Assistente Administrativo - Diretoria Holding

Maza Tarraf; São Paulo; Presencial; BRL 39 060 - 55 800; Tempo integral

Resumo da oferta

A Maza Tarraf em São Paulo está buscando um(a) profissional para realizar o controle de agendas, organizar reuniões e auxiliar na logística de viagens. O(a) candidato(a) ideal deve ter formação em Administração ou áreas afins.

A posição exige habilidades em organização, comunicação e atendimento ao público, com responsabilidades no gerenciamento de documentos e relatórios de despesas. A empresa oferece um ambiente dinâmico e colaborativo.

Qualificações

• Necessário superior completo ou cursando em Administração ou áreas afins.

Responsabilidades

• Realizar controle de agendas para reuniões internas e externas.
• Auxiliar no preparo e organização de viagens nacionais e internacionais.
• Preparar relatórios de reembolso após viagens.
• Organizar e manter arquivada a documentação relativa às empresas.
• Fazer atendimentos telefônicos e ligações à diretoria.
• Recepcionar e acompanhar visitantes e colaboradores em nome da diretoria.

Formação académica

Superior completo ou cursando em Adm ou áreas afins

Descrição da oferta de emprego

Responsabilidades

• Realizar controle de agendas, incluindo reuniões internas e externas, assim como reuniões virtuais, compatibilizando as agendas interessadas.
• Auxiliar no preparo e organização de viagens nacionais e internacionais, reservando passagens aéreas e hotéis, reserva de automóvel, e outras providências relativas à superintendência e algumas vezes a diretoria, e assessorar também aos profissionais das casas quando necessário.
• Preparar relatórios de reembolso, após viagens.
• Conferir relatórios de reembolso de despesas enviados pelas empresas.
• Preparar auditório para reuniões (flip chat, conferir funcionamentos dos relógios, verificar estruturas para água e café) e solicitar coffee break quando necessário.
• Organizar e manter arquivada a documentação relativa às empresas.
• Fazer atendimentos telefônicos, assim como ligações a toda diretoria.
• Manter/Organizar pequeno estoque de materiais.
• Recepcionar e acompanhar visitantes e colaboradores em nome da diretoria.
• Realizar o controle de conferência e pagamento de serviços prestados por terceiros, escritórios de advocacia, auditores etc.
• Acompanhar os serviços prestados por empresa de limpeza realizado na Holding.
• Dar apoio, quando necessário, na recepção das secretárias dos sócios, incluindo telefonia e atendimento ao público e aos próprios sócios.
• Comprar passagens aéreas empresarial.
• Apoiar em todos assuntos relativos a compliance, principalmente COAF e LGPD.
• Administrar as contas de telefonia, incluindo tratativas junto as companhias como por exemplo Claro, Embratel.
• Entre outros.

Qualificações

Necessário superior completo ou cursando em Adm ou áreas afins.