HR-Procescoach

KU Leuven; Vlaams-Brabant; Hybrid; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Ecocheques

Uitgebreide verlofregeling

Kosteloze hospitalisatie- en groepsver

Tussenkomst in kosten openbaar vervoer

Job summary

KU Leuven zoekt een HR-procescoach om HR-processen continu te verbeteren en veranderingen duurzaam te verankeren. Je werkt binnen Personeelsbeleid ZAP en werkt samen met HR-experts, business- en data-analisten om knelpunten te vertalen naar concrete verbeteracties en draagvlak te creëren.

Je begeleidt teams bij het herdenken en verbeteren van processen, faciliteert workshops en vertaalt ontwerpen naar concrete acties en implementatieplannen.

Qualifications

• Masterdiploma of gelijkwaardige ervaring in HR of organisatieontwikkeling.
• Ervaring met verbeteren van dienstverlening in complexe administratieve omgevingen.
• Sterke analytische vaardigheden en hands-on verandermanagement.

Responsibilities

• Leiden van prototypes en verbetertrajecten in HR-processen van analyse tot implementatie.
• Faciliteren van workshops en werksessies om werkwijzen te definiëren en te verbeteren.
• Verbindingen leggen tussen HR-experts, business- en data-analisten en stakeholders.
• Veranderingen verankeren met werkafspraken, implementatieplannen en monitoring.
• Driehoek van regelgeving, beleid en praktijk afstemmen en draagvlak creëren.
• Coherente samenhang tussen processen, rollen en dienstverleningsdoelen bewaakt.

Skills

Procesverbetering

Veranderingsmanagement

Stakeholder management

Analytisch denken

Communicatie

Education

Masterdiploma

Job description

(ref. ATP-2026-417)
(Laatst aangepast: 07/10/26)

Als Personeelsdienst verlenen we advies en ontwikkelen we beleid, instrumenten en competenties inzake personeelsbeleid voor alle 14.000 medewerkers en ondersteunen we de faculteiten, departementen en diensten waarin ze werken. We staan voor een boeiende uitdaging. Verwachtingen van medewerkers en leidinggevenden evolueren voortdurend, regelgeving wordt complexer en digitalisering biedt nieuwe opportuniteiten om onze dienstverlening slimmer, efficiënter en toekomstgericht te organiseren.
Om deze verandering mee vorm te geven, zoeken we een HR-procescoach. Een professional die energie haalt uit het optimaliseren van dienstverlening zodat de kwaliteit van het resultaat verbetert en de inspanning van alle actoren verlicht wordt. Iemand die complexe vraagstukken kan vertalen naar werkbare oplossingen, teams begeleidt in verandering en samen met collega's duurzame verbeteringen realiseert.
Je start binnen het team Personeelsbeleid ZAP, dat meer dan 2.000 professoren ondersteunt tijdens hun volledige loopbaan aan KU Leuven, van aanwerving over benoeming en promotie tot evaluatie. Daar wacht een uitdagend verandertraject waarin vereenvoudiging, standaardisering, digitalisering en schaalbaarheid centraal staan. Vanuit deze rol krijg je de kans om een zichtbare impact te realiseren op een dienstverlening die essentieel is voor de academische werking van de universiteit.
Voor dit traject waren al belangrijke bouwstenen uitgewerkt. De huidige werking werd geanalyseerd, een toekomstgerichte werking werd ontworpen en de contouren van een transitieplan werden vastgelegd. De uitdaging ligt nu in de volgende fase: het verder concretiseren, realiseren en duurzaam verankeren van deze verandering in de dagelijkse werking.
Als procescoach krijg je hierin een sleutelrol. Je brengt ontwerp en praktijk samen, helpt teams de stap te zetten van idee naar uitvoering en zorgt ervoor dat de beoogde verandering daadwerkelijk leidt tot efficiëntere processen, een betere dienstverlening en een toekomstbestendige werking.
Na afloop van deze opdracht kan je expertise breder worden ingezet binnen de Personeelsdienst, waar je mee vorm geeft aan organisatiebrede verbeter-, digitaliserings- en transformatieprojecten.

Jouw uitdaging

Als procescoach ben je de drijvende kracht achter het continu optimaliseren van een aantal HR-processen. Je zorgt ervoor dat strategische keuzes worden vertaald naar concrete en duurzame resultaten en beantwoorden aan de noden van het werkveld in de dagelijkse praktijk.

