Assistente administrativo geral

Precision Solutions; São Paulo; On-site; BRL 30,000 - 45,000; Full time

Job summary

Precision Solutions procura um assistente administrativo para atuar em rotinas de escritório, cobrança, compras e suporte às áreas internas. Você ficará responsável por organizar documentos, atendimento telefônico, gestão de agenda e emissão de relatórios.

O perfil desejado inclui Ensino Médio completo, experiência em funções administrativas, domínio intermediário do Pacote Office e boa comunicação. Horário comercial com benefícios a serem negociados.

Qualifications

• Ensino médio completo; superior em Administração é diferencial.
• Experiência prévia em funções administrativas.
• Conhecimento intermediário do Pacote Office.
• Boa comunicação interpessoal e escrita.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Proatividade e resolução de problemas.

Responsibilities

• Organizar e arquivar documentos físicos e digitais.
• Atender chamadas telefônicas e e-mails; direcionar conforme necessário.
• Agendar reuniões e gerenciar calendários.
• Elaborar relatórios e apresentações.
• Controlar estoque de materiais de escritório.
• Auxiliar na gestão de contas a pagar e receber.
• Organizar eventos internos e manter comunicação interna e externa.
• Lançar, conferir e controlar contas a pagar.
• Programar pagamentos e acompanhar sua efetivação.
• Conferir notas fiscais, boletos e pedidos de compra.
• Atualizar planilhas e sistemas administrativos.
• Solicitar cotações de fretes e acompanhar transportadoras.
• Acompanhar entregas e manter clientes e áreas informadas.
• Prestar suporte às rotinas administrativas da empresa.

Education

Superior cursando ou completo em Administração

Tools

Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Responsabilidades

• Organizar e arquivar documentos físicos e digitais;
• Atender e direcionar chamadas telefônicas e e-mails;
• Agendar reuniões e gerenciar calendários;
• Elaborar relatórios e apresentações;
• Controlar estoque de materiais de escritório;
• Prestar suporte na gestão de contas a pagar e a receber;
• Auxiliar na organização de eventos internos;
• Manter a comunicação interna e externa de forma eficaz.
• Realizar o lançamento, a conferência e o controle de contas a pagar;
• Organizar vencimentos e programar pagamentos;
• Conferir notas fiscais, boletos, pedidos de compra e demais documentos;
• Encaminhar pagamentos para aprovação e acompanhar sua efetivação;
• Realizar baixas e apoiar as conciliações financeiras;
• Manter arquivos, comprovantes e controles financeiros organizados e atualizados;
• Atualizar planilhas e sistemas administrativos;
• Solicitar cotações de fretes e acompanhar transportadoras;
• Programar coletas, entregas e recebimentos de equipamentos;
• Emitir e conferir documentos relacionados ao transporte e à expedição;
• Acompanhar os prazos de entrega e manter clientes, fornecedores e áreas internas informados;
• Apoiar o controle de estoque e a movimentação de equipamentos;
• Identificar e solucionar ocorrências relacionadas a atrasos, avarias ou divergências nas entregas;
• Prestar suporte às demais rotinas administrativas da empresa.

Qualificações

• Ensino Médio completo (Superior cursando ou completo em Administração ou áreas correlatas será um diferencial).
• Experiência prévia em funções administrativas.
• Conhecimento intermediário no Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Habilidade de comunicação interpessoal e escrita.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Proatividade e capacidade de resolução de problemas.
• Ensino médio completo; desejável curso técnico ou superior em Administração, Logística, Gestão Financeira ou áreas relacionadas;
• Experiência em rotinas administrativas, contas a pagar ou logística;
• Conhecimento de Excel e Pacote Office;
• Facilidade para trabalhar com sistemas, planilhas e controles;
• Boa comunicação oral e escrita;
• Organização, atenção aos detalhes e comprometimento com prazos.