Payroll specialist & Benefits analyst

UNIVERSITEIT GENT; Oost-Vlaanderen; Sur place; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Groepsverzekering

Maaltijdcheques

Internetvergoeding / Abonnement

Individuele hospitalisatieverzekering

Tussenkomst openbaar vervoer

Huwelijk

Sinterklaas

13e maand

Vakantiegeld

Thuiswerk

Anciënniteitsverlof

Résumé du poste

Universiteit Gent is op zoek naar een Payroll specialist & Benefits Analyst die Payroll- en benefitsprocessen bewaakt en optimaliseert. Je werkt aan complexe payrolldossiers, voert analyses uit en ondersteunt SAP-payroll en HR-systemen.

Je combineert diepgaande payrollkennis met systeemspecialisatie en rapportering, en werkt samen met HR, IT en leidinggevenden om processen te verbeteren en te digitaliseren.

Qualifications

• Vereiste combinatie van payrollkennis, systeemexpertise en analytisch inzicht.
• Goede kennis van Belgische loonadministratie en sociale wetgeving.
• Ervaring met SAP HR/HCM, SAP Payroll of vergelijkbare HR-systemen.
• Kennis van dataverwerking en data-analyse binnen HR/payroll context.
• Uitstekende Excel-vaardigheden en ervaring met Power BI.
• Sterke communicatieve vaardigheden en discretie bij vertrouwelijke informatie.
• Minstens 5 jaar relevante ervaring in payroll/HR-administratie.
• Ervaring in een grote, complexe organisatie is een pluspunt.

Responsabilités

• Beheren en controleren van salaris- en personeelsvoordelenadministratie volgens procedures en regelgeving.
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles en analyses op payrolldata en rapporteringen.
• Ondersteunen en verder uitbouwen van payroll-, verloning- en benefitsprocessen in Compensation & Benefits.
• Ondersteunen SAP payroll-omgeving bij testen, validaties en implementaties.
• Uitvoeren van data-analyses en rapporteringen ter ondersteuning van management en stakeholders.
• Bijdragen aan digitalisering, procesoptimalisatie en vernieuwingen binnen salarisadministratie.

Connaissances

Payrollkennis

Systeemexpertise

Analytisch inzicht

Procesoptimalisatie

Data-analyse

Communicatieve vaardigheden

Nederlands

Engels

Discretie

Teamwerk

Formation

Diploma HR/handel/economie

Outils

SAP HR/HCM

SAP Payroll

SuccessFactors

Excel

Power BI

Description du poste

Extralegale voordelen

• Groepsverzekering
• Maaltijdcheques
• Internetvergoeding / Abonnement
• Individuele hospitalisatieverzekering
• Tussenkomst openbaar vervoer
• Huwelijk
• Sinterklaas
• 13e maand
• Vakantiegeld
• Thuiswerk
• Anciënniteitsverlof

Onbepaalde duur Voltijds

Functieomschrijving

De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.

Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.

• Je ondersteunt en bewaakt de correcte verwerking van de salaris - en personeelsvoordelenadministratie in overeenstemming met interne procedures en externe regelgeving, met bijzondere aandacht voor complexe payrollmateries, rapportering, en uitzonderingsdossiers;
• Je voert diepgaande kwaliteitscontroles en analyses uit op de payrollverwerking en payrolldata (o.a. herberekeningen, actief/niet-actief betaald, ziekte- en werkhervattingen, woon-werkverkeer, anomaliedetectie en reconciliaties) met het oog op maximale datakwaliteit en compliance;
• Je levert inhoudelijke beleids- en projectondersteuning binnen Compensation & Benefits en ondersteunt de verdere uitbouw en optimalisatie van payroll-, verloning- en benefitprocessen;
• Je ondersteunt de SAP payroll-omgeving door actief bij te dragen aan testscenario's, validaties, procesverbeteringen en implementaties binnen payroll en HR-systemen;
• Je voert data-analyses en rapporteringen uit ter ondersteuning van management, beleid en interne/externe stakeholders;
• Je werkt binnen Compensation & Benefits, mee aan onder meer complexe payrollthema's, complexe payroll- en benefitdossiers met inbegrip van tweede pijler pensioenen;
• Je verstrekt gespecialiseerde informatie en ondersteuning aan medewerkers, leidinggevenden en externe instanties, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je werkt actief mee aan digitalisering, procesoptimalisatie en de implementatie van vernieuwingen binnen salarisadministratie en Compensation & Benefits;
• Je bouwt expertise op binnen specifieke HR, payroll en benefits domeinen en zet deze gericht in binnen een advies- en ondersteuningsrol naar de organisatie toe;
• Je staat mee in voor de correcte en tijdige DMFA- en DMFAUp-aangiften. Je analyseert notificaties en anomalieën, onderzoekt verschillen, verwerkt of bereidt webwijzigingen voor en reconcilieert de aangiftegegevens met openstaande RSZ-bedragen, boekhouding en relevante externe facturen.
• Je beheert afrekeningseenheden en analyseert de aansluiting tussen payroll- en boekhoudgegevens, onder meer via simulatie- en boekingsruns. Je beoordeelt wanneer retroactieve aanpassingen noodzakelijk en verantwoord zijn en bewaakt de impact ervan op eerdere payrollperiodes.
• Je beheert periodieke payrollparameters, zoals indexconstanten, werkgeversbijdragen, beursbedragen, betaaldagen en bruto-netto-informatie. Je analyseert de impact van wettelijke of parameterwijzigingen op verschillende personeelsgroepen en valideert de uitkomst vóór toepassing in payroll.
• Je test en valideert wijzigingen in de payrollomgeving, waaronder upgrades, Jira-ontwikkelingen, nieuwe looncodes en andere systeemaanpassingen. Je vergelijkt resultaten vóór en na wijziging, analyseert verschillen en beoordeelt of de payrollberekening functioneel correct blijft.
• Je werkt mee naar oplossingen te zoeken om nieuwe wetgeving en beleid te implementeren in het SAP-systeem.
• Je ondersteunt proactief de teamleider en werkt nauw samen met collega's binnen Salarisadministratie, Personeelsadministratie en andere ondersteunende diensten.

