Secrétaire de Direction (H/F/X)

Centre public d'Action sociale de Fleurus; Wanfercée-Baulet; Sur place; EUR 22 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

Centre public d'Action sociale de Fleurus recrute une secrétaire de direction pour assister la Directrice générale et assurer le fonctionnement quotidien du service administratif. Vous gérerez l'agenda, les courriers et les communications, préparerez les dossiers, planifierez les réunions et préparerez les échanges avec les services et partenaires, tout en garantissant confidentialité et discrétion.

Vous serez l’interlocuteur.trice privilégié.e des usagers et prestataires et participerez à

Qualifications

• Expérience en secrétariat ou assistance de direction demandée.
• Rigueur, autonomie et sens de l’organisation.
• Discrétion et respect strict de la confidentialité.
• Excellentes capacités d’accueil et de communication.
• Bon esprit d’équipe et fiabilité.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la Directrice générale (agenda, mails, appels).
• Préparer et suivre les dossiers et documents administratifs.
• Organiser les réunions et planifier les rendez-vous.
• Coordonner les instances du CPAS et respecter les échéances.
• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer l'économat et l'approvisionnement des services.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Sens de l’organisation

Discrétion

Confidentialité

Description du poste

Description de la fonction :

Le CPAS de Fleurus recrute un.e secrétaire de direction pour sa Directrice générale.

Véritable point d’appui de la Directrice générale, le/la secrétaire de direction contribue à son bon fonctionnement quotidien en assurant le suivi administratif, l’organisation des activités, la gestion des communications et la préparation des dossiers. Il/elle est également un.e interlocuteur.trice privilégié.e des services, partenaires et usagers et contribue, par son professionnalisme, à véhiculer une image positive et qualitative de la Direction. La fonction requiert rigueur, autonomie, sens de l’organisation, discrétion et respect strict de la confidentialité.

Plus précisément, il/elle réalise les tâches suivantes :

• Assurer le secrétariat de la Directrice générale : gestion de l’agenda, des appels, des courriers et des boîtes mails partagées, transmissions des informations en fonction de leur degré d’urgence, suivi des demandes et des communications ;
• Préparer et assurer le suivi des dossiers : mise en forme, encodage, vérification de la conformité, classement et archivage des documents ;
• Organiser les réunions et rendez-vous : planification, convocations, préparation des documents, réservation des salles et gestion de la logistique nécessaire ;
• Assurer le suivi et la coordination des instances du CPAS et être garante du respect des échéances : établir, à partir des dates fixées par les instances (Bureau permanent, Conseil de l’action sociale, concertations, Comité social, …) le calendrier des actions à mener, anticiper les délais nécessaires à la préparation des dossiers et à l’envoi des convocations, veiller au respect des échéances et assurer la coordination des documents nécessaires aux séances ainsi que le suivi des procès-verbaux et la transmission des informations aux autorités de tutelle, transmission des informations pour le paiement des jetons de présence ;
• Assurer le secrétariat du Comité de Direction : planification, convocations, préparation des documents, rédaction du procès-verbal ;
• Assurer un accueil professionnel : accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes, tant par téléphone que physiquement, avec diplomatie et discrétion ;
• Apporter un soutien organisationnel à la Direction : recherche et diffusion d’informations, travaux de bureautique, tenue de rapports et registres (rapport de rémunérations/ registre institutionnel), organisation de certains événements ;
• Assurer la gestion de l’économat pour l’ensemble des services administratifs : tenue de l’inventaire, suivi des commandes et gestion des approvisionnements nécessaires au bon fonctionnement des services.