Personal Assistant

VIB; Heverlee; On-site; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Job summary

Het Laboratorium voor Neurodegeneratieve Ziekten van VIB zoekt een gedreven Persoonlijke Assistent(e) die professor Bart De Strooper en zijn team volledige ondersteuning biedt.

Je beheert de agenda, verzorgt correspondentie, bewaakt budgets, verwerkt onkostennota's, plant reizen en organiseert bezoekers en doctoraatsverdedigingen.

Qualifications

• Ruime ervaring in secretariaat en administratieve ondersteuning.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en afspraken voor het lab.
• Verwerken van onkostennota's en laborekeningen.
• Organiseren van business trips en bezoekersprogramma.
• Ondersteuning van onderzoekers bij administratieve verplichtingen.
• Reserveren vergaderzalen en verzenden van documenten (internationaal).

Skills

Plannen en organisatie

Agenda beheer

Budgetbewaking

Communicatie

Evenementenplanning

Job description

Het Laboratorium voor Neurodegeneratieve Ziekten onder leiding van professor Bart De Strooper bestaat uit een internationale, dynamische en gedreven groep van onderzoekers en ondersteunend personeel die zich toelegt op het ontrafelen van de moleculaire mechanismen van de ziekte van Alzheimer. Het laboratorium geniet wereldwijd erkenning voor zijn baanbrekend onderzoek.

We zoeken een gedreven en toegewijde Persoonlijke Assistent(e) die ondersteuning zal bieden aan professor Bart De Strooper, groepsleider, en zijn onderzoeksteam.

Over de functie

De succesvolle kandidaat verleent volledige ondersteuning aan het hoofd van de onderzoeksgroep, en aan de leden van de onderzoeksgroep, en fungeert tevens als centraal verbindingspunt.

Hierbij neem je een brede waaier van administratieve taken op je, waaronder:

• Je beheert de agenda, boekt afspraken en verzorgt de gerelateerde communicatie. Je beantwoordt ook correspondentie allerhande.
• Je volgt de onderzoeksbudgetten op in nauwe samenwerking met het financieel team en met het hoofd van de onderzoeksgroep.
• Je zorgt voor een correcte orderverwerking voor het labo, alsook verwerking van onkostennota's en visatransacties.
• Je zorgt voor een perfecte organisatie van de business trips.
• Je organiseert het programma voor bezoekers. Je verzorgt het onthaal van bezoekers en nieuwe medewerkers.
• Je ondersteunt bij alle praktische en organisatorische stappen bij events en bij de doctoraatsverdediging van de PhD studenten.
• Je voert een brede waaier van algemene secretariaatstaken uit: o.a. reserveren vergaderzalen, nationale en internationale verzendingen en briefwisseling, rapportering, klassement.
• Je organiseert de praktische uitwerking van retraites, wetenschappelijke bijeenkomsten en andere initiatieven samen met de laboleider.
• Je helpt de verschillende onderzoekers van het laboratorium met hun administratieve verplichtingen.