Project Management Officer Samenwerkingsmodel UGent

Ghent University; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 70,000 - 95,000; Full time

Benefits offered by this job

36 vakantiedagen

Thuiswerk mogelijk

Pensioenvoorwaarden

Hospitalisatieverzekering

Vervoersvergoeding

Voldoende opleidings- en loopbaankans

Uitgebreid sportaanbod

Job summary

Universiteit Gent zoekt een ervaren PMO om een grootschalig transformatieprogramma te begeleiden. Je bewaakt planning, samenhang tussen werkstromen en risico's, en houdt toezicht op middelen en besluitvorming.

Je ondersteunt teams met BPM en kwaliteitsstandaarden, faciliteert overleg tussen faculteiten en universiteitsdiensten en zorgt voor tijdige rapportage en tools voor opvolging. Tevens draag je bij aan duurzame verankering van vernieuwde end-to-end processen.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met programmamanagement, projectmanagement, organisatieontwikkeling of procesoptimalisatie.
• Ervaring met coördinatie van organisatiebrede verander- of transformatieprogramma's.
• Ervaring met programmasturing, governance en managementrapportering.
• Affiniteit met Business Process Management en governancevraagstukken.
• Uitstekende analytische vaardigheden.
• Sterke communicatieve en faciliterende vaardigheden.
• Bewust vermogen om te functioneren in een complexe matrixorganisatie.

Responsibilities

• Ondersteunen van de programmaleiding bij planning, coördinatie en uitvoering van het samenwerkingsmodel.
• Bewaken van samenhang tussen verbeter- en verandertrajecten.
• Vertalen van programmadoelstellingen naar roadmaps en mijlpalen.
• Bewaken van scope, timing, kwaliteit, risico's en middelen.
• Ontwikkelen en onderhouden van rapportering- en opvolgingsinstrumenten.
• Voorbereiden van beleidsvoorstellen, voortgangsrapporten en besluitvormingsdossiers.
• Ondersteunen van projectleiders en proceseigenaars met BPM, projectmanagement en changemanagement.
• Faciliteren van overleg tussen faculteiten, universiteitsdiensten en stakeholders.
• Stimuleren van kennisdeling en uniforme werkwijzen.
• Draag bij aan duurzame verankering van procesdenken en samenwerking.

Skills

Programmamanagement

Projectmanagement

Organisatieontwikkeling

Procesoptimalisatie

Stakeholdermanagement

Analytische vaardigheden

Communicatie

Faciliterende vaardigheden

Education

Master diploma

Bachelor + 5 jaar relevante ervaring

Tools

BPM-tools

Job description

De Universiteit Gent staat voor een belangrijke transformatie. Om de kwaliteit, efficiëntie en toekomstbestendigheid van de administratief-technische ondersteuning van onderwijs en onderzoek te versterken, implementeren we de komende jaren een vernieuwd samenwerkingsmodel tussen faculteiten en universiteitsdiensten. De UGent wil méér bereiken met mensen, processen, data en technologie (AI); een kwaliteitsvolle administratieve ondersteuning van onderwijs en onderzoek vraagt om een sterke samenwerking over organisatorische grenzen heen.

Als Project Management Officer (PMO) ondersteun je de programmaleiding bij de planning, coördinatie en opvolging van dit universiteitsbrede transformatieprogramma. Je bewaakt de samenhang tussen de verschillende werkstromen rond procesvernieuwing, organisatieontwikkeling en samenwerking tussen faculteiten en universiteitsdiensten.

Je vertaalt strategische doelstellingen naar concrete mijlpalen, acties, verantwoordelijkheden en besluitvormingsmomenten. Je volgt de voortgang van het programma systematisch op en beheert risico's, afhankelijkheden, middelen en beslissingen.

Daarnaast ondersteun je projectteams met uniforme methodieken, kwaliteitsstandaarden, documentatie en rapportering. Je faciliteert overleg en zorgt voor een heldere informatie-uitwisseling tussen stakeholders op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Zo draag je bij aan een beheerste uitvoering, tijdige besluitvorming en duurzame verankering van vernieuwde end-to-endprocessen en het samenwerkingsmodel binnen de UGent.

• je ondersteunt de programmaleiding bij de planning, coördinatie en uitvoering van het samenwerkingsmodel
• je bewaakt de samenhang tussen de verschillende verbeter- en verandertrajecten
• je vertaalt programmadoelstellingen naar concrete roadmaps, mijlpalen en opvolgingsmechanismen
• je bewaakt scope, timing, kwaliteit, risico's, afhankelijkheden en middelen
• je ontwikkelt en onderhoudt rapporterings- en opvolgingsinstrumenten voor het programma
• je bereidt beleidsvoorstellen, voortgangsrapporten en besluitvormingsdossiers voor
• je ondersteunt (interne en externe) projectleiders en proceseigenaars met methodieken rond BPM, projectmanagement en changemanagement
• je faciliteert overleg tussen faculteiten, universiteitsdiensten en andere stakeholders
• je stimuleert kennisdeling, uitwisseling van goede praktijken en uniforme werkwijzen
• je draagt bij aan de duurzame verankering van procesdenken, samenwerking en continue verbetering binnen de UGent

Deze functie wordt organisatorisch verankerd binnen de Universiteitsdienst Mens en Organisatie, als onderdeel van de cluster Organisatieontwikkeling, Welzijn en Engagement.

De functie wordt strategisch aangestuurd door de beheerders, de directeur Human Resources en de directeur ICT.

Voor de dagelijkse hiërarchische aansturing rapporteer je aan de directeur HR.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Jeroen Vanden Berghe, logistiek beheerder via [e-mail]

• Je hebt aantoonbare ervaring met programmamanagement, projectmanagement, organisatieontwikkeling of procesoptimalisatie
• Je hebt ervaring met de coördinatie van complexe, organisatiebrede verander- of transformatieprogramma's
• Je hebt ervaring met programmasturing, governance en managementrapportering
• Je toont affiniteit met Business Process Management, changemanagement en governancevraagstukken
• Je hebt uitstekende analytische vaardigheden
• Je hebt sterke communicatieve en faciliterende vaardigheden
• Je toont bewezen expertise in stakeholdermanagement op strategisch niveau en het vermogen om te functioneren in een complexe matrixorganisatie

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in functieklasse A+. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie.

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van

• diploma van master
• OF een diploma van bachelor aangevuld met minstens 5 jaar relevante ervaring