Assistente Administrativo

Vaganet; São Paulo; On-site; BRL 24,000 - 29,000; Full time

Job summary

A Vaganet está buscando profissional para atuar no suporte administrativo e operacional da área, auxiliando na gestão de contratos, pagamentos, eventos e atividades educacionais.

Você apoiará rotinas administrativas da gerência, acompanhará prazos, organizará documentação e manterá a comunicação entre áreas, contribuindo para o bom andamento das demandas internas e externas da instituição.

Experiência em rotinas administrativas e financeiras será considerada diferencial.

Qualifications

• Graduação em Administração, Gestão, Direito ou áreas correlatas, em andamento ou completa.
• Experiência com rotinas administrativas e financeiras.
• Diferencial: atuação em associações, terceiro setor ou eventos.

Responsibilities

• Instruir e acompanhar minutas contratuais junto ao Jurídico.
• Controlar o status de contratos por departamento e evento.
• Gerenciar o fluxo de assinaturas eletrônicas via D4Sign.
• Controlar vencimentos e agendamentos de pagamentos.
• Apoiar na organização de passagens, hospedagens e logísticas de eventos.
• Organizar agendas, reuniões e alinhamentos da área.
• Executar rotinas administrativas, atualização de controles e planilhas.

Skills

Organização

Gestão de prazos

Proatividade

Comunicação

Pacote Office

Assinaturas eletrônicas

IA em rotinas

Education

Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Gestão, Direito ou áreas correlatas

Gestão

Direito

Tools

Excel

Pacote Office

D4Sign

Job description

Descrição

Buscamos um(a) profissional para atuar no suporte administrativo e operacional da área, auxiliando na gestão de contratos, pagamentos, eventos, atividades científicas e educacionais, além de prestar apoio às rotinas administrativas da gerência. O profissional será responsável por garantir a organização dos processos, acompanhar prazos, apoiar a comunicação com diferentes áreas e contribuir para o bom andamento das demandas internas e externas da instituição.

Responsabilidades e atribuições

• Instruir e acompanhar minutas contratuais junto ao Jurídico.
• Controlar o status de contratos por departamento e evento.
• Gerenciar o fluxo de assinaturas eletrônicas via D4Sign.
• Controlar vencimentos e agendamentos de pagamentos.
• Abrir e acompanhar solicitações por meio de Typeforms.
• Receber, conferir e encaminhar notas fiscais.
• Apoiar processos de ressarcimentos e créditos.
• Dar suporte operacional aos editais de exames de suficiência dos departamentos.
• Acompanhar prazos e organizar documentação junto à AMB e sociedades parceiras.
• Apoiar a emissão de certificados e títulos de área de atuação.
• Auxiliar na operacionalização de webinars e demais iniciativas educacionais.
• Prestar suporte administrativo aos grupos de estudo.
• Organizar a logística de passagens, hospedagens e traslados de palestrantes e equipes.
• Apoiar a organização do Fórum das Estaduais e Departamentos.
• Organizar agendas, reuniões e alinhamentos da área.
• Elaborar correspondências, e-mails, ofícios e demais comunicações oficiais.
• Executar rotinas administrativas, atualização de controles, planilhas e acompanhamento de pendências.
• Realizar outras atividades correlatas, conforme demanda da coordenação.

Requisitos e qualificações

• Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Gestão, Direito ou áreas correlatas.
• Experiência com rotinas administrativas e financeiras.
• Vivência em associações, terceiro setor ou gestão de eventos será considerada um diferencial.
• Organização e habilidade para gerenciar múltiplos prazos simultaneamente.
• Boa comunicação e facilidade de relacionamento com diferentes públicos e níveis hierárquicos.
• Domínio do Pacote Office, especialmente Excel.
• Familiaridade com plataformas de assinatura eletrônica.
• Diferencial: conhecimento ou experiência com ferramentas de Inteligência Artificial aplicadas às rotinas administrativas.
• Perfil dinâmico, organizado, proativo e com senso de urgência.

Informações da vaga

• Salário: 2400,00
• Moeda: BRL
• Modalidade de trabalho: On-Site