Medewerker Onderwijs- en Internationaliseringsprocessen

KU Leuven; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

KU Leuven BAES zoekt een Medewerker Onderwijs- en Internationaliseringsprocessen om onderwijs- en studentenprocessen vlot en kwaliteitsvol te laten verlopen. Je beheert kernprocessen zoals goedkeuring van individuele studieprogramma's, roosterplanning en mobiliteit, en werkt nauw samen met studenten, docenten en internationale partners.

Je combineert analyse en coördinatie met hands-on uitvoering, bewaakt deadlines en draagt bij aan procesverbeteringen.

Qualifications

• Bachelor­diploma of gelijkwaardige ervaring aantoonbaar werk- en denkniveau.
• Enkele jaren ervaring in opvolgen, coördineren of optimaliseren van complexe processen in hoger onderwijs.
• Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor samenwerking en planning.
• Analytisch vermogen met het vermogen om dossiers te doorgronden en prioriteiten te stellen.
• Comfortabel in een veranderende omgeving en in interculturele context.

Responsibilities

• Coördineren en beheren van onderwijs- en studentenprocessen binnen BAES, zoals goedkeuring van SP's, curriculumwijzigingen en examenorganisatie.
• Verantwoordelijk voor uurroosters, mobiliteit en resultatenverwerking.
• Fungeert als verbindende schakel tussen faculteiten, administratieve diensten, docenten en internationale partners.
• Bewaken van deadlines, risico's en afhankelijkheden en tijdige communicatie naar alle stakeholders.
• Actieve bijdrage leveren aan ontwikkeling, documentatie en optimalisatie van processen en organisatorische omgeving.
• Input leveren voor overlegorganen en internationale werkgroepen.

Skills

Analytisch denken

Coördinatie

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Samenwerken

Education

Bachelor diploma

Job description

Als Medewerker Onderwijs- en Internationaliseringsprocessen zorg je ervoor dat de onderwijs- en studentenprocessen binnen BAES vlot, correct en kwaliteitsvol verlopen.

Je bent verantwoordelijk voor een aantal kernprocessen binnen de opleiding, zoals de goedkeuring van individuele studieprogramma's, curriculumwijzigingen, uur- en examenroostering, mobiliteit en resultatenverwerking. Dat betekent onder meer dat je complexe planningsvraagstukken oplost, studenten ondersteunt bij studie- en mobiliteitsvragen en afstemt met docenten, faculteiten en internationale partners.

Deze functie gaat verder dan het uitvoeren van bestaande procedures. Door het internationale karakter van BAES moeten verschillende systemen, regelgeving en werkwijzen voortdurend op elkaar worden afgestemd. Soms bestaan processen nog niet volledig of moeten nieuwe oplossingen worden ontwikkeld. Dat vraagt iemand die graag structuur brengt in complexe situaties, zich kan vastbijten in een vraagstuk en tegelijk pragmatisch blijft zoeken naar werkbare oplossingen. Deze functie past dan ook vooral bij mensen die energie halen uit samenwerking, afstemming en het verder vormgeven van processen in een complexe en veranderende omgeving.

Je combineert analyse en coördinatie met een hands-on aanpak: je denkt mee na over processen, bewaakt de uitvoering ervan en zorgt ervoor dat informatie tijdig en correct wordt gedeeld. Je onderhoudt daarbij contacten met studenten, docenten en partners binnen en buiten KU Leuven, bewaakt deadlines en draagt bij aan een vlotte samenwerking tussen de verschillende betrokken partijen.

Je werkt nauw samen met een collega die eveneens verantwoordelijk is voor onderwijs- en internationaliseringsprocessen binnen BAES. Jullie vormen een tandem: jullie kennen elkaars dossiers voldoende om continu teit te garanderen, stemmen regelmatig af en ondersteunen elkaar tijdens piekperiodes. Tegelijk neemt ieder het voortouw in een eigen pakket van processen en verantwoordelijkheden.

Je komt terecht in een klein, gedreven en internationaal georiënteerd team waarin samenwerking, initiatief en wederzijdse ondersteuning centraal staan. Je staat er daarbij niet alleen voor. BAES maakt deel uit van de Faculteit Sociale Wetenschappen van KU Leuven, waar heel wat expertise aanwezig is rond onderwijs, internationalisering, regelgeving, studentenadministratie en kwaliteitszorg. Je kan rekenen op de ondersteuning van ervaren collega's binnen de faculteit en de universiteit.

• Je coördineert en beheert onderwijs- en studentenprocessen binnen BAES, waaronder de goedkeuring van individuele studieprogramma's, curriculumwijzigingen, examenorganisatie, uurroosters, mobiliteit en resultatenverwerking.
• Je neemt een verbindende en coördinerende rol op tussen faculteiten, administratieve diensten, docenten en internationale partners, en zorgt voor een vlotte afstemming van processen over verschillende instellingen heen.
• Je bewaakt de voortgang van dossiers, volgt deadlines op en signaleert tijdig risico's, knelpunten en afhankelijkheden.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor studenten, docenten en collega's en zorgt voor duidelijke, correcte en tijdige communicatie over processen en procedures.
• Je draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling, documentatie en optimalisatie van onderwijs- en administratieve processen. Je analyseert terugkerende vragen en knelpunten en vertaalt deze naar duurzame verbeteringen.
• Je levert inhoudelijke en operationele input voor overlegorganen en internationale werkgroepen

• meer informatie zie personeel/jobsite/jobs/

Je herkent jezelf in (een groot deel van) het volgende profiel:

• Je beschikt over een bachelordiploma of hebt relevante ervaring die aantoont dat je over een vergelijkbaar werk- en denkniveau beschikt.
• Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring in het opvolgen, coördineren of optimaliseren van complexe processen, binnen of buiten het hoger onderwijs.
• Je krijgt energie van organiseren, plannen en puzzelen met complexe vraagstukken. Je kan voldoende de diepte ingaan om complexe dossiers echt te doorgronden, terwijl je tegelijk het overzicht bewaart en prioriteiten weet te stellen.
• Je bent analytisch sterk en slaagt erin complexe informatie, randvoorwaarden en belangen tegen elkaar af te wegen. Het zoeken naar werkbare oplossingen binnen die context geeft je voldoening.
• Je voelt je comfortabel in een omgeving waar processen en afspraken nog in ontwikkeling zijn, en weet ook in die context richting en overzicht te bewaren.
• Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid op voor je dossiers, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.
• Je kan goed inschatten wanneer je zelf beslissingen kan nemen en wanneer afstemming of overleg nodig is.
• Je bent communicatief sterk en weet uiteenlopende stakeholders met elkaar te verbinden. Je bouwt vlot constructieve relaties op en beweegt je gemakkelijk tussen verschillende organisaties, teams en perspectieven.
• Je werkt graag samen en voelt je mee verantwoordelijk voor het succes van het team als geheel.
• Je behoudt het overzicht tijdens drukke periodes, kan schakelen tussen verschillende dossiers en gaat zorgvuldig om met deadlines.
• Je hebt affiniteit met internationale samenwerking en voelt je comfortabel in een interculturele context.

Uitvoering, Sociale wetenschap, Administratie, Beslissingen nemen, Communicatie, Analyse, Kwaliteitsborging, Organisatievermogen, Onderwijs, Communicatief sterk, Samenwerken