Verantwoordelijke Interne Werking & Processen

KU Leuven; Kortrijk; Sur place; EUR 80 000 - 110 000; Plein temps

Résumé du poste

PUC - KU Leuven Continue zoekt een verantwoordelijke voor interne werking en processen die ervoor zorgt dat administratieve werking, ondersteunende processen en systemen vlot, kwaliteitsvol en toekomstgericht functioneren.

Je hebt een adviserende rol ten aanzien van de directeur en begeleidt teamleden in hun ontwikkeling, bewaakt prioriteiten en coördineert samenwerking met KU Leuven-diensten en externe partners.

Responsabilités

• Leidt de administratieve medewerkers en coacht hen voor professionele ontwikkeling.
• Bewaakt taakverdeling, werklast en continuïteit van de operationele ondersteuning.
• Stimuleert samenwerking en vormt de verbindende schakel tussen administratieve medewerkers, programmacoördinatoren, KU Leuven-diensten en externe partners.
• Coördineert de interne werking en vertaalt strategische doelstellingen naar concrete prioriteiten en verbeterinitiatieven.
• Brengt processen in kaart, bewaakt samenhang en neemt proceseigenaarschap voor kernprocessen.
• Detecteert knelpunten en kansen en vertaalt deze naar duurzame verbeteringen, digitalisering en verandertrajecten.
• Analyseert operationele gegevens, pikt signalen op en formuleert onderbouwde adviezen en beleidsvoorstellen.
• Fungeert als sparringpartner van de directeur en helpt strategische keuzes te vertalen naar een efficiënte en kwaliteitsvolle werking.
• Bewaakt de kwaliteit en continuïteit van financieel-administratieve processen en de opvolging van budgetten, inkomsten en uitgaven, en levert input voor beleidskeuzes.

Description du poste

Als Verantwoordelijke Interne Werking & Processen zorg je ervoor dat de administratieve werking, ondersteunende processen en systemen van PUC - KU Leuven Continue vlot, kwaliteitsvol en toekomstgericht functioneren. Je hebt een adviserende rol ten aanzien van de directeur op het vlak van interne werking, processen en verbeterinitiatieven. Concreet betekent dit:

Teamleiding en people management:

• Je stuurt de administratieve medewerkers aan, coacht hen en ondersteunt hun professionele ontwikkeling.
• Je bewaakt taakverdeling, werklast en continuïteit van de operationele ondersteuning.
• Je stimuleert samenwerking en vormt de verbindende schakel tussen administratieve medewerkers, programmacoördinatoren, KU Leuven-diensten en externe partners.

Organisatieontwikkeling, procesregie en beleidsondersteuning:

• Je coördineert de interne werking en vertaalt strategische doelstellingen naar concrete prioriteiten en verbeterinitiatieven.
• Je brengt processen in kaart, bewaakt de samenhang ertussen en neemt proceseigenaarschap op voor organisatiebrede kernprocessen.
• Je detecteert knelpunten en opportuniteiten en vertaalt deze naar duurzame verbeteringen, digitaliserings- en verandertrajecten.
• Je analyseert operationele gegevens, pikt signalen op en formuleert onderbouwde adviezen en beleidsvoorstellen.
• Je fungeert als sparringpartner van de directeur en helpt strategische keuzes te vertalen naar een efficiënte en kwaliteitsvolle werking.

Financiële coördinatie en bewaking:

• Je bewaakt de kwaliteit en continuïteit van de financieel-administratieve processen en de correcte opvolging van budgetten, inkomsten en uitgaven.
• Je ondersteunt de financiële rapportering en levert relevante input ter voorbereiding van beleidsmatige keuzes.
• Je coördineert de financieel-administratieve werking en draagt bij aan een correcte, efficiënte en kwaliteitsvolle uitvoering van processen.

Externe afstemming en vertegenwoordiging:

• Je bouwt een relevant netwerk uit en onderhoudt contacten met externe partners, leveranciers en KU Leuven-entiteiten.
• Je vertegenwoordigt PUC in overleg- en afstemmingsmomenten binnen jouw bevoegdheidsdomein.
• Je zorgt voor een kwaliteitsvolle opvolging van samenwerkingen en vertaalt signalen, noden en relevante inzichten naar de interne werking.