Planning- en administration coördinator (Tijdelijke opdracht)

Attentia (Belgium); Oost-Vlaanderen; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Eindejaarspremie

Vakantiegeld

Groepsverzekering

Job summary

Attentia Academy zoekt een Planning- en administration coordinator om opleidingen te plannen en de administratieve processen te stroomlijnen. Je zorgt voor de organisatie van inhouse opleidingen, boekt locaties, plant trainers en levert lesmateriaal.

Je beheert attest en facturen en fungeert als centraal aanspreekpunt voor klanten en docenten. Je werkt intensief samen met het team, volgt planningen op en zoekt naar pragmatische oplossingen bij ziekte of wijzigingen.

Qualifications

• Bachelor diploma en ervaring in een vergelijkbare functie
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden
• Klantgerichte en communicatieve vaardigheden
• Teamsamenwerking en zelfstandigheid

Responsibilities

• Organiseren en plannen van (inhouse) opleidingen en workshops
• Verantwoordelijk voor logistiek: locatie, trainer, lesmateriaal
• Administratieve taken zoals attesten, facturatie en bestelbonnen
• Eerstelijns contactpunt voor klanten en docenten
• Samen met marketing opleidingen vermarkten en leads opvolgen

Skills

Organisatievermogen

Plannen en organiseren

Klantgerichte communicatie

Teamspirit

Education

Bachelor diploma

Job description

GentFeeling good works great! - Het is niet voor niets onze visie als het over onze medewerkers gaat.Attentia Academy laat professionals en organisaties groeien. Sociale wetgeving en reglementering in preventie en bescherming en payroll evolueren altijd. Ook in andere soft & hard HR-domeinen gaat de transformatie hard. Onze opleidingen zorgen voor een continue groei: als professional, als organisatie. Attentia Academy plant en organiseert opleidingen voor klanten met als thema Well-being en/of HR. Momenteel zoeken wij een nieuwe collega Planning- en administration coordinator om samen met de collega’s alles omtrent de verschillende opleidingen die Attentia aanbiedt te organiseren. Meer info over Attentia Academy vind je hier.Het betreft een tijdelijke functie ter ondersteuning van het team van Attentia Academy. De exacte duurtijd van de opdracht ligt momenteel nog niet vast.Ben jij een echte planner en organisator?Als organisator zorg je voor het daadwerkelijk plannen en organiseren van de gesloten (inhouse) opleidingen. Je regelt en boekt locaties, plant de juiste trainer, zorgt voor het lesmateriaal, legt de planning vast in ons systeem, levert attesten aan de deelnemers, annuleert en (her)plant opleidingen waar nodig. Wanneer de opleidingen plaatsvinden zorg je waar nodig ook voor dagelijkse bijsturing (bv; als de docent ziek is) Je kan je voorstellen dat je hierin snel moet kunnen schakelen. In dit proces puzzel je projectmatig mee en zoek je naar een snelle en pragmatische oplossing samen met het team.Je takenpakket bestaat uit:Organiseren (digitale) opleidingen en nieuwe productenVerantwoordelijk zijn voor de organisatie en planning van opleidingen voor onze klanten.In samenwerking met je collega’s werk je mee aan het verbeteren van ons opleidingsaanbod en het beschikbaar stellen van nieuwe opleidingen voor onze klanten.Administratieve ondersteuning, zoals bijv. de opmaak van attesten, controle van de facturatie, opmaak van bestelbonnen, reservatie van de zalen…Werken volgens bestaande procedures en processen en voorstellen doen tot verbetering.Begeleiden van klanten en docentenCentraal aanspreekpunt voor de klant, de deelnemers en de trainers. Om dit te realiseren werken we als team samen in een shared mailbox en zijn we telefonisch bereikbaar.Opvolging van de geplande opleidingen, de klachten en de annulaties.Samen met de dienst marketing de bestaande en nieuwe opleidingen vermarkten. Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van de leads die hieruit komen.Herken je jezelf hierin?Heb je sterke organisatorische skills en word je bovendien graag uitgedaagd door prioriteiten, deadlines en dat tikkeltje gezonde stress?Kan je zonder nadenken omschakelen van het Nederlands naar het Frans? Dan is deze functie zeker voor jou!Kan je bovendien de volgende kwalificaties en skills voorleggen?Bachelor diploma en een eerste ervaring in een soortgelijke functie;Bij wijzigende omstandigheden je flexibel opstellen;Steeds op zoek gaan naar oplossingen en kritisch nadenken over de manier van werken;Een oog voor detail en nauwgezet werken;Een sterke teamgeest, verantwoordelijkheidsgevoel en autonoom kunnen werkenEn vooral met véél positieve goesting, drive en enthousiasme deze uitdaging willen aangaan!Dan ben jij de geknipte kandidaat!Word Attentiaan en ervaar ‘Feeling good works great’:Attentia is dé HR en Well-being partner voor bedrijven in België. Door onze kwalitatieve en innoverende adviezen, dienstverlening en solutions zorgen wij ervoor dat de medewerkers van onze klanten zich geconnecteerd, gezond, veilig en rewarded voelen in een organisatie die compliant en performant is. Want gelukkige medewerkers zijn de kracht achter succesvolle organisaties. Ruim 815 Attentianen zetten zich dagelijks in om dit te realiseren.Feeling good works great is niet alleen een belofte naar onze klanten, maar ook wat we intern, binnen Attentia, willen waarmaken. We doen dit, onder andere, door:De werkervaring zo aangenaam mogelijk te maken. Werk je in onze kantoren dan geniet je van alle digitale en ergonomische comfort. Onze kantoren zijn niet alleen functioneel zo ingericht dat je alles hebt om je job goed te doen, maar het zijn ook echte ontmoetingsplekken. De ingerichte coffee corners met gratis koffie zijn een geliefde plek voor een babbel met collega’ en de lounge nodigt dan weer uit om op vrijdag een glaasje te drinken met de collega’s. De meeste van onze kantoren zijn vlot bereikbaar. Indien de job het toelaat is het mogelijk om af en toe van thuis uit te werken. Hier worden concrete afspraken gemaakt met jouw manager en de teamleden.Bij Attentia vinden we duurzaamheid belangrijk. Duurzaam groeien als organisatie, duurzaam groeien als medewerker, met aandacht voor milieu en maatschappij. We organiseren tal van initiatieven om jouw ontwikkeling te ondersteunen. Je geeft zelf richting aan je ontwikkeling in de jaarlijkse welzijns-, ontwikkel- en groeigesprekken. Er zijn vele en diverse opleidingsmogelijkheden én je hebt onbeperkte toegang tot ons online leerplatform. Niet alleen formeel leren wordt gestimuleerd maar ook informeel leren. Van je collega’s en onze experten leer je elke dag wel iets nieuws.We dragen CSR (corporate social responsibility) hoog in het vaandel. We nemen concrete initiatieven om onze samenleving en omgeving een stukje mooier te maken zoals een plant-een-bos-actie, groene bedrijfswagens, projecten in ontwikkelingssamenwerking.Maar onze grootste troef? Dat zijn onze medewerkers, je toekomstige collega’s. Solliciteer en ontmoet hen, je zult je ongetwijfeld welkom voelen.Ons aanbodEen competitief salaris aangevuld met extralegale voorwaarden zoals maaltijdcheques, eindejaarspremie en vakantiegeld, groeps- en hospitalisatieverzekering.Ik ben overtuigd, wat nu?Solliciteren kan in minder dan 3 minuten , recruitment partner Marisa Savarino kijkt ernaar uit om je te ontmoeten!_________________________________________Bij ons is iedereen welkom, wij selecteren onze kandidaten op basis van de gevraagde competenties. Heb jij nood aan extra ondersteuning doorheen het sollicitatieproces? Aarzel dan niet om contact op te nemen met de verantwoordelijke recruitment partner via [e-mail]. Ook hier kan je terecht om de vacature te verkrijgen in de gewenste taal (NL/FR).Wie is ATTENTIA?ATTENTIA is DE HR en Well being partner voor bedrijven in Belgie. Door onze kwalitatieve en innoverend adviezen, dienstverlening en solutions zorgen wij er voor dat de medewerkers van onze klanten zich gezond, veilig, geconnecteerd en rewarded voelen in een organisatie die compliant en performant is. Want gelukkige medewerkers zijn de kracht achter succesvolle organisaties. Ruim 750 Attentianen zetten zich dagelijks in om dit te realiseren.Nice to know:We hanteren binnen Attentia een efficiënt sollicitatieproces en korte opvolging.Indien jouw kandidatuur in aanmerking komt, zal HR je zo snel mogelijk contacteren. We voorzien maximum 3 gesprekken in de procedure.Deze job iets voor jou?Bel ons: [phone]Mail ons: [e-mail]