Medewerker Onderwijs- en Internationaliseringsprocessen

KU Leuven; Leuven; Sur place; EUR 40 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

KU Leuven, BAES, zoekt een Medewerker Onderwijs- en Internationaliseringsprocessen om de onderwijs- en studentenprocessen vlot en kwaliteitsvol te laten verlopen. Je coördineert kernprocessen zoals goedkeuring van studieprogramma's, curriculumwijzigingen, examenorganisatie en roosterplanning, en werkt nauw samen met studenten, docenten en internationale partners.

Daarnaast bewaak je deadlines, signaleer je risico's en draag je bij aan documentatie en verdere optimalisatie in een internationale

Responsabilités

• Coördineert en beheert onderwijs- en studentenprocessen binnen BAES, waaronder de goedkeuring van individuele studieprogramma's, curriculumwijzigingen, examenorganisatie, uurroosters, mobiliteit en resultatenverwerking.
• Neemt een verbindende en coördinerende rol op tussen faculteiten, administratieve diensten, docenten en internationale partners, en zorgt voor afstemming van processen over instellingen heen.
• Bewakt de voortgang van dossiers, volgt deadlines op en signaleert risico's, knelpunten en afhankelijkheden.
• Fungeert als aanspreekpunt voor studenten, docenten en collega's en communiceert duidelijk en tijdig over processen en procedures.
• Draagt bij aan ontwikkeling, documentatie en optimalisatie van onderwijs- en administratieve processen en vertaalt knelpunten naar duurzame verbeteringen.
• Levert input voor overlegorganen en internationale werkgroepen en ondersteunt rapportering binnen KU Leuven.

Description du poste

Als Medewerker Onderwijs- en Internationaliseringsprocessen zorg je ervoor dat de onderwijs- en studentenprocessen binnen BAES vlot, correct en kwaliteitsvol verlopen.

Je bent verantwoordelijk voor een aantal kernprocessen binnen de opleiding, zoals de goedkeuring van individuele studieprogramma's, curriculumwijzigingen, uur- en examenroostering, mobiliteit en resultatenverwerking. Dat betekent onder meer dat je complexe planningsvraagstukken oplost, studenten ondersteunt bij studie- en mobiliteitsvragen en afstemt met docenten, faculteiten en internationale partners.

Deze functie gaat verder dan het uitvoeren van bestaande procedures. Door het internationale karakter van BAES moeten verschillende systemen, regelgeving en werkwijzen voortdurend op elkaar worden afgestemd. Soms bestaan processen nog niet volledig of moeten nieuwe oplossingen worden ontwikkeld. Dat vraagt iemand die graag structuur brengt in complexe situaties, zich kan vastbijten in een vraagstuk en tegelijk pragmatisch blijft zoeken naar werkbare oplossingen. Deze functie past dan ook vooral bij mensen die energie halen uit samenwerking, afstemming en het verder vormgeven van processen in een complexe en veranderende omgeving.

Je combineert analyse en coördinatie met een hands‑on aanpak: je denkt mee na over processen, bewaakt de uitvoering ervan en zorgt ervoor dat informatie tijdig en correct wordt gedeeld. Je onderhoudt daarbij contacten met studenten, docenten en partners binnen en buiten KU Leuven, bewaakt deadlines en draagt bij aan een vlotte samenwerking tussen de verschillende betrokken partijen.

Je werkt nauw samen met een collega die eveneens verantwoordelijk is voor onderwijs- en internationaliseringsprocessen binnen BAES. Jullie vormen een tandem: jullie kennen elkaars dossiers voldoende om continuïteit te garanderen, stemmen regelmatig af en ondersteunen elkaar tijdens piekperiodes. Tegelijk neemt ieder het voortouw in een eigen pakket van processen en verantwoordelijkheden.

Je komt terecht in een klein, gedreven en internationaal georiënteerd team waarin samenwerking, initiatief en wederzijdse ondersteuning centraal staan. Je staat er daarbij niet alleen voor. BAES maakt deel uit van de Faculteit Sociale Wetenschappen van KU Leuven, waar heel wat expertise aanwezig is rond onderwijs, internationalisering, regelgeving, studentenadministratie en kwaliteitszorg. Je kan rekenen op de ondersteuning van ervaren collega's binnen de faculteit en de universiteit.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je coördineert en beheert onderwijs- en studentenprocessen binnen BAES, waaronder de goedkeuring van individuele studieprogramma's, curriculumwijzigingen, examenorganisatie, uurroosters, mobiliteit en resultatenverwerking.
• Je neemt een verbindende en coördinerende rol op tussen faculteiten, administratieve diensten, docenten en internationale partners, en zorgt voor een vlotte afstemming van processen over verschillende instellingen heen.
• Je bewaakt de voortgang van dossiers, volgt deadlines op en signaleert tijdig risico's, knelpunten en afhankelijkheden.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor studenten, docenten en collega's en zorgt voor duidelijke, correcte en tijdige communicatie over processen en procedures.
• Je draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling, documentatie en optimalisatie van onderwijs- en administratieve processen. Je analyseert terugkerende vragen en knelpunten en vertaalt deze naar duurzame verbeteringen.
• Je levert inhoudelijke en operationele input voor overlegorganen en internationale werkgroepen en ondersteunt rapportering binnen... Voor meer informatie zie https://www.kuleuven.be/personeel/jobsite/jobs/60756968