Employé administratif (H/F/X)

MDS AMBULANCE; Boussu; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

MDS AMBULANCE recherche un agent administratif pour soutenir les services d’administration et de gestion. Vous rédigerez et mettrez en forme des documents, gérerez les courriers et suivrez les dossiers avec rigueur.

Vous serez en charge des appels téléphoniques, de la gestion des bases de données et du suivi des factures et des stocks, en favorisant la collaboration entre les départements.

Responsabilités

• Rédaction, mise en forme et gestion de documents administratifs (courriers, rapports, comptes-rendus, contrats).
• Classement et archivage des documents physiques et numériques.
• Mise à jour et suivi des dossiers administratifs.
• Assurer le suivi des procédures administratives (dossiers de candidature, demandes de subventions, etc.).
• Gestion des relances et des délais.
• Préparation et suivi des factures et paiements.
• Gestion des commandes de fournitures et suivi des stocks.
• Suivi des notes de frais et des remboursements.
• Collaborer avec les autres services et départements pour assurer la fluidité des opérations administratives.

Description du poste

1. Gestion de la documentation :

• Rédaction, mise en forme et gestion de documents administratifs (courriers, rapports, comptes-rendus, contrats).
• Classement et archivage des documents physiques et numériques.
• Mise à jour et suivi des dossiers administratifs.

2. Gestion des appels et de la correspondance :

• Réception et transfert des appels téléphoniques.
• Réception et envoi de courriers électroniques et physiques.
• Rédaction de courriers, réponses aux demandes d'informations.

3. Gestion des bases de données :

• Mise à jour et gestion des bases de données clients, fournisseurs ou autres.
• Saisie de données et vérification de leur exactitude.

4. Suivi administratif des dossiers :

• Assurer le suivi des procédures administratives (dossiers de candidature, demandes de subventions, etc.).
• Gestion des relances et des délais.

5. Gestion financière de base :

• Préparation et suivi des factures et paiements.
• Gestion des commandes de fournitures et suivi des stocks.

Suivi des notes de frais et des remboursements.

6. Travail en équipe :

• Collaborer avec les autres services et départements pour assurer la fluidité des opérations administratives.
• Participer à des réunions internes pour apporter un soutien logistique.

7. Support aux différents services :

• Apporter un soutien administratif aux différents départements (ressources humaines, comptabilité, gestion de projet, etc.).
• Assurer un rôle de relais d'information au sein de l'entreprise.

8. Veille réglementaire et conformité :

• S’assurer que les procédures administratives respectent les normes et régulations en vigueur.
• Préparation des documents nécessaires pour les audits ou contrôles internes.

9. Utilisation d'outils bureautiques :

• Utilisation de logiciels de gestion (Excel, Word, PowerPoint, logiciels de gestion de projets ou de comptabilité, etc.).
• Mise à jour de fichiers partagés, gestion des courriels et des agendas électroniques.

Ces tâches peuvent varier en fonction des spécificités de l'entreprise ou de l'organisation, mais cette liste couvre l'essentiel des missions typiques pour un agent administratif ou une agente administrative.