RECEPTIONNIST(E) M/V

CITY ONE; Brussel; On-site; EUR 25,000 - 32,000; Full time

Job summary

CITY ONE recherche un réceptionniste(trice) pour assurer un accueil de qualité des visiteurs et clients, et coordonner les activités associées à l’accueil et au musée.

Vous enregistrerez les visiteurs, répondrez aux appels et gérerez les demandes générales tout en maintenant l’ordre et la propreté de l’espace d’accueil.

Qualifications

• Accueil des visiteurs et clients de manière professionnelle et chaleureuse.
• Réceptionner les appels téléphoniques et les transférer.
• Gérer les e-mails et les demandes générales.
• Préparer et gérer les salles de réunion.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et les clients de manière professionnelle et chaleureuse.
• Enregistrer les visiteurs et les orienter vers la personne ou le service approprié.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants et les transférer aux interlocuteurs concernés.
• Gérer les e-mails et les demandes générales.
• Gérer et préparer les salles de réunion.
• Réceptionner et distribuer le courrier, les colis et les livraisons.
• Assurer un soutien administratif général.
• Veiller à l’ordre et à la propreté de l’espace d’accueil.
• Accueillir les visiteurs du musée et les accompagner dans le cadre de leur visite.
• Coordonner les visites de groupes réservées et préparer les groupes à leur musée.

Job description

En tant que réceptionniste, vous êtes le premier point de contact des visiteurs, des clients et des collaborateurs. Vous assurez un accueil professionnel, chaleureux et convivial, contribuant ainsi à l’image positive de l’organisation.

Tâches et responsabilités :

• Accueillir les visiteurs et les clients de manière professionnelle et chaleureuse.
• Enregistrer les visiteurs et les orienter vers la personne ou le service approprié.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants et les transférer aux interlocuteurs concernés.
• Gérer les e-mails et les demandes générales.
• Gérer et préparer les salles de réunion.
• Réceptionner et distribuer le courrier, les colis et les livraisons.
• Assurer un soutien administratif général.
• Veiller à l’ordre et à la propreté de l’espace d’accueil.
• Accueillir les visiteurs du musée et les accompagner dans le cadre de leur visite.
• Coordonner les visites de groupes réservées et préparer les groupes à leur visite du musée, notamment en mettant à leur disposition les audioguides.
• Veiller au respect des procédures internes et des consignes de sécurité.

Functieomschrijving – Receptionist(e)

Als receptionist(e) bent u het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en medewerkers. U zorgt voor een professioneel, friendly en gastvrij onthaal en draagt bij aan een positieve uitstraling van de organisatie.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Bezoekers en klanten vriendelijk en professioneel ontvangen.
• Bezoekers registreren en doorverwijzen naar de juiste contactpersoon of dienst.
• Inkomende telefoongesprekken beantwoorden en doorverbinden.
• E-mails en algemene aanvragen behandelen.
• Vergaderzalen beheren en voorbereiden.
• Post, pakketten en leveringen ontvangen en verdelen.
• Algemene administratieve ondersteuning bieden.
• Toezien op de orde en netheid van de receptieruimte.
• Museumbezoekers ontvangen en begeleiden bij hun bezoek.
• Geplande groepsbezoeken coördineren en de groepen voorbereiden op hun museumbezoek, onder meer door het uitdelen van audioguides.
• De interne procedures en veiligheidsvoorschriften naleven.