Verantwoordelijke Interne Werking & Processen

KU Leuven; West-Vlaanderen; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

PUC – KU Leuven Continue zoekt een Verantwoordelijke Interne Werking & Processen om de administratieve werking en ondersteunende systemen vlot en kwaliteitsvol te laten functioneren. Je adviseert de directeur en stuurt het team aan, met focus op continu versterking van interne processen.

Verder coördineer je organisatieontwikkeling, procesregie en beleidsondersteuning, verbeterinitiatieven en digitalisering.

Qualifications

• Masterdiploma of gelijkwaardige ervaring is vereist.
• Leidinggevende ervaring en coachingsvaardigheden.
• Ervaring in procesoptimalisatie en digitalisering.
• Analytisch inzicht en pragmatische aanpak.
• Sterke organisatorische vaardigheden en overzicht behouden.
• Verbindende communicatie met diverse stakeholders.
• Flexibiliteit voor avond- en weekendwerk op meerdere locaties.

Responsibilities

• Leiding geven aan administratieve medewerkers en teamontwikkeling stimuleren.
• Interne werking, processen en beleid vormgeven en verbeteren.
• Strategische doelstellingen vertalen naar concrete prioriteiten en initiatieven.
• Knelpunten identificeren en duurzame procesverbeteringen doorvoeren.
• Operationele data analyseren en onderbouwde beleidsadviezen formuleren.
• Directeur sparringpartner zijn en samenwerking met KU Leuven-diensten bevorderen.
• Netwerk opbouwen en contacten met externe partners onderhouden.

Skills

Leidinggeven

Coaching

Procesoptimalisatie

Digitalisering

Analyse en data

Communicatie

Verbinding tussen stakeholders

Organisatorisch sterk

Education

Masterdiploma of gelijkwaardige relevante ervaring

Job description

Als Verantwoordelijke Interne Werking & Processen zorg je ervoor dat de administratieve werking, ondersteunende processen en systemen van PUC – KU Leuven Continue vlot, kwaliteitsvol en toekomstgericht functioneren. Je hebt een adviserende rol ten aanzien van de directeur op het vlak van interne werking, processen en verbeterinitiatieven. Concreet betekent dit:

Teamleiding en people management:

• Je stuurt de administratieve medewerkers aan, coacht hen en ondersteunt hun professionele ontwikkeling.
• Je bewaakt taakverdeling, werklast en continu teit van de operationele ondersteuning.
• Je stimuleert samenwerking en vormt de verbindende schakel tussen administratieve medewerkers, programmacoördinatoren, KU Leuven-diensten en externe partners.

Organisatieontwikkeling, procesregie en beleidsondersteuning:

• Je coördineert de interne werking en vertaalt strategische doelstellingen naar concrete prioriteiten en verbeterinitiatieven.
• Je brengt processen in kaart, bewaakt de samenhang ertussen en neemt proceseigenaarschap op voor organisatiebrede kernprocessen.
• Je detecteert knelpunten en opportuniteiten en vertaalt deze naar duurzame verbeteringen, digitaliserings- en verandertrajecten.
• Je analyseert operationele gegevens, pikt signalen op en formuleert onderbouwde adviezen en beleidsvoorstellen.
• Je fungeert als sparringpartner van de directeur en helpt strategische keuzes te vertalen naar een efficiënte en kwaliteitsvolle werking.

Financiële coördinatie en bewaking:

• Je bewaakt de kwaliteit en continu teit van de financieel-administratieve processen en de correcte opvolging van budgetten, inkomsten en uitgaven.
• Je ondersteunt de financiële rapportering en levert relevante input ter voorbereiding van beleidsmatige keuzes.
• Je coördineert de financieel-administratieve werking en draagt bij aan een correcte, efficiënte en kwaliteitsvolle uitvoering van
• Je bouwt een relevant netwerk uit en onderhoudt contacten met externe partners, leveranciers en KU Leuven-entiteiten.
• Je vertegenwoordigt PUC in overleg- en afstemmingsmomenten binnen jouw bevoegdheidsdomein.
• Je zorgt voor een kwaliteitsvolle opvolging van samenwerkingen en vertaalt signalen, noden en relevante inzichten naar de
• werking.

Vereisten:

• Je beschikt bij voorkeur over een masterdiploma of bent gelijkwaardig door relevante ervaring.
• Je hebt ervaring met leidinggeven, coaching en teamontwikkeling.
• Je hebt expertise in procesoptimalisatie, digitalisering en verandertrajecten. Je neemt eigenaarschap op en weet verbeterinitiatieven succesvol te realiseren.
• Je combineert analytisch inzicht met een pragmatische aanpak en weet data en operationele signalen te vertalen naar verbeteracties en onderbouwde aanbevelingen.
• Je bent organisatorisch sterk en behoudt overzicht in een complexe context.
• Je bent een verbindende en empathische communicator die vlot schakelt tussen verschillende stakeholders.
• Je bent flexibel en regelmatig avond- en sporadisch weekendwerk op verschillende locaties

Budget, Uitvoering, Administratie, Teamontwikkeling, Procesoptimalisatie, People management, Vertaling, Netwerken, Samenwerken, Coaching