Office Manager: Leiding & Procesoptimalisatie

IVM Milieubeheer; Eeklo; Sur place; EUR 45 000 - 65 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering

Aansluitend pensioen

Fietsvergoeding

Fietsleasing

26 vakantiedagen + 12 compensatiedagen

Collegiale werksfeer

Résumé du poste

IVM Milieubeheer zoekt een office manager die het secretariaat dagelijks aanstuurt en de organisatie ondersteunt. U leidt een team van administratieve en schoonmaakmedewerkers, rapporteert aan de algemeen directeur en werkt nauw samen met de directie en diensten.

U bewaakt kwaliteit van processen, plant verbetertrajecten en bereidt vergaderingen voor met tijdige verslaggeving. Ervaring met overheidsopdrachten is een pluspunt en discretie is essentieel in dit veelzijdige rol.

Qualifications

• Minstens een bachelordiploma en 5 jaar relevante ervaring ( administratie, secretariaat of overheid ).
• Ervaring met bestuursorganen, notuleren, dossierbeheer en procesoptimalisatie is een pluspunt.
• Kennis van regelgeving rond overheidsopdrachten is welkom.

Responsabilités

• Organiseren en coördineren van de dagelijkse werking van het secretariaat.
• Bewaken van kwalitatieve, efficiënte en klantgerichte dienstverlening voor de organisatie.
• Ontwikkelen en beschrijven van administratieve processen en projectleiding bij vereenvoudiging.
• Voorbereiden van vergaderingen, agenda’s opstellen en verslaggeving opvolgen.
• Zorgdragen voor juridische en administratieve correctheid van documenten.
• Onderhouden van contacten met gemeenten en bevoegde instanties.
• Coördineren van aankoopdossiers en ondersteuning bij aanbestedingen.

Connaissances

Leidinggeven

Organisatie

Nauwkeurigheid

Communicatie

Discretie

Proactief

Integriteit

Procesoptimalisatie

Formation

Bachelor diploma bestuurskunde / publiek management

Outils

Cobra

3P aankoopprogramma's

Description du poste

IVM Milieubeheer zoekt een office manager die het secretariaat dagelijks aanstuurt en de organisatie ondersteunt. U leidt een team van administratieve en schoonmaakmedewerkers, rapporteert aan de algemeen directeur en werkt nauw samen met de directie en diensten.

U bewaakt kwaliteit van processen, plant verbetertrajecten en bereidt vergaderingen voor met tijdige verslaggeving. Ervaring met overheidsopdrachten is een pluspunt en discretie is essentieel in dit veelzijdige rol.