Personal Assistant

VIB; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Marktconform salaris

80% aanstelling bespreekbaar

Diverse bijkomende voordelen

Job summary

VIB zoekt een gedreven administratieve ondersteuner voor het Laboratorium voor Neurodegeneratieve Ziekten onder leiding van professor Bart De Strooper. Je verleent volledige ondersteuning aan de hoofd van de onderzoeks groep en fungeert als centraal verbindingspunt.

Je beheert agenda, boekt afspraken, behandelt correspondentie en volgt budgetten in samenwerking met het financiële team. Je organiseert reizende bezoekers, evenementen en ondersteunt doctoraatsverdedigingen met praktische

Qualifications

• Minimaal een professionele bachelorsdiploma met een sterke administratieve en/of financiële focus.
• Ervaring in een gelijkaardige functie in een dynamische internationale werkomgeving is gewenst.
• Kennis van Office-pakketten en een goed cijfermatig inzicht.

Responsibilities

• Beheer agenda, boek afspraken en verzorg communicaties.
• Volg onderzoeksbudgetten in nauwe samenwerking met het financieel team.
• Zorg voor correcte orderverwerking, onkostennota's en visatransacties.
• Organiseer business trips en bezoekersprogramma's.
• Ondersteun bij events en doctoraatsverdediging van PhD-studenten.
• Uitvoeren van algemene secretariaatswerkzaamheden en dossierbeheer.

Skills

Agenda beheer

Organisatie

Cijfermatig vermogen

Education

Professionele bachelor

Tools

Microsoft Office

Excel

Job description

Application deadline: 18 november 2026

Het Laboratorium voor Neurodegeneratieve Ziekten onder leiding van professor Bart De Strooper bestaat uit een internationale, dynamische en gedreven groep van onderzoekers en ondersteunend personeel die zich toelegt op het ontrafelen van de moleculaire mechanismen van de ziekte van Alzheimer. Het laboratorium geniet wereldwijd erkenning voor zijn baanbrekend onderzoek.

Over de functie

De succesvolle kandidaat verleent volledige ondersteuning aan het hoofd van de onderzoeksgroep, en aan de leden van de onderzoeksgroep, en fungeert tevens als centraal verbindingspunt.

Administratieve taken

• Je beheert de agenda, boekt afspraken en verzorgt de gerelateerde communicatie. Je beantwoordt ook correspondentie allerhande.
• Je volgt de onderzoeksbudgetten op in nauwe samenwerking met het financieel team en met het hoofd van de onderzoeksgroep.
• Je zorgt voor een correcte orderverwerking voor het labo, alsook verwerking van onkostennota’s en visatransacties.
• Je zorgt voor een perfecte organisatie van de business trips.
• Je organiseert het programma voor bezoekers. Je verzorgt het onthaal van bezoekers en nieuwe medewerkers.
• Je ondersteunt bij alle praktische en organisatorische stappen bij events en bij de doctoraatsverdediging van de PhD studenten.
• Je voert een brede waaier van algemene secretariaatstaken uit: o.a. reserveren vergaderzalen, nationale en internationale verzendingen en briefwisseling, rapportering, klassement.
• Je organiseert de praktische uitwerking van retraites, wetenschappelijke bijeenkomsten en andere initiatieven samen met de laboleider.
• Je helpt de verschillende onderzoekers van het laboratorium met hun administratieve verplichtingen.

Jouw profiel

• Minimumvereiste is een professionele bachelorsdiploma met een sterke administratieve en/of financiële focus.
• Een aantal jaren ervaring in een gelijkaardige functie binnen een dynamische internationale werkomgeving is gewenst. Ervaring in zowel agendabeheer als het organiseren van business trips is belangrijk.
• Je hebt inzicht in cijfers, werkt gestructureerd en hebt een uitgebreide kennis van het hele Office-pakket.
• Je bent vlot Nederlands- en Engelstalig, zowel in spreken als in schrijven.
• Je bent sterk in organiseren, beheren en structureren van informatie.
• Je wordt gewaardeerd voor je nauwkeurigheid, proactiviteit, flexibiliteit en klantgerichtheid.
• Je bent een multitasker, problem solver en pakt de zaken professioneel aan, werkt graag zelfstandig & efficiënt en houdt ook van een open, collegiale samenwerking in teamverband.
• Je bent stressbestendig, diplomatisch en discreet, en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je werkt graag met mensen, je anticipeert op problemen, je bent positief ingesteld en enthousiast.

Ons aanbod

• Een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur met marktconform salaris met diverse bijkomende voordelen. 80% aanstelling is bespreekbaar.
• Een boeiende job met een gevarieerd takenpakket in een dynamisch en enthousiast team

Meer informatie

• Find out more about the De Strooper lab: https://destrooperlab.sites.vib.be/en
• Find out more: Website | Video | Virtual Tour
• Follow us on: LinkedIn | Instagram | Bluesky