Departementaal Manager

KU Leuven; Leuven; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

KU Leuven zoekt een Departementaal Manager/Beheerder in Leuven, verantwoordelijk voor het beleid en beheer van het departement. Je ondersteunt de departementsvoorzitter en bewaakt de operationele werking, terwijl je verantwoordelijk bent voor HR, financiën en optimalisaties.

Je faciliteert de bestuursorganen en staat in voor de ontwikkeling van je team. We zoeken iemand met sterke financiële, HR en leidinggevende vaardigheden die kan bijdragen aan de lange termijndoelen van KU Leuven.

Qualifications

• Ervaring in leidinggevende functies, bij voorkeur in een academische omgeving.
• Ondersteunende rol in budgetbeheer en HR-processen.
• Vaardigheden in adviseren en strategisch denken.

Responsibilities

• Leiden van het departement en ondersteunen van de departementsvoorzitter.
• Bewaken van de operationele werking van het departement.
• Beheren van departementale middelen en budgetcyclus.
• Coördineren van HR-beleid en teamvoering.

Skills

Leiderschapsvaardigheden

Financieel beheer

HR-beheer

Strategisch inzicht

Communicatievaardigheden

Job description

Als Departementaal Manager/Beheerder heb je een leidinggevende rol in het beleid en het beheer van het departement. Dit doe je voor een breed spectrum aan domeinen waaronder HR, financiën, algemene administratieve ondersteuning, VGM, communicatie, PR en ICT. Vanuit je inzicht in de strategische doelstellingen en operationele werking ondersteun je de academische opdracht van je departement. Je neemt hierbij de volgende verantwoordelijkheden op:

• Je ondersteunt de departementsvoorzitter en -vicevoorzitter in brede zin. Je werkt met je voorzitter als tandem, elk vanuit de eigen finaliteit, en bewaakt samen de operationele werking en de lange termijndoelstellingen van het departement. Samen met de voorzitter, vicevoorzitter en de afdelingshoofden vorm je het dagelijks bestuursteam van het departement.
• Je stemt alle aspecten van de bedrijfsvoering (HR, financiën, VGM, ICT, ...) op elkaar af en zorgt dat alle lokale processen optimaal aansluiten op de kernprocessen van KU Leuven. Je staat in voor het continu verbeteren en implementeren van de bedrijfsvoering en doet voorstellen voor optimalisaties en investeringen in personeel en/of middelen.
• Je faciliteert de lokale bestuursorganen (departementsbestuur en departementsraad) en adviesorganen (Industriële Adviesraad) en je zorgt voor de operationalisering van alle beleidsbeslissingen. Je bent een volwaardig lid van deze bestuursorganen. Je geeft input aan het bestuur zodat dit realistische en doeltreffende beslissingen kan nemen. Hierbij heb je een belangrijke adviesfunctie vanuit je operationele kennis en strategisch inzicht.
• Je staat in voor het goed beheer van de departementale middelen (personeelsbudget en werkingsbudget) en ondersteunt de volledige budgetcyclus.
• Je bent verantwoordelijk voor het lokale personeelsbeheer en -beleid in nauw partnerschap met alle leidinggevenden in het departement, met het administratieve ATP en met de centrale Personeelsdienst van KU Leuven. Dit doe je voor zowel soft HR als hard HR. Hierbij zorg je voor goed people management in het departement en grijp je in als er problemen ontstaan.
• Je vertegenwoordigt het departement binnen KU Leuven en neemt een trekkende rol op in het overleg met de faculteit en met andere entiteiten. Door je actieve deelname aan departementsoverschrijdend overleg en werkgroepen zorg je voor een balans tussen de belangen van het departement en de universiteit.
• Je stuurt het team van ATP-medewerkers aan. Deze omvatten het administratieve team (3 VTE), het technisch ondersteunend team (8 VTE) en het PR-team (0.5 VTE). Je legt hierbij de nadruk op de coördinatie van processen en teamleden en zorgt voor de voortdurende professionele ontwikkeling van je medewerkers. Je staat garant voor de inpassing van je teams in de langetermijnvisie van het departement.