Executive Assistant to Lab Director & Research Team

VLAAMS INSTITUUT VOOR BIOTECHNOLOGIE - FLANDERS INSTITUTE FOR BIOTECHNOLOGY; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

VLAAMS INSTITUUT VOOR BIOTECHNOLOGIE - FLANDERS INSTITUTE FOR BIOTECHNOLOGY zoekt een gemotiveerde Persoonlijke Assistent(e) die professor Bart De Strooper en zijn onderzoeksteam ondersteunt.

De rol omvat een breed administratief takenpakket en fungeert als centraal verbindingspunt binnen de onderzoeksgroep. Beheer van agenda, communicatie en budgetten staan centraal, evenals support bij events en doctoraatsverdedigingen.

Responsibilities

• Beheert de agenda, boekt afspraken en verzorgt de gerelateerde communicatie.
• Volgt de onderzoeksbudgetten op in nauwe samenwerking met het financieel team en met het hoofd van de onderzoeksgroep.
• Zorgt voor een correcte orderverwerking voor het labo, alsook verwerking van onkostennota's en visatransacties.
• Zorgt voor een perfecte organisatie van de business trips.
• Organiseert het programma voor bezoekers en verzorgt de onthaal van bezoekers en nieuwe medewerkers.
• Ondersteunt bij alle praktische en organisatorische stappen bij events en bij de doctoraatsverdediging van de PhD-studenten.
• Voert een brede waaier van algemene secretariaatstaken uit: reserveren vergaderzalen, nationale en internationale verzendingen en briefwisseling, rapportering, klassement.
• Organiseert de praktische uitwerking van retraites, wetenschappelijke bijeenkomsten en andere initiatieven samen met de laboleider.
• Helpt de verschillende onderzoekers van het laboratorium met hun administratieve verplichtingen.

Job description

VLAAMS INSTITUUT VOOR BIOTECHNOLOGIE - FLANDERS INSTITUTE FOR BIOTECHNOLOGY zoekt een gemotiveerde Persoonlijke Assistent(e) die professor Bart De Strooper en zijn onderzoeksteam ondersteunt.

De rol omvat een breed administratief takenpakket en fungeert als centraal verbindingspunt binnen de onderzoeksgroep. Beheer van agenda, communicatie en budgetten staan centraal, evenals support bij events en doctoraatsverdedigingen.