Kennis en ervaring

Om voor de functie van Payroll specialist & Benefits Analyst in aanmerking te komen, beschik je over een combinatie van payrollkennis, systeemexpertise, analytisch inzicht en een goede affiniteit met proces- en beleidsmatige ondersteuning.

• Je beschikt bij voorkeur over een diploma in HR, handelswetenschappen, fiscaliteit, economie, accountancy of een gelijkaardige richting;
• Je hebt een grondige kennis van Belgische loonadministratie, sociale wetgeving, payrollprocessen evenals personeelsvoordelen (verzekeringen, pensioenen, alternatieve vormen van verloning);
• Je beschikt over praktische ervaring met SAP HR/HCM, SAP Payroll, SuccessFactors of gelijkaardige HR-systemen;
• Je hebt ervaring met rapportering, dataverwerking en data-analyse binnen een HR- of payrollcontext;
• Je bent vertrouwd met courante softwaretoepassingen, in het bijzonder Excel, Power Query/Power Excel en Power BI;
• Je hebt sterke affiniteit met digitalisering, systeemondersteuning en procesoptimalisatie binnen HR-omgevingen;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en werkt vlot samen met HR, IT, leidinggevenden en externe instanties;
• Je gaat discreet en integer om met vertrouwelijke personeels- en looninformatie;
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands. Een goede kennis van het Engels vormt een pluspunt.
• Je beschikt bij voorkeur over minstens 5 jaar relevante ervaring binnen payroll, HR-administratie of Compensation & Benefits;
• Ervaring binnen een grote, complexe, matrix gedreven organisatie (publieke sector, onderwijs, zorg, overheid, multinational …) waar verschillende statuten, regelgeving en systemen samenkomen, vormt een belangrijke meerwaarde;
• Ervaring met projectwerking, changeprocessen, systeemimplementaties of testomgevingen is een pluspunt;
• Kennis van een overheids- of universitaire context is een troef, maar zeker geen vereiste.

Vaardigheden en attitudes

• Je beschikt over sterke analytische vaardigheden en bent in staat complexe payroll- en HR-data kritisch te interpreteren, te controleren en te vertalen naar bruikbare inzichten en rapporteringen;
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsgericht, met een sterke focus op datakwaliteit, compliance en procesbetrouwbaarheid;
• Je denkt procesmatig en werkt actief mee aan de optimalisatie en verdere digitalisering van payroll- en HR-processen;
• Je bent in staat zelfstandig complexe dossiers en analyses op te nemen, maar functioneert eveneens sterk binnen een multidisciplinair team;
• Je beschikt over sterke communicatieve en ondersteunende vaardigheden en kan complexe payroll- en compensationmateries helder toelichten aan diverse stakeholders;
• Je neemt initiatief, werkt proactief en denkt oplossingsgericht mee over verbeteringen en beleidsmatige vraagstukken;
• Je bent leergierig en bereid om je verder te verdiepen in gespecialiseerde domeinen binnen payroll, Compensation & Benefits en HR-systemen;
• Je gaat discreet en professioneel om met vertrouwelijke informatie;
• Je bent mens- en waarde-gedreven; integriteit en ethiek staan centraal in je denken en handelen.

Werken bij UGent betekent

• een boeiende job bij een stabiele en maatschappelijk relevante werkgever
• een aantrekkelijk en transparant salaris
• een maandelijkse nettovergoeding
• vakantiegeld en eindejaarstoelage
• een aanvullend pensioenplan (voor contractuele medewerkers) of overheidspensioen (voor statutaire medewerkers)
• een hospitalisatieverzekering (met de mogelijkheid om ook gezinsleden aan te sluiten)
• 36 dagen vakantieverlof (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week) aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer