Responsable back office (H/F/X)

NEVA’S; Luik; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

NEVA’S recherche un/e assistant/e administratif/ve pour prendre en charge le back-office, organiser les activités quotidiennes et assurer la gestion des dossiers clients et travailleurs. Vous préparerez contrats, devis et documents administratifs, et suivrez les commandes, les factures et les paiements.

Le rôle implique la coordination entre la direction, les équipes sur le terrain, les clients et les fournisseurs, ainsi que le suivi des échéances contractuelles et administratives.

Responsabilités

• organiser et suivre les activités administratives du back-office
• assurer la gestion et la mise à jour des dossiers des clients et des travailleurs
• préparer les contrats commerciaux, devis, offres et documents administratifs
• enregistrer et suivre les commandes et demandes des clients
• préparer les éléments nécessaires à la facturation
• contrôler les prestations enregistrées avant leur transmission à la facturation et au secrétariat social
• assurer le suivi administratif des factures et des paiements
• centraliser les horaires, absences et modifications de planning
• transmettre les informations administratives au secrétariat social
• participer au suivi administratif des recrutements
• préparer les documents nécessaires à l’entrée en service des nouveaux travailleurs
• gérer les appels, courriels et demandes administratives
• assurer le classement et l’archivage des documents
• préparer des tableaux de suivi et des rapports à destination de la direction
• suivre les échéances administratives et contractuelles
• coordonner les échanges entre la direction, les équipes de terrain, les clients et les fournisseurs
• proposer des améliorations dans l’organisation et les procédures administratives

Description du poste

• organiser et suivre les activités administratives du back-office ;
• assurer la gestion et la mise à jour des dossiers des clients et des travailleurs ;
• préparer les contrats commerciaux, devis, offres et documents administratifs ;
• enregistrer et suivre les commandes et demandes des clients ;
• préparer les éléments nécessaires à la facturation ;
• contrôler les prestations enregistrées avant leur transmission à la facturation et au secrétariat social ;
• assurer le suivi administratif des factures et des paiements ;
• centraliser les horaires, absences et modifications de planning ;
• transmettre les informations administratives au secrétariat social ;
• participer au suivi administratif des recrutements ;
• préparer les documents nécessaires à l’entrée en service des nouveaux travailleurs ;
• gérer les appels, courriels et demandes administratives ;
• assurer le classement et l’archivage des documents ;
• préparer des tableaux de suivi et des rapports à destination de la direction ;
• suivre les échéances administratives et contractuelles ;
• coordonner les échanges entre la direction, les équipes de terrain, les clients et les fournisseurs ;
• proposer des améliorations dans l’organisation et les procédures administratives.