Office Manager | Rechterhand zaakvoerder | FT

SuccesJobs; West-Vlaanderen; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Bedrijfswagen mogelijk

Job summary

SuccesJobs zoekt een Office Manager als rechterhand van de zaakvoerder. Je coördineert de dagelijkse administratie, bewaakt offertes en onderhoudt klantrelaties in een technische kmo-omgeving.

Met enkele jaren ervaring en een neus voor efficiëntie versterk je het team, groei je door naar meer verantwoordelijkheden en krijg je de ruimte om processen te verbeteren en commerciële kansen te realiseren.

Qualifications

• Enkele jaren ervaring in een brede coördinerende, administratieve of commerciële functie.
• Bereid om meer verantwoordelijkheid op te nemen en initiatief te tonen.
• Ondernemende en klantgerichte houding; uitdagingen in een familiale kmo.

Responsibilities

• Coördineert de administratieve werking: van bestellingen en verzending tot praktische vragen van collega’s en klanten.
• Beheert de opvolging van offertes en denkt mee over een vlotter offerteproces.
• Houdt contact met klanten en zorgt voor opvolging van commerciële kansen.
• Stem af met de boekhouder en het externe boekhoudkantoor; volgt contracten, verzekeringen, leveranciers, wagenpark en facilitaire zaken op.
• Helpt marketingideeën omzetten in concrete acties zoals website-aanpassingen en klantgerichte communicatie.
• Verbetert de samenwerking tussen collega’s en afdelingen en pakt onnodig tijdrovende processen aan.
• Denkt mee over nieuwe commerciële mogelijkheden voor het bedrijf.

Skills

Coördinatie

Administratie

Commerciële feeling

Klantencontact

Frans spreken

Teamspeler

Job description

Coördinatie administratie & commerciële binnendienst | technische omgeving | bedrijfswagen mogelijk

Krijg jij energie van een bedrijf dat dankzij jou vlot draait? In deze functie zorg je ervoor dat mensen, administratie en commerciële opvolging goed op elkaar aansluiten. Je brengt structuur waar die nodig is, pakt praktische vragen aan en neemt steeds meer beslissingen zelfstandig op. Zo geef je de zaakvoerder meer ruimte om zich op sales en projectopvolging te richten.

Je komt terecht in een familiale kmo met een technische werkomgeving en korte beslissingslijnen. De productiemanager volgt de productie en de technische werking op. Jij coördineert de dagelijkse werking buiten de productie. Samen zorgen jullie ervoor dat collega’s weten bij wie ze terechtkunnen en dat het werk vooruitgaat, ook wanneer de zaakvoerder afwezig is.

Wat ga je doen als Office Manager | Rechterhand zaakvoerder?

Je krijgt een breed takenpakket dat mee evolueert met jouw ervaring en sterktes. Je hoeft dus niet vanaf dag één overal het antwoord op te hebben. Wel ben je iemand die initiatief neemt en zich graag vastbijt in uiteenlopende onderwerpen.

• Je coördineert de administratieve werking: van bestellingen en verzending tot praktische vragen van collega’s en klanten.
• Je bewaakt de opvolging van offertes en denkt mee over een vlotter offerteproces. Daarbij begeleid je de collega’s die offertes opmaken.
• Je houdt contact met klanten en zorgt ervoor dat commerciële kansen goed worden opgevolgd.
• Je stemt af met de boekhouder en het externe boekhoudkantoor. Daarnaast volg je onder meer contracten, verzekeringen, leveranciers, het wagenpark en facilitaire zaken op.
• Je helpt marketingideeën omzetten in concrete acties, zoals aanpassingen aan de website, mailings of andere klantgerichte communicatie.
• Je verbetert de samenwerking tussen collega’s en afdelingen, maakt afspraken duidelijker en pakt processen aan die onnodig veel tijd vragen.
• Je denkt mee over nieuwe commerciële mogelijkheden voor het bedrijf.

Je zit niet de hele dag achter je bureau. Je houdt voeling met wat er op de werkvloer gebeurt en helpt waar nodig zelf een klant of collega verder. Net die combinatie van overzicht houden en aanpakken maakt deze job boeiend.

Wie zoeken we?

Je hebt enkele jaren ervaring in een brede coördinerende, administratieve of commerciële functie en bent klaar om meer verantwoordelijkheid op te nemen. Misschien werk je vandaag als office manager, internal sales, commerciële binnendienst, commercieel verantwoordelijke of rechterhand van een zaakvoerder. Je functietitel is minder belangrijk dan wat je al hebt gedaan en waar je naartoe wilt groeien.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je ziet wat moet gebeuren, stelt prioriteiten en volgt zaken op tot ze afgerond zijn.
• Je kunt collega’s meenemen in afspraken en verbeteringen en staat dicht bij de mensen met wie je samenwerkt.
• Je hebt ervaring met klantencontact en commerciële feeling. Je begrijpt waarom een snelle offerteopvolging en sterke klantrelaties ertoe doen.
• Je voelt je thuis in een kmo, waar je het ene moment vooruitdenkt en het volgende moment een praktische vraag oplost.
• Je hoeft geen technisch expert te zijn, maar je bent nieuwsgierig naar een technische omgeving en leert graag bij.
• Naast het Nederlands kun je je ook in het Frans uitdrukken om met Franstalige collega’s samen te werken.

Waarom kiezen voor deze job?

Omdat je hier zichtbaar verschil kunt maken. Je krijgt het vertrouwen om de dagelijkse werking beter te organiseren, collega’s te ondersteunen en ideeën ook echt uit te voeren. De functie is breed, afwisselend en biedt perspectief: op termijn kun je een steeds grotere rol opnemen in de aansturing en verdere ontwikkeling van de onderneming.

Wat mag je verwachten?

Het gaat om een voltijdse functie met veel autonomie en verantwoordelijkheid.

Het loonpakket wordt afgestemd op jouw ervaring en verantwoordelijkheden; een bedrijfswagen behoort tot de mogelijkheden.

Zie jij jezelf groeien in een rol waarin organisatie, mensen en commerciële kansen samenkomen? Dan leren we je graag kennen.