compilação de documentos fornecidos pelas áreas Fiscal e Departamento Pessoal
• Dar suporte aos auxiliares e às equipes das unidades administrativas sempre que necessário

Ensino médio completo

• Experiência com softwares de gestão documental (ex.: SharePoint, Alfresco, M-Files)
• Conhecimento em automação de processos com Power Automate ou semelhantes
• Familiaridade com normas ISO e requisitos de compliance
• Capacidade de comunicação clara e trabalho em equipe