Personal Assistant

UNIQUE; Brussel; On-site; EUR 32,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Transportkostenvergoeding

Voltijds contract

Opleidingsmogelijkheden

Kantoor in Brussel

Job summary

UNIQUE zoekt een Personal Assistant die het topmanagement ondersteunt en bijdraagt aan strategische dossiers in een dynamische Brusselse werkomgeving.

De rol omvat agendabeheer, vergaderingen coördineren, documenten opstellen en communicatie beheren. Vereist is minimaal 5 jaar ervaring, uitstekende MS Office-kennis en vloeiend Nederlands of Frans.

Qualifications

• Minstens 5 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie (executive support)
• Uitstekende kennis van MS Office; kennis van SharePoint is een plus
• Zeer goede communicatieve vaardigheden en discretie
• Klantgerichte en proactieve teamspeler, met organisatorisch talent

Responsibilities

• Administratieve ondersteuning van het topmanagement (agenda’s en mailboxen)
• Coördinatie en organisatie van vergaderingen (voorbereiding, logistiek, opvolging)
• Opvolging van beslissingen en deadlines respecteren
• Opstellen en nalezen van documenten, rapporten en presentaties
• Beheer van telefonische contacten en interne/externe communicatie
• Archivering en digitalisering van documenten

Skills

Administratieve ondersteuning

Communicatie

Teamplayer

Proactieve mindset

Tools

MS Office

SharePoint

Job description

Wil je deel uitmaken van een invloedrijke organisatie in het hart van het Belgische economische landschap? Wij zijn op zoek naar een Personal Assistant om het topmanagement te ondersteunen en actief bij te dragen aan strategische activiteiten binnen een dynamische en stimulerende werkomgeving.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Administratieve ondersteuning van het topmanagement (beheer van agenda’s en mailboxen)
• Coördinatie en organisatie van vergaderingen (voorbereiding, logistiek, opvolging)
• Opvolging van beslissingen en respecteren van deadlines
• Opstellen, nalezen en opmaken van documenten, rapporten en presentaties
• Voorbereiden en opvolgen van strategische dossiers en publicaties
• Beheer van telefonische contacten en interne en externe communicatie
• Archivering en digitalisering van documenten

Specifieke verantwoordelijkheden

• Rechtstreekse ondersteuning van de Directeur-generaal
• Coördinatie van de activiteiten binnen een strategische afdeling rond werkgelegenheid en sociale zekerheid
• Volledige organisatie van high-level meetings (voorbereiding, logistiek, administratieve opvolging)
• Belangrijke schakel tussen interne teams en externe stakeholders
• Minstens 5 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie (executive support, administratie, communicatie of juridische omgeving)
• Uitstekende kennis van het Nederlands of Frans en een goede kennis van de andere landstaal
• Zeer goede kennis van MS Office; kennis van SharePoint is een plus
• Interesse in digitale tools en/of artificiële intelligentie
• Sterk organisatorisch, gestructureerd en in staat om prioriteiten te stellen
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en professioneel voorkomen
• Discreet, betrouwbaar en verantwoordelijk
• Teamplayer met een proactieve en oplossingsgerichte mindset
• Contracten administratief beheren
• De doorstroming van informatie verzekeren
• De planning van een verantwoordelijke of medewerker organiseren
• Vergaderingen praktisch organiseren
• De parameters in een boekhoudpakket actualiseren en optimaliseren

Bedrijfsinfo

Onze klant is een toonaangevende organisatie die actief is in de vertegenwoordiging van ondernemingen en de ondersteuning van economische en sociale vraagstukken in België. Zij speelt een sleutelrol in de dialoog tussen economische en institutionele actoren en begeleidt haar leden bij de huidige en toekomstige uitdagingen.

Bij ons staan diversiteit en inclusie centraal. Wij geloven dat iedereen zich kan ontplooien en zijn of haar volledige potentieel kan benutten in een respectvolle en warme werkomgeving.

• Contract: 6 maanden interim met mogelijkheid tot een vast contract nadien
• Basisloon: ± € 2.700 bruto voor een junior profiel (te bepalen op basis van ervaring)
• Maaltijdcheques: € 9
• Terugbetaling van transportkosten
• Extra voordelen na een vast contract
• Een gevarieerde functie met verantwoordelijkheden in een stimulerende werkomgeving
• Een voltijds contract
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden
• Een professionele, collaboratieve en aangename werksfeer
• Centrale ligging in Brussel, vlot bereikbaar met het openbaar vervoer

Plaats tewerkstelling

Laat je cv scannen door onze AI-sollicitatiecoach

Zo krijg je tips om je cv te verbeteren en af te stemmen op deze vacature.

Erkenningsnummer: VG.565/BO00217-405-20121108W.RS.153W.SO.153W.RE.153

Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht leeftijd of gender.