Assistente Diretoria Bilíngue

Winnin; São Paulo; Híbrido; BRL 78 000 - 123 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Winnin procura um Assistente Diretoria Bilíngue para oferecer suporte executivo de alto nível a dois Diretores, assegurando organização, agilidade e eficiência na gestão das rotinas da liderança.

A posição requer forte capacidade de organização, comunicação e gestão de prioridades, com atuação direta em agendas, viagens nacionais e internacionais, reuniões e eventos, além de suporte administrativo e financeiro.

Qualificações

• Capacidade de organização, comunicação e gestão de prioridades para suporte a dois diretores.
• Inglês fluente para comunicação oral e escrita com stakeholders internacionais.
• Atuação na organização de agendas, viagens, reuniões e eventos.

Responsabilidades

• Gerenciar agendas de dois diretores com elevada complexidade e prioridades.
• Coordenar reuniões internas e externas, incluindo chamadas em diferentes fusos horários.
• Organizar viagens nacionais e internacionais, com passagens, hospedagem e traslados.
• Apoiar controle de despesas de viagens e atividades executivas.
• Preparar pautas, materiais e documentos para reuniões.
• Acompanhar prazos e ações definidas pela liderança.
• Manter confidencialidade e discrição em informações sensíveis.

Conhecimentos

Organização

Comunicação

Gestão de prioridades

Inglês fluente

Descrição da oferta de emprego

Assistente Diretoria Bilíngue

Objetivo da Posição

A(o) Executive Assistant será responsável por oferecer suporte executivo e administrativo de alto nível a dois Diretores, garantindo organização, agilidade e eficiência na gestão das rotinas da liderança.

A posição exige forte capacidade de organização, comunicação e gestão de prioridades, atuando diretamente na administração de agendas, organização de viagens nacionais e internacionais, reuniões e eventos, além do suporte a processos administrativos e financeiros.

A posição terá contato frequente com equipes e stakeholders internacionais, sendo essencial possuir inglês fluente para comunicação oral e escrita.

Principais Responsabilidades

Suporte Executivo

• Prestar suporte direto a dois Diretores, realizando a gestão de agendas complexas, organização e priorização de compromissos.
• Coordenar reuniões internas e externas, incluindo reuniões internacionais e chamadas em diferentes fusos horários.
• Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, traslados, itinerários e demais necessidades relacionadas.
• Apoiar a prestação de contas e o controle de despesas de viagens e atividades executivas.
• Preparar pautas, materiais e documentos necessários para reuniões.
• Apoiar o acompanhamento de compromissos, ações e prazos definidos pela liderança.
• Lidar com informações confidenciais com discrição e profissionalismo.

Comunicação e Interface Internacional

• Realizar comunicação frequente com stakeholders, fornecedores e equipes internacionais, utilizando o inglês no dia a dia.
• Apoiar a organização de reuniões e chamadas internacionais.
• Garantir o fluxo adequado de informações entre os Diretores e diferentes áreas da companhia.
• Apoiar na elaboração e formatação de comunicações, apresentações e relatórios executivos em português e inglês, quando necessário.

Reuniões, Eventos e Workshops

• Coordenar reuniões executivas, workshops, eventos corporativos e encontros de liderança, presenciais ou virtuais.
• Apoiar toda a logística dos eventos, incluindo reserva de espaços, fornecedores, materiais, convites e comunicação com participantes.
• Acompanhar cronogramas e garantir que todas as etapas de organização sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos.

Suporte Administrativo e Financeiro

• Apoiar rotinas administrativas e financeiras relacionadas à Diretoria.
• Realizar acompanhamento e organização de pagamentos, despesas e documentos.
• Apoiar a elaboração e acompanhamento de relatórios de pagamentos e despesas.
• Apoiar processos relacionados a fornecedores, contratos, ordens de compra e documentação administrativa.
• Garantir que os processos estejam em conformidade com as políticas e procedimentos internos da empresa.
• Manter documentos, arquivos e controles administrativos organizados e atualizados.