Je begeleidt teams bij het herdenken en verbeteren van processen, creëert draagvlak voor nieuwe werkwijzen, je nodigt collega’s uit om vanuit de dagelijkse praktijk verbetervoorstellen vorm te geven en helpt collega's om deze te implementeren in hun dagelijkse werking.

Daarbij combineer je een scherp oog voor processen en systemen met aandacht voor de mensen die ermee werken.

Je brengt medewerkers, leidinggevenden, HR-experten en businessanalisten samen rond een gedeelde ambitie. Door verschillende belangen, verwachtingen en expertises te verbinden en samenwerking over team- en dienstgrenzen heen te stimuleren, help je bouwen aan een moderne en toekomstgerichte HR-dienstverlening.

• Je begeleidt, binnen de mogelijkheden van tijd, mensen en middelen, kleine en grotere procesverbeteringen van analyse tot implementatie en verankering.
• Je analyseert, samen met business analisten, bestaande HR-processen en bouwt verder op eerdere analyses om knelpunten, inefficiënties en verbetermogelijkheden bloot te leggen.
• Je neemt ownership op over een aantal sleutelprocessen, zodat je vanuit een grondig inzicht en eigen ervaring verbeterinitiatieven kunt opzetten en opvolgen met de betrokken teams.
• Je faciliteert workshops en werksessies waarin collega's samen nieuwe werkwijzen uitwerken, afstemmen en implementeren.
• Je creëert draagvlak bij faculteiten, departementen en campussen, leidinggevenden, medewerkers en andere stakeholders en begeleidt hen doorheen verandering.
• Je werkt nauw samen met HR-experten en business- en data-analisten, een collega procescoach en de HR-partners. Waar HR-experten hun kennis van regelgeving, beleid en praktijk inbrengen en business analisten de vertaalslag maken naar oplossingen en digitale verbeteringen, zorg jij voor de verbinding tussen beide. Je verbindt de verschillende perspectieven, creëert draagvlak en zorgt ervoor dat nieuwe oplossingen ook effectief worden toegepast in de praktijk.
• Je vertaalt procesontwerpen naar concrete acties, werkafspraken en implementatieplannen.
• Je bewaakt de samenhang tussen processen, rollen, systemen en dienstverlening.
• Je ondersteunt teams bij de invoering van nieuwe werkwijzen en stimuleert een cultuur van continue verbetering.
• Je volgt verbeterinitiatieven op, monitort de voortgang en stuurt bij waar nodig.
• Je detecteert risico's en weerstand tijdig en neemt gerichte acties om veranderingen duurzaam te verankeren.

Je bent iemand die het continu verbeteren van de HR-dienstverlening weet om te zetten in concrete resultaten. Je combineert analytische scherpte met sterke communicatieve vaardigheden en weet mensen mee te nemen in een gezamenlijke ambitie.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende profiel:

• Je beschikt over een masterdiploma of gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt ervaring met het verbeteren van dienstverlening, bij voorkeur in een complexe administratieve omgeving.
• Je analyseert complexe processen vlot en vertaalt inzichten naar concrete verbeteracties waarbij je opportuniteiten voor digitalisering opspoort.
• Je bouwt gemakkelijk bruggen tussen verschillende stakeholders en creëert draagvlak.
• Je combineert structuur en methodiek met pragmatiek en resultaatgerichtheid.
• Je communiceert helder in het Nederlands en maakt complexe materie toegankelijk voor diverse doelgroepen.
• Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief verbinding en samenwerking.
• Ervaring binnen HR, een kennisintensieve organisatie of een complexe administratieve omgeving is een meerwaarde.

We beogen een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur. Je kan rekenen op een job in een topteam van een 7-tal collega's, vol afwisseling en met ruimte voor professioneel groeien en het opnemen van verantwoordelijkheden.

Je werkt in het autoluwe hartje van Leuven. Na je inwerktraject kan je gebruik maken van de telewerkregeling van KU Leuven.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 8. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een uitgebreider opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 7. Graad 9 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die van bij aanvang, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.

Hiernaast bieden wij ecocheques, een uitzonderlijke verlofregeling, een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, tussenkomst in kosten openbaar vervoer, (elektrische) fiets of fietslease, telewerkvergoeding, en nog meer. Details omtrent het salarispakket kan je terugvinden op de jobsite.

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij de heer Yves Soen, mail: [e-mail]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Mieke Coenen, mail: [e-mail].

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

Tewerkstellingspercentage: Voltijds

Solliciteren tot en met: 28/10/2026 23:59 CET