Operationeel & Administratief Medewerker - Kostenopvolging, Planning & Procesverbetering

FINVISORS; Diest; On-site; EUR 20,000 - 30,000; Full time

Job summary

FINVISORS in België zoekt een Operationeel & Administratief Medewerker die de schakel vormt tussen het hoofdkantoor en de verschillende residenties en (flat)hotels. Je combineert administratieve ondersteuning met kostenanalyse, leveranciersopvolging en office management.

Je signaleert knelpunten, werkt aan verbeteracties en bereidt urenregistraties en maandrapporten voor. Je verzorgt voorraadbeheer, bestellingen, afhandeling van post en bezoekers, en ondersteunt collega’s op de locaties.

Responsibilities

• Controleren en registreren van werkbonnen van onderhouds- en schoonmaakploegen.
• Ondersteunen van collega’s op de verschillende locaties en opvolgen van afspraken en procedures.
• Analyseren van kosten, rapporteringen en operationele gegevens.
• Onderzoeken van afwijkingen en voorstellen van concrete verbeteracties.
• Voorbereiden van urenregistraties voor de loonverwerking en van maandrapporten.
• Plaatsen en opvolgen van bestellingen tot en met de levering.
• Verzorgen van voorraadbeheer, post- en pakketverwerking en bezoekersontvangst.
• Zoeken naar oplossingen voor operationele problemen.
• Opvragen en vergelijken van offertes en onderhandelen over prijzen, kwaliteit en voorwaarden.
• Opvolgen van operationele budgetten en leveranciersafspraken.
• Uitschrijven van procedures en toelichten van praktische handleidingen aan collega’s.

Job description

Voor een familiale groep actief in residenties en (flat)hotels zoeken we een Operationeel & Administratief Medewerker. Je vormt de schakel tussen het hoofdkantoor en de verschillende locaties en brengt structuur in de dagelijkse werking.

Je maakt deel uit van het boekhoudingsteam en combineert administratieve ondersteuning met kostenanalyse, leveranciersopvolging en office management. Je signaleert knelpunten en zet je bevindingen om in praktische verbeteringen.

Je verantwoordelijkheden:

• Controleren en registreren van werkbonnen van onderhouds- en schoonmaakploegen.
• Ondersteunen van collega’s op de verschillende locaties en opvolgen van afspraken en procedures.
• Analyseren van kosten, rapporteringen en operationele gegevens.
• Onderzoeken van afwijkingen en voorstellen van concrete verbeteracties.
• Voorbereiden van urenregistraties voor de loonverwerking en van maandrapporten.
• Plaatsen en opvolgen van bestellingen tot en met de levering.
• Verzorgen van voorraadbeheer, post- en pakketverwerking en bezoekersontvangst.
• Zoeken naar oplossingen voor operationele problemen.
• Opvragen en vergelijken van offertes en onderhandelen over prijzen, kwaliteit en voorwaarden.
• Opvolgen van operationele budgetten en leveranciersafspraken.
• Uitschrijven van procedures en toelichten van praktische handleidingen aan collega’s.