Personal Assistant

Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB); Vlaams-Brabant; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Marktconform salaris

80% aanstelling bespreekbaar

Divers takenpakket

Job summary

Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) zoekt een gedreven Persoonlijke Assistent(e) ter ondersteuning van professor Bart De Strooper en zijn onderzoeksteam. Je beheert de agenda, verzorgt communicatie, en fungeert als centraal contactpunt voor de groep.

Daarnaast volg je onderzoeksbudgetten op en verwerk je laborders, onkostennota’s en visa-transacties. Je organiseert business trips, bezoekersprogramma’s en ondersteunt bij events en doctoraatsverdedigingen.

Qualifications

• Minimaal een professionele bachelor met een administratieve en/of financiële focus.
• Enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie in een internationale werkomgeving.
• Goede beheersing van Office-pakket en aandacht voor cijfers.

Responsibilities

• Verlenen van volledige ondersteuning aan het hoofd van de onderzoeksgroep en het team.
• Beheren van agenda, afspraken en correspondentie.
• Opvolgen van onderzoeksbudgetten met financiële team en labhoofd.
• Verwerken van orders, onkostennota’s en visa-transacties.
• Organiseren van business trips en bezoekersprogramma's.
• Ondersteunen bij events en doctoraatsverdediging van PhD-studenten.
• Uitvoeren van algemene secretariaatstaken zoals zaalreserveringen, verzendingen en rapportering.

Skills

Agenda beheer

Business trips organiseren

Administratieve organisatie

MS Office

Education

Bachelor diploma met administratieve/ financiële focus

Tools

MS Office

Job description

Application deadline: 18 november 2026

Het Laboratorium voor Neurodegeneratieve Ziekten onder leiding van professor Bart De Strooper bestaat uit een internationale, dynamische en gedreven groep van onderzoekers en ondersteunend personeel die zich toelegt op het ontrafelen van de moleculaire mechanismen van de ziekte van Alzheimer. Het laboratorium geniet wereldwijd erkenning voor zijn baanbrekend onderzoek.

We zoeken een gedreven en toegewijde Persoonlijke Assistent(e) die ondersteuning zal bieden aan professor Bart De Strooper, groepsleider, en zijn onderzoeksteam.

Over de functie

De succesvolle kandidaat verleent volledige ondersteuning aan het hoofd van de onderzoeksgroep, en aan de leden van de onderzoeksgroep, en fungeert tevens als centraal verbindingspunt.

Hierbij neem je een brede waaier van administratieve taken op je, waaronder:

• Je beheert de agenda, boekt afspraken en verzorgt de gerelateerde communicatie. Je beantwoordt ook correspondentie allerhande.
• Je volgt de onderzoeksbudgetten op in nauwe samenwerking met het financieel team en met het hoofd van de onderzoeksgroep.
• Je zorgt voor een correcte orderverwerking voor het labo, alsook verwerking van onkostennota’s en visatransacties.
• Je zorgt voor een perfecte organisatie van de business trips.
• Je organiseert het programma voor bezoekers. Je verzorgt het onthaal van bezoekers en nieuwe medewerkers.
• Je ondersteunt bij alle praktische en organisatorische stappen bij events en bij de doctoraatsverdediging van de PhD studenten.
• Je voert een brede waaier van algemene secretariaatstaken uit: o.a. reserveren vergaderzalen, nationale en internationale verzendingen en briefwisseling, rapportering, klassement.
• Je organiseert de praktische uitwerking van retraites, wetenschappelijke bijeenkomsten en andere initiatieven samen met de laboleider.
• Je helpt de verschillende onderzoekers van het laboratorium met hun administratieve verplichtingen.

Jouw profiel

• Minimumvereiste is een professionele bachelorsdiploma met een sterke administratieve en/of financiële focus.
• Een aantal jaren ervaring in een gelijkaardige functie binnen een dynamische internationale werkomgeving is gewenst. Ervaring in zowel agendabeheer als het organiseren van business trips is belangrijk.
• Je hebt inzicht in cijfers, werkt gestructureerd en hebt een uitgebreide kennis van het hele Office-pakket.
• Je bent vlot Nederlands- en Engelstalig, zowel in spreken als in schrijven.
• Je bent sterk in organiseren, beheren en structureren van informatie.
• Je wordt gewaardeerd voor je nauwkeurigheid, proactiviteit, flexibiliteit en klantgerichtheid.
• Je bent een multitasker, problem solver en pakt de zaken professioneel aan, werkt graag zelfstandig & efficiënt en houdt ook van een open, collegiale samenwerking in teamverband.
• Je bent stressbestendig, diplomatisch en discreet, en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je werkt graag met mensen, je anticipeert op problemen, je bent positief ingesteld en enthousiast.

Ons aanbod

• Een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur met marktconform salaris met diverse bijkomende voordelen. 80% aanstelling is bespreekbaar.
• Een boeiende job met een gevarieerd takenpakket in een dynamisch en enthousiast team