Assistente Administrativo/Secretária

Vaganet; São Paulo; Hybrid; BRL 28,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Vale transporte

Almoço pago pela empresa em parceiros

Job summary

Vaganet está contratando um Assistente Administrativo/Secretária em São Paulo para apoiar equipes e manter processos internos funcionando com eficiência. O(a) profissional atuará 1x por semana presencialmente e 4x em home office, lidando com agenda, contratos, relatórios, planilhas e atendimento a clientes.

É necessário ter graduação em Administração/Secretariado, pelo menos 2 anos de experiência e domínio avançado de MS Office (Excel/PowerPoint).

Qualifications

• Graduação em Administração, Secretariado ou áreas afins.
• 2 anos de experiência em funções administrativas ou de apoio executivo.
• Domínio avançado de MS Office, especialmente Excel e PowerPoint.
• Boa comunicação verbal e escrita em Português.
• Capacidade de lidar com múltiplas demandas simultâneas e priorizar tarefas.

Responsibilities

• Atuar 1x por semana de forma presencial e 4x home office.
• Gerenciar agenda, marcar reuniões e organizar viagens corporativas.
• Preparar relatórios, apresentações e documentos internos com atenção aos detalhes.
• Manter arquivos físicos e digitais, garantindo conformidade com políticas de segurança da informação.
• Preencher, revisar e conferir contratos, inserindo e verificando dados dos clientes.
• Organizar, atualizar e manter planilhas de controle administrativo e financeiro em Excel e Google Sheets.
• Executar rotinas administrativas gerais, incluindo organização e arquivamento de documentos.

Skills

Comunicação

Gestão de tempo

Trabalho em equipe

Education

Graduação em Administração/Secretariado ou áreas afins

Tools

MS Office

Job description

Nível: Assistente
Escolaridade: Ensino médio - Completo
Tipo de contrato: PJ
Jornada de trabalho: 2a. à 6a. feira - horário comercial -08h as 18h

Benefícios: Vale transporte, Almoço: pago pela empresa em restaurantes parceiros da região.

Responsabilidades da posição:

Sobre a vaga

Somos uma empresa de arquitetura e urbanismo em rápido crescimento que valoriza a organização, a eficiência e a colaboração. Buscamos um Assistente Administrativo/Secretária dedicado(a) para apoiar nossas equipes e garantir que os processos internos funcionem sem falhas.

Responsabilidades

• Atuará 1x por semana de forma presencial e 4x home office.
• Gerenciar agenda, marcar reuniões e organizar viagens corporativas
• Preparar relatórios, apresentações e documentos internos com atenção aos detalhes
• Manter arquivos físicos e digitais, garantindo a conformidade com políticas de segurança da informação

Preencher, revisar e conferir contratos, garantindo rigor na inserção e verificação dos dados dos clientes.

Organizar, atualizar e manter planilhas de controle administrativo e financeiro em Excel e Google Sheets.

Executar rotinas administrativas gerais, incluindo organização e arquivamento de documentos físicos e digitais.

Prestar suporte operacional às demandas internas da arquiteta.

Realizar atendimento aos clientes das duas empresas, assegurando comunicação clara, cordial e alinhada às orientações recebidas.

• Atuar como interface entre as demandas administrativas e operacionais em formato remoto, acompanhando solicitações, organizando informações e apoiando o cumprimento de prazos.

Requisitos obrigatórios para a posição:

• Graduação em Administração, Secretariado ou áreas afins
• Experiência mínima de 2 anos em funções administrativas ou de apoio executivo
• Domínio avançado de MS Office, especialmente Excel e PowerPoint
• Boa comunicação verbal e escrita em português
• Capacidade de lidar com múltiplas demandas simultâneas e priorizar tarefas

Sobre a empresa:

Somos uma empresa de serviços de arquitetura e urbanismo e focados em inovação e agilidade. Nosso time é colaborativo, diversificado e comprometido com a excelência. Valorizamos o crescimento profissional, a inclusão e a busca constante por melhorias.