Dossierbeheerder - expert projectbeheer en algemene administratie

UAntwerpen - Campus Drie Eiken; Wilrijk; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Part time

Job summary

Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse dossierbeheerder-expert (80%) voor het Departement Biologie. De functie omvat administratieve, financiële en personeelsbeheer binnen meerdere onderzoeksgroepen en nauwe samenwerking met onderzoekers en studenten.

Je regelt budgettering, facturatie, databanken en verslaggeving, plant vergaderingen en ondersteunt procesverbeteringen volgens UAntwerpen-standaarden.

Responsibilities

• Je voert op autonome wijze een brede waaier aan administratieve taken uit binnen het gemeenschappelijk secretariaat van de onderzoeksgroepen Functionele Morfologie, Gedragsecologie en Ecofysiologie, en Evolutionaire Ecologie
• Je regelt het financieel beheer en personeelsbeheer van interne en externe projecten (van de eerste t.e.m. vierde geldstroom inclusief EU projecten): budgetplanning; uitvoeren van de financiële operaties (plaatsen en opvolgen van bestellingen, facturatie); verwerken van onkostennota’s.
• Je zorgt ervoor dat onderzoeksprojecten gestructureerd verlopen: planning en begroting; opvolgen van de voortgang en budgetbesteding; oplevering en (financiële) rapportering;
• Je verzamelt en beheert data en informatie: stroomlijnen en beheren van gegevens; opzetten en updaten van databanken m.b.t. projecten, personeel en financiën; uitwerken van procedures binnen de onderzoeksgroep en implementeren van UAntwerpen procedures.
• Je verstrekt correct informatie over administratieve, personeels-gerelateerde en financiële procedures en geeft hierover advies aan studenten, onderzoekers, (buitenlandse) bezoekers en collega’s op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze.
• Je regelt de administratieve en logistieke kant van de activiteiten van de onderzoeksgroepen, zoals de planning en organisatie van vergaderingen, symposia en excursies.
• Je neemt initiatief in het verbeteren van processen, het ontwikkelen en implementeren van nieuwe werkwijzen en het ondersteunen en coördineren van projecten.

Job description

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

Het Departement Biologie van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (80%) dossierbeheerder-expert, domein projectbeheer en algemene administratie.

Functie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je voert op autonome wijze een brede waaier aan administratieve taken uit binnen het gemeenschappelijk secretariaat van de onderzoeksgroepen Functionele Morfologie, Gedragsecologie en Ecofysiologie, en Evolutionaire Ecologie
• Je regelt het financieel beheer en personeelsbeheer van interne en externe projecten (van de eerste t.e.m. vierde geldstroom inclusief EU projecten): budgetplanning; uitvoeren van de financiële operaties (plaatsen en opvolgen van bestellingen, facturatie); verwerken van onkostennota’s.
• Je zorgt ervoor dat onderzoeksprojecten gestructureerd verlopen: planning en begroting; opvolgen van de voortgang en budgetbesteding; oplevering en (financiële) rapportering;
• Je verzamelt en beheert data en informatie: stroomlijnen en beheren van gegevens; opzetten en updaten van databanken m.b.t. projecten, personeel en financiën; uitwerken van procedures binnen de onderzoeksgroep en implementeren van UAntwerpen procedures.
• Je verstrekt correct informatie over administratieve, personeels-gerelateerde en financiële procedures en geeft hierover advies aan studenten, onderzoekers, (buitenlandse) bezoekers en collega’s op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze.
• Je regelt de administratieve en logistieke kant van de activiteiten van de onderzoeksgroepen, zoals de planning en organisatie van vergaderingen, symposia en excursies.
• Je neemt initiatief in het verbeteren van processen, het ontwikkelen en implementeren van nieuwe werkwijzen en het ondersteunen en coördineren van projecten.