Assistente Administrativo

MM Invest AI; Florianópolis; On-site; BRL 28,000 - 47,000; Full time

Job summary

A MM Invest AI busca um(a) Assistente Administrativo(a) em Florianópolis, com atuação presencial. O(a) profissional apoiará a diretoria, gerenciará rotinas administrativas, organizará documentos, atendimento telefônico e logística de viagens, além de colaborar com melhorias nos processos usando IA.

É desejável formação em Administração ou áreas correlatas, proficiência em Pacote Office e boa comunicação. Requer disponibilidade para trabalho presencial e reside próximo ao Itacorubi/Florianópolis.

Qualifications

• Ensino superior cursando ou recém concluído em Administração, Produção ou áreas correlatas.
• Conhecimento do Pacote Office, especialmente Word, Excel e Outlook.
• Boa comunicação oral e escrita; organização e atenção aos detalhes.

Responsibilities

• Realizar atendimento telefônico e encaminhar ligações aos responsáveis.
• Prestar suporte à infraestrutura do escritório abrindo chamados de TI e solicitando manutenções.
• Auxiliar a diretoria e gestores em rotinas administrativas e organização de documentos.
• Organizar correspondências, atas de reuniões e logística de viagens e eventos.
• Contribuir com melhorias de processos, incluindo uso de ferramentas de IA.

Skills

Boa comunicação

Organização

Atenção aos detalhes

Proatividade

Trabalho em equipe

Discrição

Conhecimento em IA

Facilidade com sistemas

Education

Superior cursando ou recém concluído em Administração/áreas correlatas

Tools

Pacote Office (Word, Excel, Outlook)

Sistemas/Ferramentas digitais

Job description

Principais atividades

• Realizar o atendimento telefônico por meio do PABX, direcionando as ligações aos respectivos responsáveis;
• Prestar suporte às demandas relacionadas à infraestrutura do escritório, abrindo chamados para o setor de TI, solicitando serviços de manutenção e acionando as concessionárias ou operadoras responsáveis em casos de falhas de internet, energia e outros serviços;
• Apoiar a diretoria e os gestores em suas rotinas administrativas;
• Receber, revisar, organizar e encaminhar correspondências e documentos internos e externos;
• Auxiliar na organização de viagens, eventos corporativos e reuniões internas e externas, incluindo reservas e logística de deslocamento;
• Atuar como ponto de apoio na comunicação entre os diferentes departamentos da empresa e os públicos externos, encaminhando as informações aos responsáveis;
• Emitir notas fiscais, localizar e organizar boletos bancários e realizar seus respectivos lançamentos no sistema;
• Realizar pequenas compras de materiais de escritório, limpeza e demais itens necessários à rotina da empresa, acompanhando os níveis de estoque e solicitando a reposição quando necessário;
• Organizar e arquivar documentos e processos administrativos de forma eficiente, segura e acessível;
• Acompanhar e organizar reuniões da diretoria, elaborando as respectivas atas;
• Contribuir com sugestões para a melhoria e otimização dos processos administrativos, inclusive por meio da utilização de ferramentas de Inteligência Artificial;
• Manter sigilo e discrição no tratamento de informações internas e estratégicas da empresa;
• Executar outras atividades administrativas compatíveis com o cargo.

Requisitos

• Ensino superior cursando ou recém concluído em Administração, Produção ou áreas correlatas;
• Conhecimento do Pacote Office, especialmente Word, Excel e Outlook;
• Boa comunicação oral e escrita;
• Organização, atenção aos detalhes e capacidade de administrar diferentes demandas;
• Proatividade, responsabilidade e facilidade para trabalhar em equipe;
• Discrição e postura ética no tratamento de informações confidenciais;
• Facilidade no uso de sistemas e ferramentas digitais;
• Interesse e familiaridade com ferramentas de Inteligência Artificial aplicadas às rotinas administrativas;
• Disponibilidade para atuação exclusivamente presencial;
• Residir preferencialmente no Itacorubi ou em bairros próximos, ou possuir fácil deslocamento até a região.

Serão considerados diferenciais

• Experiência anterior em rotinas administrativas, atendimento ou apoio à diretoria;
• Conhecimento em emissão de notas fiscais, organização de boletos e lançamentos em sistemas;
• Experiência na elaboração de atas e na organização de reuniões, viagens e eventos corporativos;
• Conhecimento básico de rotinas financeiras e controle de documentos.

Informações sobre a vaga

Modalidade: exclusivamente presencial;

Local de trabalho: Itacorubi - Florianópolis/SC.