Executive Assistant to Lab Leader (Research Team)

Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB); Vlaams-Brabant; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Marktconform salaris

80% aanstelling bespreekbaar

Divers takenpakket

Job summary

Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) zoekt een gedreven Persoonlijke Assistent(e) ter ondersteuning van professor Bart De Strooper en zijn onderzoeksteam. Je beheert de agenda, verzorgt communicatie, en fungeert als centraal contactpunt voor de groep.

Daarnaast volg je onderzoeksbudgetten op en verwerk je laborders, onkostennota’s en visa-transacties. Je organiseert business trips, bezoekersprogramma’s en ondersteunt bij events en doctoraatsverdedigingen.

Qualifications

• Minimaal een professionele bachelor met een administratieve en/of financiële focus.
• Enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie in een internationale werkomgeving.
• Goede beheersing van Office-pakket en aandacht voor cijfers.

Responsibilities

• Verlenen van volledige ondersteuning aan het hoofd van de onderzoeksgroep en het team.
• Beheren van agenda, afspraken en correspondentie.
• Opvolgen van onderzoeksbudgetten met financiële team en labhoofd.
• Verwerken van orders, onkostennota’s en visa-transacties.
• Organiseren van business trips en bezoekersprogramma's.
• Ondersteunen bij events en doctoraatsverdediging van PhD-studenten.
• Uitvoeren van algemene secretariaatstaken zoals zaalreserveringen, verzendingen en rapportering.

Skills

Agenda beheer

Business trips organiseren

Administratieve organisatie

MS Office

Education

Bachelor diploma met administratieve/ financiële focus

Tools

MS Office

Job description

Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) zoekt een gedreven Persoonlijke Assistent(e) ter ondersteuning van professor Bart De Strooper en zijn onderzoeksteam. Je beheert de agenda, verzorgt communicatie, en fungeert als centraal contactpunt voor de groep.

Daarnaast volg je onderzoeksbudgetten op en verwerk je laborders, onkostennota’s en visa-transacties. Je organiseert business trips, bezoekersprogramma’s en ondersteunt bij events en doctoraatsverdedigingen.