Assistente de Operações Administrativa

Confidencial; São Paulo; On-site; BRL 33,000 - 51,000; Full time

Job summary

A Confidencial busca profissional para apoiar rotinas administrativas, facilities e backoffice, assegurando o funcionamento da infraestrutura, o atendimento das demandas operacionais e a organização dos ambientes corporativos.

Atuará no controle de acesso, recepção, recebimento de correspondências e entregas, além do input de faturas no ERP, gestão de fornecedores e apoio a eventos internos, contribuindo para uma experiência positiva de colaboradores e visitantes.

Qualifications

• Experiência em rotinas administrativas.
• Experiência com controle de fornecedores e prestadores de serviço.
• Experiência com lançamentos financeiros ou solicitações de pagamento.
• Conhecimento intermediário em Excel.
• Conhecimento do Pacote Office.
• Boa organização e capacidade de controle de múltiplas demandas.
• Boa comunicação verbal e escrita.

Responsibilities

• Realizar abertura técnica diária da unidade e gerenciar alarmes simples.
• Acompanhar demandas de manutenção predial e a entrega de serviços de limpeza.
• Controle de acesso, recepção, correspondências e entregas.
• Lançar faturas, boletos e solicitações de pagamento no ERP/planilhas e realizar rateios conforme diretrizes.
• Controlar e repor materiais de escritório, copa e salas de reunião e apoiar eventos internos.
• Manter relatórios administrativos atualizados.

Skills

Experiência em rotinas administrativas

Controle de fornecedores e prestadores

Lançamentos financeiros

Excel intermediário

Pacote Office

Boa organização

Boa comunicação

Education

Ensino Médio Completo

Superior cursando/concluído em Administração

Tools

SQL

Python

Power BI

Tableau

ERP

Job description

Job description

Garantir o suporte às rotinas administrativas e de facilities da empresa, assegurando o funcionamento adequado da infraestrutura, o atendimento das demandas operacionais, o controle de fornecedores e a organização dos ambientes corporativos, contribuindo para uma experiência positiva dos colaboradores e visitantes.

Main responsibilities

1. Infraestrutura, Abertura e Facilities

• Realizar a abertura técnica diária da unidade no início do expediente, efetuando o desarme do sistema de alarmes e acionamento de luzes/equipamentos básicos.
• Registrar e acompanhar demandas de manutenção predial, preventiva e corretiva da infraestrutura.
• Atuar como ponto de apoio interno para demandas relacionadas à infraestrutura e facilities da unidade.
• Acompanhar e fiscalizar a entrega dos serviços prestados pela empresa terceirizada de limpeza, acionando o gerente da respectiva prestadora em caso de não conformidades.

2. Recepção, Atendimento e Fluxo

• Controlar o acesso físico e eletrônico da unidade, realizando a cobertura operacional da recepção de forma contínua e durante intervalos ou ausências programadas.
• Recepcionar, identificar e orientar visitantes, clientes, fornecedores e prestadores de serviço.
• Receber, conferir, protocolar e distribuir correspondências, documentos e encomendas.
• Realizar postagens e retiradas junto aos Correios e transportadoras.

3. Rotinas Administrativas e Financeiras (Backoffice)

• Efetuar o input (lançamento e digitalização) de faturas, boletos e solicitações de pagamento no sistema corporativo (ERP/Planilhas), realizando os devidos rateios de despesas conforme diretrizes da área financeira, direcionando os processos para posterior aprovação e liquidação bancária pelos gestores responsáveis.
• Controlar vencimentos e organizar a documentação de fornecedores sob sua responsabilidade.
• Solicitar compras de materiais e insumos administrativos, realizando cotações e acompanhando prazos de entrega.
• Controlar e repor materiais de escritório, copa e salas de reunião, garantindo a organização e disponibilidade dos recursos desses ambientes.
• Apoiar a organização de eventos internos e reuniões corporativas.
• Manter controles, planilhas e relatórios administrativos atualizados.

Requirements and skills

• Ensino Médio Completo;
• Experiência em rotinas administrativas.
• Experiência com controle de fornecedores e prestadores de serviço.
• Experiência com lançamentos financeiros ou solicitações de pagamento.
• Conhecimento intermediário em Excel.
• Conhecimento do Pacote Office.
• Boa organização e capacidade de controle de múltiplas demandas.
• Boa comunicação verbal e escrita.

Desejável:

• Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Processos Gerenciais, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
• Conhecimento em SQL e/ou Python para análise de dados;
• Vivência com documentação de processos, requisitos ou fluxos;
• Experiência com análise de dados, métricas de produto ou ferramentas de BI além do Metabase (ex: Power BI, Tableau, Google Data Studio);
• Conhecimento básico de UX/UI, design thinking ou pesquisa com usuários;
• Vivência em ambientes ágeis ou squads multidisciplinares;
• Participação em bootcamps, cursos, eventos ou comunidades de produto, tecnologia ou UX.

Diferencial:

• Experiência em Facilities;
• Experiência com sistemas ERP;
• Experiência com gestão de contratos e fornecedores;
• Experiência em ambiente corporativo;
• Conhecimento em processos financeiros administrativos.

Additional information

Modelo de trabalho:Presencial.

Modelo de contratação:CLT.