Assistente administrativo

Cocari; Campinas; Presencial; BRL 36 000 - 60 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Cocari está recrutando para atuar no setor administrativo em Campinas, SP. O(a) profissional será responsável por rotinas no sistema TOTVS, controle de pagamentos, emissão de notas e suporte a melhorias de processos internos.

Confira atividades como elaboração de controles em Excel, gestão de documentos, organização de contratos e suporte à recepção e reuniões. Perfil organizado, com boa comunicação e visão de risco é essencial.

Qualificações

• Ensino médio completo como requisito básico.
• Domínio do Pacote Office, especialmente Excel avançado.
• Conhecimento em TOTVS (ou sistemas similares).
• Boa comunicação verbal e escrita.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Relacionamento interpessoal efetivo.
• Capacidade analítica com visão sistêmica.
• Autorresponsabilidade e orientação a resultados.
• Resolução de problemas e análise de riscos.

Responsabilidades

• Executar rotinas administrativas no TOTVS, garantindo integridade dos dados e lançamentos de pagamentos.
• Elaborar e manter controles em Excel para indicadores da área.
• Suportar na implementação e melhoria de processos internos.
• Emissão de notas fiscais e elaboração de ordens de compra.
• Solicitar pagamentos e acompanhar para evitar atrasos, multas e juros.
• Organizar arquivos físicos e digitais conforme procedimentos.
• Gerir contratos de aluguel, serviços e gestão documental, com vencimentos e assinaturas.
• Gestão de malotes, correspondências entre obras e escritório.
• Comunicar-se eficientemente com fornecedores e prestadores.
• Apoiar recepção e organização de reuniões/eventos.

Conhecimentos

Excel avançado

Boa comunicação

Organização

Análise de riscos

Visão sistêmica

Formação académica

Ensino médio completo

Superior em Administração (em andamento ou completo)

Ferramentas

TOTVS

Descrição da oferta de emprego

Principais Atividades

• -Executar rotinas administrativas no sistema TOTVS, garantindo a integridade dos dados, lançamentos de notas, acompanhamento de pagamentos e resolução de ajustes quando necessário
• -Elaborar e manter controles em Excel para acompanhamento de indicadores da área
• -Apoiar na implementação e melhoria de processos administrativos internos
• -Elaborar ordens de compra para emissão de notas fiscais
• -Solicitar pagamentos de notas fiscais e acompanhar para evitar atrasos, multas e juros
• -Organizar e manter arquivos físicos e digitais conforme procedimentos internos
• -Acompanhar junto à empresa de gestão documental a rastreabilidade de documentos físicos, solicitando quando necessário
• -Alimentar planilhas de controle de permutes, intermediação de terrenos e demais documentações pertinentes
• -Controlar prazos e acompanhar pendências administrativas
• -Administrar o armazenamento e destruição de materiais de escritório e limpeza
• -Gerir contratos de aluguéis dos andares da sede, máquinas e demais contratos de prestação de serviços, observando datas de vencimento, autenticidade de assinaturas e qualidade dos serviços
• -Realizar gestão de malotes e correspondências entre obras, escritório e stands, rastreando em sistema próprio o tempo previsto de chegada e devolução
• -Manter comunicação eficiente com fornecedores e prestadores de serviços
• -Apoiar na recepção quando necessário
• -Apoiar na organização de reuniões e eventos da área ou diretoria quando necessário

Requisitos Indispensáveis

• -Ensino médio completo
• -Domínio do Pacote Office (Excel avançado e demais ferramentas)
• -Conhecimento em sistemas de gestão (TOTVS ou similares)
• -Boa comunicação verbal e escrita
• -Organização e atenção aos detalhes
• -Relacionamento interpessoal efetivo
• -Capacidade analítica e visão sistêmica
• -Autorresponsabilidade e orientação a resultados
• -Resolução de problemas e análise de riscos

Requisitos Desejáveis

• -Ensino superior em andamento ou completo em Administração de Empresas, Gestão Administrativa ou áreas correlatas
• -Experiência anterior em rotinas administrativas, financeiras e gestão documental
• -Experiência no setor de construção civil ou incorporação imobiliária
• -Conhecimento em processos de compras, pagamentos e gestão de contratos
• -Experiência com rastreabilidade e gestão de documentos.