Project Management Officer Samenwerkingsmodel UGent

UNIVERSITEIT GENT; Gent; On-site; EUR 56,000 - 86,000; Full time

Job summary

Universiteit Gent zoekt een Project Management Officer (PMO) die het programmamanagement ondersteunt bij planning, coördinatie en opvolging van het transformatieprogramma voor administratieve ondersteuning in onderwijs en onderzoek.

U werkt aan roadmaps, mijlpalen en opvolgingsmechanismen, bewaakt scope, timing en risico's, en levert uniforme rapportering en documentatie aan stakeholders op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Qualifications

• Ervaring met BPM, projectmanagement en verandermanagement is vereist.
• Bereidheid tot koordinatie en samenwerking tussen faculteiten en diensten.
• Vermogen om strategische doelstellingen te vertalen naar concrete mijlpalen en acties.

Responsibilities

• Ondersteunt de programmaleiding bij planning, coördinatie en uitvoering van het samenwerkingsmodel.
• Bewakt de samenhang tussen verbeter- en verandertrajecten.
• Verduidelijkt programmadoelstellingen naar roadmaps en opvolgingsmechanismen.
• Beheert scope, timing, kwaliteit, risico's, afhankelijkheden en middelen.
• Ontwikkelt en onderhoudt rapportering- en opvolgingsinstrumenten voor het programma.
• Bereidt beleidsvoorstellen, voortgangsrapporten en dossiers voor.
• Ondersteunt projectleiders en proceseigenaars met BPM, projectmanagement en changemanagement.
• Faciliteert overleg tussen faculteiten, universiteitsdiensten en stakeholders.
• Stimuleert kennisdeling en uniforme werkwijzen.

Skills

Project management

Stakeholder management

Risico management

Procesvernieuwing

Tools

BPM

Rapportering

Job description

De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.

Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.

De Universiteit Gent staat voor een belangrijke transformatie. Om de kwaliteit, efficiëntie en toekomstbestendigheid van de administratief-technische ondersteuning van onderwijs en onderzoek te versterken, implementeren we de komende jaren een vernieuwd samenwerkingsmodel tussen faculteiten en universiteitsdiensten. De UGent wil méér bereiken met mensen, processen, data en technologie (AI); een kwaliteitsvolle administratieve ondersteuning van onderwijs en onderzoek vraagt om een sterke samenwerking over organisatorische grenzen heen.

Als Project Management Officer (PMO) ondersteun je de programmaleiding bij de planning, coördinatie en opvolging van dit universiteitsbrede transformatieprogramma. Je bewaakt de samenhang tussen de verschillende werkstromen rond procesvernieuwing, organisatieontwikkeling en samenwerking tussen faculteiten en universiteitsdiensten. Je vertaalt strategische doelstellingen naar concrete mijlpalen, acties, verantwoordelijkheden en besluitvormingsmomenten. Je volgt de voortgang van het programma systematisch op en beheert risico's, afhankelijkheden, middelen en beslissingen. Daarnaast ondersteun je projectteams met uniforme methodieken, kwaliteitsstandaarden, documentatie en rapportering. Je faciliteert overleg en zorgt voor een heldere informatie-uitwisseling tussen stakeholders op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Zo draag je bij aan een beheerste uitvoering, tijdige besluitvorming en duurzame verankering van vernieuwde end-to-endprocessen en het samenwerkingsmodel binnen de UGent.

Concreet

• je ondersteunt de programmaleiding bij de planning, coördinatie en uitvoering van het samenwerkingsmodel
• je bewaakt de samenhang tussen de verschillende verbeter- en verandertrajecten
• je vertaalt programmadoelstellingen naar concrete roadmaps, mijlpalen en opvolgingsmechanismen
• je bewaakt scope, timing, kwaliteit, risico's, afhankelijkheden en middelen
• je ontwikkelt en onderhoudt rapporterings- en opvolgingsinstrumenten voor het programma
• je bereidt beleidsvoorstellen, voortgangsrapporten en besluitvormingsdossiers voor
• je ondersteunt (interne en externe) projectleiders en proceseigenaars met methodieken rond BPM, projectmanagement en changemanagement
• je faciliteert overleg tussen faculteiten, universiteitsdiensten en andere stakeholders
• je stimuleert kennisdeling, uitwisseling van goede praktijken en uniforme werkwijzen
• je draagt bij aan de duurzame verankering van procesdenken, samenwerking en continue verbetering binnen de UGent

Deze functie wordt organisatorisch verankerd binnen de Universiteitsdienst Mens en Organisatie, als onderdeel van de cluster Organisatieontwikkeling, Welzijn en Engagement. De functie wordt strategisch aangestuurd door de beheerders, de directeur Human Resources en de directeur ICT. Voor de dagelijkse hiërarchische aansturing rapporteer je aan de directeur HR.