Administratief en logistiek medewerker in oncologie

VACCIN & INFECTIEZIEKTEN; Antwerpen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Universiteit Antwerpen zoekt een voltijdse of deeltijdse (minimaal 80%) administratief en logistiek medewerker voor het Centrum voor Oncologisch Onderzoek. Je ondersteunt onderzoek, onderwijs en dienstverlening en fungeert als hét aanspreekpunt voor diverse taken in nauwe samenwerking met leidinggevenden.

Je beheert budgetten, HR-administratie en coördinatie van documenten voor aanwerving en uitdiensttreding, en organiseert meetings, nieuwsbrieven en correspondentie.

Qualifications

• Administratieve vaardigheden en logistieke ondersteuning
• Budget- en facturatievolledigheid controleren
• HR-management- en documentatieprocessen ondersteunen
• Coördinatie van afspraken, vergaderingen en communicatie

Responsibilities

• Ondersteunen van het Centrum voor Oncologisch Onderzoek bij onderzoek, onderwijs en dienstverlening.
• Dienen als administratieve en logistieke rechterhand van leidinggevenden; proactief prioriteiten bepalen en opvolgen.
• Beheren van budgetstanden, facturen, contractadministratie en documenten voor aan- en uitdiensttreding.
• Coördineren van studentenplanning, vergaderverslagen en communicatiekanalen (nieuwsbrieven, websites).
• Logistieke opdrachten zoals toegang, leveringen, pakketten, onthaal van medewerkers en bezoekers; ondersteuning van congressen en fondsenwerving.

Job description

Departement: Moleculaire Beeldvorming, Pathologie, Radiotherapie, Oncologie
Regime Voltijds

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

Het Centrum voor Oncologisch Onderzoek van de Universiteit Antwerpen zoekt een voltijdse of deeltijdse (minimum 80%) administratief en logistiek medewerker in oncologie.

Functie

• Werk mee aan baanbrekend onderzoek en onderwijs in de strijd tegen kanker. Als administratief en logistiek medewerker ondersteun je het Centrum voor Oncologisch Onderzoek, opdat onze kernopdrachten (onderzoek, onderwijs en dienstverlening) efficiënt, correct en volgens de regelgeving verlopen.
• Je bent de administratieve en logistieke rechterhand van de leidinggevenden van het Centrum voor Oncologisch Onderzoek. Je bent het aanspreekpunt voor uiteenlopende taken. De prioriteiten worden bepaald in overleg met de diensthoofden. Daarnaast zie je zelf ook waar je kan bijdragen, je pakt zaken aan en volgt ze op, je bent proactief en krijgt dingen efficiënt voor elkaar.
• Je voert administratieve opdrachten uit binnen het Centrum voor Oncologisch Onderzoek ter ondersteuning van de leidinggevenden en de teamleden. Het gaat hierbij om taken die betrekking hebben op financieel management, HR-management, agendabeheer, onderzoek, onderwijs en communicatie, zowel intern als extern. Concreet gaat het onder andere om het opvolgen van budgetstanden en facturen, beheren en uitvoeren van contractadministratie, beheren van de nodige documenten voor aanwerving en uit dienst gaan van medewerkers, plaatsen en opvolgen van bestellingen, uitvoeren van infrastructuur- en onderzoeksadministratie, uitvoeren van onderwijsadministratie, inplannen van meetings en onderwijsopdrachten, opstellen van vergaderverslagen, beheren van de mailbox van de groep, coördineren van de studentenplanning en vormgeven van onze nieuwsbrieven, websites en andere communicatievormen.
• Je voert ook logistieke opdrachten uit binnen het Centrum voor Oncologisch Onderzoek ter ondersteuning van de leidinggevenden en de teamleden. Het gaat onder andere om het beheren van de badgetoegang, opvolgen van infrastructuurwerken, verwerken van leveringen, versturen van pakketten, onthalen van nieuwe medewerkers en bezoekers, coördineren en uitvoeren van examentoezicht en meewerken aan de organisatie van congressen, activiteiten en fondsenwerving.