Personal Assistant Bank

AGO Brussel Office; Brussel; Hybride; EUR 12 000 - 18 000; Temps partiel

Résumé du poste

AGO Brussel Office zoekt een Personal Assistant ter ondersteuning van twee senior leaders in Private Banking in Brussel. Je beheert agenda's, mail, reist plannen en bereidt vergaderingen voor met aandacht voor prioriteiten en deadlines.

Je bent communicatief zeer vaardig in Nederlands, Frans en Engels, en je werkt gestructureerd in een dynamische, hybride werkomgeving met ruimte voor professionele ontwikkeling.

Qualifications

• Minstens 2 jaar ervaring als assistant in een professionele omgeving.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands, Frans en Engels.
• Zeer goede organisatorische vaardigheden en proactieve aanpak.

Responsabilités

• Ondersteuning bieden aan twee senior leidinggevenden binnen Private Banking.
• Beheren van agenda's, planning en prioriteiten; zorgen voor efficiënte doorlooptijden.
• Beheren mailboxen, filteren van berichten en follow-up waar nodig.
• Voorbereiden van interne en externe vergaderingen; verzamelen van relevante documenten.
• Coördineren van presentaties, pre-reads en vergadermaterialen; kwaliteitscontrole.
• Volgen van afspraken, acties en deadlines; zorgen voor structuur en overzicht.
• Organiseren van zakenreizen inclusief transport en verblijf.
• Organiseren van offsites en managementteam-meetings; events coördinatie.
• Logistieke organisatie van meetings en events: ruimtes, catering, bezoekers.
• Beheer van onkosten, facturen en administratieve processen.

Connaissances

Executive ondersteuning

Agenda beheer

Reis coördinatie

Mail beheer

Vergaderingen coördineren

Formation

ASO-diploma

Outils

Microsoft Word

PowerPoint

Excel

Description du poste

AGO Brussel Office voor een job in BRUSSEL

Gewijzigd sinds: 2 dagen

• Interim met optie "vast werk"
• Deeltijds - 8 uren per week
• Contract van onbepaalde duur

Talenkennis

• Nederlands (Zeer goed)
• Engels (Zeer goed)
• Algemeen secundair onderwijs (ASO)

Werkervaring

• Minstens 2 jaar ervaring

Functieomschrijving

Voor onze klant te Brussel zijn wij opzoek naar een personal assistant in de bankensector.

Je zal instaan voor;

Je biedt proactieve en professionele ondersteuning aan twee senior leidinggevenden binnen Private Banking.

Je beheert en coördineert hun agenda's en zorgt voor een efficiënte planning en duidelijke prioriteiten.

Je beheert de mailboxen, filtert en prioriteert binnenkomende communicatie en bewaakt de nodige opvolging.

Je bereidt interne en externe vergaderingen zorgvuldig voor en verzamelt tijdig alle relevante documenten en informatie.

Je coördineert presentaties, pre-reads en andere vergadermaterialen en zorgt voor een eerste kwaliteitscontrole.

Je volgt afspraken, actiepunten en deadlines nauwgezet op en zorgt ervoor dat belangrijke zaken niet uit het oog worden verloren.

Je organiseert zakenreizen van A tot Z, inclusief transport, verblijf en praktische afspraken.

Je staat in voor de organisatie van offsites, Management Team-meetings en Private Banking-events.

Je regelt alle praktische aspecten rond meetings en events, zoals vergaderruimtes, catering, bezoekers, parking en andere logistieke zaken.

Je beheert onkosten, facturen en goedkeuringsprocessen en zorgt voor een correcte administratieve opvolging.

Je bent een belangrijke schakel tussen verschillende stakeholders en communiceert vlot met medewerkers op alle niveaus binnen de organisatie.

Je schakels gemakkelijk tussen operationele en strategische contacten en weet steeds de juiste professionele aanpak te hanteren.

Je signaleert proactief mogelijke knelpunten en denkt mee over efficiënte oplossingen.

Je zorgt voor structuur, overzicht en rust in een dynamische omgeving waarin prioriteiten regelmatig veranderen.

Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid, terwijl je tegelijk nauw samenwerkt met de bredere Assistant-community.

Je hebt ervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Personal Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie.

Je bent sterk in organiseren en weet verschillende prioriteiten efficiënt te combineren.

Je bent proactief en denkt steeds een stap vooruit.

Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en weet je stijl aan te passen aan verschillende gesprekspartners.

Je bent assertief wanneer nodig, maar steeds diplomatisch en respectvol.

Je kunt zelfstandig werken en neemt graag initiatief.

Je werkt graag samen en voelt je comfortabel binnen een professionele en dynamische omgeving.

Je beschikt over een uitstekende kennis van Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Je hebt een goede tot zeer goede kennis van Microsoft Word, PowerPoint en Excel.

Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen en tools snel eigen.

• Vergaderingen praktisch organiseren
• De planning van een verantwoordelijke of medewerker organiseren
• De parameters in een boekhoudpakket actualiseren en optimaliseren
• Contracten administratief beheren
• Administratieve dossiers samenstellen

De mogelijkheid om rechtstreeks samen te werken met twee senior leidinggevenden.

Een functie met een hoge mate van verantwoordelijkheid, vertrouwen en zelfstandigheid.

Een brede samenwerking met verschillende teams, afdelingen en stakeholders.

De mogelijkheid om een uitgebreid intern netwerk op te bouwen.

Een professionele en collegiale omgeving waarin samenwerking centraal staat.

Een sterke community van assistants waarmee je kennis en ervaringen kunt delen.

Een hybride werkmodel, met een combinatie van werken op kantoor en van thuis uit.

Ruimte om je professionele vaardigheden verder te ontwikkelen en nieuwe

Erkenningsnummer: VG.1038/BU - BHG: 00298-406-20121129 - BHG: 00298-405-20121129 - W.INT.279

Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht leeftijd of gender.